新形勢下檔案管理工作的規范化研究

楊寶明

【摘要】檔案管理對于國家的可持續發展有著非常重要的意義，要創新新時代檔案管理工作，并有益于現代化建設。作為檔案管理工作者，我們需要創新思維，不斷規范檔案管理工作。本文對新形勢下檔案管理工作的特點進行了分析，分析新形勢下檔案管理工作存在的問題，提出新形勢下檔案管理工作規范化的措施。

【關鍵詞】檔案數據;檔案管理;規范化

檔案管理是一項兼具管理性、政治性和服務性的基礎性工作，它是社會各項管理系統中不可或缺的一部分。在互聯網飛速發展的今天，隨著大數據時代的到來，給檔案管理帶來了極大的便利，卻也存在著檔案管理混亂、信息泄露等問題。因此，加強對新形勢下檔案管理工作的規范化研究是極其重要的。

一、新形勢下檔案管理的特點

（一）類型多樣化，內容豐富。隨著我國信息化技術的不斷發展，各個企業、單位和機構辦公室的檔案類型不只包含了傳統的紙質文檔，更是包含了許多電子視頻、音頻等檔案，檔案的內容比較豐富，其檔案類型包括：1.業務性檔案。企業、單位和各項機構是以業務發展為主的工作部門，因此，企業和單位的業務性檔案較多且更新速度快。此外，企業、單位和各項機構的科室較多，業務性質的檔案內容也比較豐富。2.晉升聘任類檔案。企業、單位和各項機構是人才聚集地，每年都會有大批的員工正常晉升或聘任，數量是比較龐大的。

（二）檔案管理完整延續。一般情況下，企業、單位和各項機構辦公室的檔案管理人員較為集中且穩定，從而使得檔案管理工作更加完整且具有延續性。同時，各個企業、單位和機構辦公的檔案管理人員會對醫院的檔案進行定期整理和歸類，從而便于尋找和查閱。

（三）檔案文書工作細致。檔案管理工作是企業、單位和各項機構管理工作中的重要組成部分，它的工作質量直接影響到企業、單位和各項機構管理工作的質量，而檔案管理工作的質量直接受到檔案管理人員文書工作的影響。檔案管理人員在收集、整理檔案的過程中，有關于醫院的工作報告以及發展建設性文件也是檔案管理工作的重中之重。

二、新形勢下檔案管理工作存在問題

（一）管理較為混亂。就企業、單位和各項機構管理結構而言，由于它的辦公類型眾多，導致其涉及的檔案管理部門較多。可是，由于部分企業、單位和各項機構辦公室工作內容的特殊性，導致其是一個具有綜合性質的中轉部門，它不僅需要進行文件的上傳，還需要將上級文件下達給各下級部門，所以部分企業、單位和各項機構在檔案管理的過程中存在較大的爭議性。此外，企業、單位和各項機構辦公室在檔案管理的過程中由于涉及的部門太多，使得其在文件歸檔的過程中導致文件的遺漏或丟失，從而造成管理混亂。

（二）管理人員素質亟待提高。事實上，部分企業、單位和各項機構辦公室的檔案管理人員大多是由辦公室人員兼職的，他們缺乏相關檔案管理知識的學習，檔案管理意識不強。這樣，檔案管理人員在進行檔案管理時就極其容易出現錯誤，降低了檔案管理的效率和質量，所以管理人員素質亟待提高。

（三）督導落實不到位。企業、單位和各項機構辦公室在處理重要文件或舉行重大活動的過程中涉及的部門較多，需要協調的內容過多且需要按照合理的流程進行處理。并且，在實際的工作中，企業、單位和各項機構辦公室的檔案管理人員較少，但需要負責的工作卻十分復雜繁瑣，從而導致在協調工作的過程中容易出現督導落實不到位的現象。

三、新形勢下檔案管理工作的規范性措施

（一）大力培育大數據檔案管理人才。孫中山先生曾說：“人能盡其才則百事興”，人才是社會發展的根本動力，而新形勢背景下的檔案管理也是如此。傳統的檔案管理工作對于管理人員的業務能力和素養要求不是太高，但是，隨著新形勢下對檔案管理工作規范性要求的提高，使得原有的傳統檔案管理人才已無法適應越發復雜且規模龐大的檔案管理工作。例如，人事檔案的管理關系著人才的好壞，也關系著公司的發展，如果檔案管理人員不能對人事檔案進行科學有效的管理，那么企業在進行管理和人事調動時就無法準確地掌握每個職員的特點和能力，從而進行更好的分配。因此，新形勢下要大力培育大數據檔案管理人才：首先，政府要鼓勵高校加大對相關專業人才的引進，從而為檔案管理工作培養技術人才。其次，加大人才培養資金投入，讓相關的人才進行專業培訓。只要這樣，才能不斷提高我國檔案管理工作的規范性。

（二）著力開發適合檔案行業的大數據分析工具。新形勢下的檔案管理是一項比較復雜的工作，其中涉及的相關技術類型繁多且復雜，而隨著信息技術的發展，一個行業想要精準調取各項檔案，就必須要解決不同專業領域帶來的差異，并且與相關的信息技術開發公司進行合作，從而避免擁有大量的檔案卻沒有相關技術，而懂相關技術的卻沒有檔案數據支持的現象。例如，一家醫藥公司，制藥是他們的專長，而檔案研究院雖然對檔案數據分析很在行，卻不懂得制藥技術，無法順利地進行檔案管理工作，最后，他們請來一個生物制藥專業的專家，三方共同進行研究合作，才取得了一定的成效。因此，大數據時代檔案管理要開發適合檔案行業的大數據分析工具，不斷提高檔案管理技術，從而提高檔案管理工作的規范性。

（三）制定檔案管理工作相關標準。檔案管理的類型復雜多樣，且信息資源十分豐富，包括了學籍檔案、人事檔案等檔案管理。在新形勢下，對于檔案數據管理工作要制定一定的相關標準，做好引進設備的構建和軟件的應用，杜絕信息重復出現的現象。同時，管理人員一般是在庫房中完成檔案數據的制定，因此對于檔案庫房和各類技術用房的溫度和濕度都有一定的標準，從而提升檔案管理工作的規范性，使得檔案管理的質量和效率更高。

（四）不斷強化檔案數據的安全性。雖然新形勢下的檔案管理相較于傳統檔案管理效率更高、成本更低，但是，由于檔案管理可以通過U盤進行保存，雖然便于攜帶卻也極易丟失或泄密，還容易被電腦病毒入侵造成信息泄露，造成嚴重危害。如果檔案管理員將自己撰寫的計劃、總結等私密文件儲存在U盤中，而在此期間他用該U盤在互聯網上下載資料時受互聯網木馬病毒的影響， U盤上的私密資料極有可能被泄露，從而給事業單位造成不可估量的損失，檔案管理員也會受到相關處罰。因此，針對新形勢背景下的檔案管理工作一定要大力加強檔案數據的安全性。首先，政府要出臺一些相關的檔案管理安全規范標準。其次，檔案管理人員要加強對硬盤設施的安全管理，不斷提高檔案管理的安全意識，避免將電腦病毒帶入檔案管理中，從而使得檔案管理工作變得更加安全和規范。

四、結語

隨著我國各項事業的全面縱深發展，各類檔案信息必將持續呈現出增長的趨勢，這給檔案管理工作提出了極大的挑戰。但是，挑戰與機遇是并存的，為適應新形勢下各行各業對檔案管理工作的不同要求，檔案管理工作的規范化研究是必不可少的重要環節。

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