中小企業公文處理與檔案管理問題探索

郭麗萍

【摘要】公文處理和檔案管理都是企業行政工作的重要內容，兩者之間存在著密切的聯系。公文是企業對外溝通的媒介，公文處理是檔案工作的基礎性工作，公文質量的好壞影響著檔案的質量;檔案是公文處理的結果，是信息資源的主要載體，做好檔案管理有助于信息資源開發和行政工作的順利開展。本文結合實例，對中小企業公文處理和檔案管理中存在的問題和對策進行了深入探索。

【關鍵詞】公文處理;檔案管理;探索

公文是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。公文管理與檔案工作是一個有機銜接的整體，只有正確處理好兩者之間的關系，才能有效促使企業行政工作科學、高效地開展。許多中小企業對于公文管理和檔案管理不夠重視，在公文處理和檔案管理的銜接中存在很多問題。本文結合杭州正才控股集團某企業的實際情況，對公文處理和檔案管理銜接中存在的問題與對策進行探索，以幫助中小企業尋求最有效的文檔管理工作模式。

一、中小企業公文處理與檔案管理銜接中存在的問題

（一）企業領導對文檔管理工作不重視。在許多中小企業領導的意識中，行政部門的工作就是一個“勤雜工”的角色，沒有太強的專業性，不能產生直接的經濟效益，是一個很容易被忽略的工作。由于企業領導的不重視，對公文處理和檔案管理工作人、財、物的投入比較少，大量使用兼職人員，嚴重影響了中小企業公文處理和檔案管理工作的銜接。

（二）企業文檔管理工作機制不健全。1.文檔管理制度不完善。（1）銜接措施不明確。雖然大部分企業行政部門對于公文處理和檔案管理都有各自的規章制度，但是對于兩者之間怎樣進行有效銜接，沒有明確規定。導致公文處理人員和檔案管理人員之間溝通不暢，配合不到位，影響了公文處理和檔案管理工作的銜接。（2）公文處理部門不固定。每個職能部門都可能是公文處理機構，公文處理人員不固定，發文沒有計劃性，發文數量猛增。公文處理人員不了解檔案管理的工作要求，沒有意識到兩者是一個有機銜接的整體，不能主動將收文辦理的簽收單、登記臺賬、會簽單、傳閱單、承辦意見和發文辦理的會簽單、簽發意見、擬稿正文、公文附件等完整地移交給檔案人員及時進行歸檔處理。這就造成了檔案不能及時收集、登記，導致了文件編號的重復或者缺失，立卷歸檔時資料不完整。（3）檔案管理人員流動性大。由于檔案人員大部分是兼職人員，流動性比較大，不了解文書工作的具體流程，不清楚公文處理過程中會產生哪些需要歸檔的重要資料，這也造成了歸檔資料的收集不完整、不及時、不準確。2.公文處理格式不規范。（1）公文處理不走審批流程。各部門公文處理標準不統一，很多人不按規章制度進行辦理，不走收文和發文的審批流程，公文處理手續不完善，公文處理缺乏嚴肅性，檔案資料缺乏原始真實性。（2）公文文種使用不當。文種的選擇是行文的首要環節，也是公文寫作的關鍵。《黨政機關公文處理條例》規定，公文的種類有15類，分別是“決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要”。從實際情況來看，許多企業為了簡化工作流程，將公文的種類進行了簡化合并和生造。比如分為“發、字、人、綜、工、黨、函、紀要”等，并對每個文種進行了重新定義。存在“請示、報告”不分，“決定、決議”不分，“公告、通報”不分等情況。同時，對公文版頭的使用也不規范，經常存在隨意套用企業紅頭文件的現象，這給檔案管理工作的分類造成了很大的困難。（3）公文的用紙、印制格式不規范。《黨政機關公文處理條例》對于公文用紙、公文頁邊距、字體字號等都有明確的規定。但是企業在公文處理中，用紙有大有小，字體字號也不統一，這給檔案的裝訂和保管帶來了許多不便。（4）公文密級和保管期限、成文日期等缺失。公文擬制時不設定密級和保管期限，這給檔案管理中密級和保管期限的設定帶來很大麻煩。成文日期的缺失也給檔案管理的真實性帶來質疑。（5）公文用印不規范。公文除“會議紀要”“決議”以外，一律加蓋印章。但在企業的實際操作中，隨意性比較大，許多該用印的公文不蓋章，不該用印的公文卻又加蓋了章。這些公文形成的檔案將無法起到憑證作用，真實性也無法保證。（6）公文附件缺失。附件是公文正文的說明、補充或者參考資料，是公文不可缺少的一部分。但是在實際的公文處理中，很多附件被忽視了，沒有與公文一起收集歸檔，影響了檔案收集的完整性。

（三）企業文檔管理人員素質有待提高。1.兼職人員專業素質不高。公文處理是一個從公文擬制、辦理，到整理歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作，需要不同工作人員協同合作。由于在文檔管理崗位上大量使用兼職人員，專業素質不高，對公文處理和檔案工作的重要性認識不足，工作流程不熟悉，工作責任心不強，導致在公文處理與檔案管理銜接過程中經常會出現文件缺失、材料來源不清等推諉、扯皮的情況，導致了公文處理與檔案管理工作的脫節，影響了公文處理工作應該堅持的實事求是、準確規范、精簡高效的原則，同時也制約了檔案工作規范化、標準化和科學化的工作進程。2.“文檔同崗”人員疲于應付。有些中小企業的領導雖然意識到了公文處理與檔案工作銜接的重要性，把公文處理和檔案管理兩個崗位合二為一，實行“文檔同崗”。“文檔同崗”雖然在一定程度上解決了公文處理和檔案管理銜接過程中工作脫節的情況，但是由于崗位編制的壓縮，這個“文檔同崗”的崗位也是一個兼職角色，需要同時具備文書和檔案管理員的工作能力，要對公文擬制、公文辦理（包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔等）、公文管理以及檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用等一系列工作程序非常熟悉。工作量大，工作要求高，工作節點多、流程長，“文檔同崗”的工作人員經常會出現工作流于形式、疲于應付。公文質量和立卷歸檔時間不能保證，違背了公文處理的精簡高效的原則，同時也直接影響了檔案工作質量的提高。

（四）企業“文檔一體化”系統缺失。1.許多中小企業的公文處理和檔案管理水平還處于非常落后的階段，沒有辦公自動化軟件作為支撐，一切工作依靠人工手動處理。不僅影響了公文處理工作的高效、快捷，也影響了檔案管理工作的規范化和標準化。2.有些企業雖然有公文處理和檔案管理系統，但兩者分別是兩個孤立的操作系統，互不兼容，不能及時將辦理完畢的公文及時跟檔案系統進行對接和存檔，嚴重制約了檔案管理信息化工作的開展。

二、解決中小企業公文處理與檔案管理銜接問題的對策

（一）轉變企業領導的意識，加大對文檔工作的投入。要想轉變企業領導對文檔工作的意識，需要加大宣傳力度，通過檔案利用的效果分析，讓企業領導意識到文檔管理工作是一項必不可少的重要工作，可以為企業發展提供強有力的查考憑證作用，能夠促進企業的經濟發展。改變領導的意識，加大對文檔管理工作人、財、物的投入力度，增加必要的崗位設置和信息化工作投入，加快企業文檔管理的信息化建設。

（二）健全文檔管理工作機制。1.理順文檔管理機制，完善文檔管理體系，建立優秀的文檔管理隊伍。2.制定規范有效的文檔管理制度和工作程序，明確公文處理和檔案管理工作銜接過程中的注意事項，強化全過程管理，加強精細化管理。組織文書和檔案管理人員認真學習相關制度，熟練掌握文檔管理工作的各種流程。嚴格審核簽發制度，嚴格按照規范的工作程序進行公文處理。3.明確公文處理和檔案管理人員的崗位職責，樹立質量管理意識。無論是文書，還是檔案人員，都要樹立質量管理意識，認清各自崗位的工作職責，控制好公文的質量，從而提高檔案管理的質量。4.完善文檔管理監督機制，提高工作人員的積極性。嚴格按照《黨政機關公文處理條例》《檔案法》《企業檔案工作規范》等制度的要求建立各自企業的《文檔管理監督考核辦法》，加強對文檔管理工作的監管力度，完善獎罰條例，提高文檔管理人員的工作積極性。

（三）加強培訓，提高文檔管理工作人員的綜合素質。1.增強文檔管理人員“文檔一體化”意識。要求文檔管理人員提高職業道德素質和工作責任心，從文書和檔案工作的全局出發，按照“文檔一體化”的要求，規范辦理好每一份公文，保證公文質量，方便檔案管理。2.提高文檔管理工作人員的綜合素質。文檔管理人員要加強培訓，不斷學習業務知識，系統了解公文處理程序，提高辦文的自覺性，保證公文處理的速度、質量。深入領會公文處理和檔案管理之間的密切關系，提高檔案意識，不斷提高檔案管理水平，提高文檔管理工作人員的綜合素質，提高公文處理和檔案管理工作的銜接能力。

（四）實現“文檔一體化”，加快信息化建設。1.隨著電子信息技術的飛速發展，計算機網絡技術被廣泛應用，孤立的辦公系統已經不能滿足企業發展的需要。需要改造升級公文處理系統和檔案管理系統，整合各種辦公軟件，實現“文檔一體化”，減少重復性勞動，提高工作效率。2.加快文檔數字化，促進信息化建設。文檔管理工作的核心任務是提供利用，進行信息資源開發。要加快現存文檔的數字化處理，加大利用力度，提高服務水平，促進信息化建設。

三、結束語

公文處理和檔案管理是相互影響、有機銜接的系統工作，構建文檔一體化的工作模式是時代發展的必然趨勢。我們需要積極探索企業當前運作模式中存在的問題，不斷優化公文處理和檔案管理的銜接機制，以尋求最適合企業發展的文檔一體化管理模式。

【參考文獻】

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