大數(shù)據(jù)背景下檔案的管理與利用

張永妙

【摘要】本文首先簡述了檔案管理的概念，分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)應用于檔案管理的優(yōu)勢，隨后提出了大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與利用過程中存在的問題，并有針對性地提出了相應優(yōu)化對策，以期為相關(guān)從業(yè)者提供參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)背景;檔案管理;利用

在大數(shù)據(jù)背景下，為了提升檔案管理的質(zhì)量和效率，給檔案服務提供多樣化、便捷化的數(shù)據(jù)利用，需要將大數(shù)據(jù)技術(shù)充分應用于檔案管理工作中，從而實現(xiàn)檔案工作和大數(shù)據(jù)常態(tài)化發(fā)展，有助于提升檔案管理和利用工作的質(zhì)量和效率。因此，深入研究大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理和利用，推動檔案服務工作有效發(fā)展是當前亟待解決的重要問題。本文的主要研究內(nèi)容為檔案管理和利用過程中存在的問題及對策。

一、檔案管理的概念

檔案具有原始性、憑證性、價值性等特點，通過采用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理，能夠充分發(fā)揮其數(shù)據(jù)容量大、傳輸效率高、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多樣化的優(yōu)勢，通過電子檔案實現(xiàn)檔案的有效管理。電子檔案是指根據(jù)檔案管理的標準和規(guī)范，有目的性地留存起來且有著一定參考憑證的價值、帶有背景信息、利用特殊形式封存的電子文件。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案管理的原則是對電子檔案管理進行全過程、全方位的密切關(guān)注，使電子檔案保有其應有的原始性、價值性、憑證性。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)應用于檔案管理的優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下四個方面：第一，能夠有效提升檔案管理效率。通過使用計算機管理系統(tǒng)進行電子檔案的管理，可以有效降低檔案管理人員的工作量，并極大地提升管理效率。第二，提升檔案存檔的嚴謹性。通過電子檔案的普及，對于保證檔案的嚴謹性具有重要意義。同時，在查找檔案時可以根據(jù)智能搜索快速查到所需文件，能夠有效提升審閱速度，并避免了檔案內(nèi)容管理混亂的現(xiàn)象。第三，查漏補缺。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行電子檔案的管理，能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案的錯漏并進行補充，有效地保障了檔案的完整性。在檢查存檔文件時，需要通過手動的形式對傳統(tǒng)表單文件管理進行壓縮和加載，并在管理系統(tǒng)中對電子表單文件管理進行直接修改，有效提升了管理效率。第四，有助于實現(xiàn)標準化管理，提升管理質(zhì)量。通過電子檔案管理，由計算機制定統(tǒng)一標準，并實現(xiàn)智能化管理，能夠有效保證管理工作的規(guī)范性，從而有效提升管理工作的質(zhì)量。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與利用存在的問題

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理和利用過程中存在的問題主要體現(xiàn)在以下方面：首先，電子檔案管理模式發(fā)展較快，但各地區(qū)、各企業(yè)所建設(shè)的電子檔案管理系統(tǒng)和軟件都存在一定差異性，導致其難以在電子政務系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)中實現(xiàn)統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。這一現(xiàn)象導致電子檔案難以實現(xiàn)有效共享，難以制定統(tǒng)一標準并實施，無法進行有效管理和規(guī)劃，嚴重制約了電子檔案管理的進一步發(fā)展。其次，電子檔案管理的安全性仍然是當下亟待解決的重要問題。雖然應用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)⒓堎|(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，從而有效抵抗火災、爆炸、洪水災害等等影響，但由于計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在漏洞，數(shù)據(jù)流的發(fā)展使得檔案數(shù)據(jù)和計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)緊密連接，很容易受到黑客攻擊和病毒攻擊，從而對檔案數(shù)據(jù)的安全存儲產(chǎn)生不利影響。再次，由于檔案管理信息化建設(shè)仍然受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，未能形成具有較強系統(tǒng)性、規(guī)范性、統(tǒng)一性的標準模式，導致檔案數(shù)據(jù)的管理缺乏科學性，且許多企業(yè)領(lǐng)導者不夠重視檔案管理工作，使得管理人員的檔案管理工作積極性受到打擊，使得管理效率降低，從而嚴重影響檔案數(shù)據(jù)存儲和管理的安全。最后，缺乏復合型的高素質(zhì)人才。電子檔案的管理和利用給檔案管理人員提出了更高的要求，其必須具備較強的數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析能力，并能夠活用檔案管理系統(tǒng)。然而，當前檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊，高素質(zhì)人才總量嚴重不足，因此，需要加強高素質(zhì)檔案管理隊伍的建設(shè)，并加大培訓力度，從而為檔案管理工作的發(fā)展奠定人才基礎(chǔ)。

四、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與利用對策

（一）積極開發(fā)檔案管理新技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理和利用服務的創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢不僅體現(xiàn)在具有龐大的數(shù)據(jù)容量，同時還體現(xiàn)在應用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠提升檔案管理效率和利用價值。因此，為了優(yōu)化和提升檔案管理和利用，需要加大對大數(shù)據(jù)技術(shù)的研發(fā)和應用，通過對大數(shù)據(jù)進行收集、存儲、挖掘和分析，并合理利用傳統(tǒng)檔案信息資源以及大數(shù)據(jù)背景下數(shù)據(jù)的存儲和應用技術(shù)，促進檔案管理實現(xiàn)自動化和智能化，能夠?qū)崿F(xiàn)遠程檢索、在線利用檔案數(shù)據(jù)，及時為相關(guān)決策的制定和實施提供可靠的數(shù)據(jù)支持，從而給各企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供方便，有效提升檔案管理的效益。

（二）完善檔案管理機制，建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范。建立完善的檔案管理機制和統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和標準，能夠有效提升檔案管理和利用的效率和質(zhì)量。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用，能夠有效建設(shè)科學的管理平臺，實現(xiàn)各部門之間的統(tǒng)一管理，并通過在線的形式實現(xiàn)不同部門之間檔案信息的共享和交流，并充分創(chuàng)造出巨大的價值。然而，在傳統(tǒng)檔案管理機制的制約下，各部門之間的檔案信息資源通常處于相對獨立的狀態(tài)，難以實現(xiàn)有效整合和共享。因此，需要建立完善的檔案管理機制，提升各個部門和工作環(huán)節(jié)中的溝通和寫作，有效提升檔案資源的利用率和檔案管理效率，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)規(guī)模化、經(jīng)濟化的管理和利用。除此之外，由于檔案數(shù)據(jù)量龐大，且具備多樣化的結(jié)構(gòu)類型，必須形成統(tǒng)一的管理規(guī)范方可實現(xiàn)檔案管理平臺的有效運轉(zhuǎn)，從而將資源、技術(shù)、處理流程等有效統(tǒng)一，實現(xiàn)檔案管理和利用的規(guī)范化運作。

（三）加強電子檔案管理安全系統(tǒng)的建設(shè)。一方面，需要加強準入安全建設(shè)。信息數(shù)據(jù)的訪問管理是保證檔案資源的共享安全得到有效保障的重要措施，訪問管理是檔案網(wǎng)絡(luò)安全保護的重要渠道，具有重要的保護意義。通過合理運用訪問管理技術(shù)，能夠?qū)φJ證用戶的訪問權(quán)限進行管理和控制，從而保證資源不受非法侵權(quán)和惡意披露。通常情況下，訪問管理方法主要包括文件權(quán)限設(shè)置、密碼加密、身份認證、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限控制等;另一方面，需要加強接入安全建設(shè)。訪問管理是實現(xiàn)電子檔案信息資源受控共享，確保檔案信息資源訪問符合要求的有效措施。要想保證電子檔案資源的安全存儲，檔案部門需要事先掃描電子檔案信息，隨后再將其傳入綜合共享平臺，從而有效避免惡意數(shù)據(jù)的入侵。同時，檔案部門還應當選擇合適的加密存儲技術(shù)、檔案存儲系統(tǒng)和共享機制，從而有效保證數(shù)據(jù)的加密存儲，保護檔案云平臺和檔案信息資源集成共享平臺中存儲信息的安全性。

五、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，各行各業(yè)之間的競爭已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y源和數(shù)據(jù)的競爭，因此實現(xiàn)大數(shù)據(jù)資源的開發(fā)和利用，提升檔案管理效率，方可實現(xiàn)更大的價值。通過應用大數(shù)據(jù)，為檔案管理提供了新的模式，并建立新的管理系統(tǒng)和平臺，有效推動檔案管理和利用服務的升級，將大數(shù)據(jù)的作用和價值最大程度地發(fā)揮出來。因此，檔案管理人員必須不斷提升自身的綜合素質(zhì)和相應技術(shù)能力，才能促進檔案資源的價值有效發(fā)揮。

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