新時(shí)期單位檔案管理現(xiàn)狀與解決對(duì)策

張燁

【摘要】檔案作為歷史真實(shí)的記錄，是非常重要的信息資源。無(wú)論對(duì)單位自身還是社會(huì)發(fā)展都有著重要的意義。隨著新時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案管理工作提出了很多新要求與新挑戰(zhàn)。然而，單位檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，暴露出很多問(wèn)題，極大制約了單位檔案管理效率的提升。為此，本文就當(dāng)前單位檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出相關(guān)解決對(duì)策，以期進(jìn)一步提高單位檔案管理水平，充分發(fā)揮出檔案資源的利用價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】單位;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

檔案管理屬于單位內(nèi)部管理的重要組成部分之一，為單位各部門(mén)工作的順利開(kāi)展提供有力的依據(jù)與指導(dǎo)。近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)正邁入高速發(fā)展時(shí)期，對(duì)單位檔案管理工作提出了新要求。如何在新時(shí)期做好檔案管理工作，提高檔案的利用價(jià)值成為一個(gè)重要的研究課題。基于此，本文通過(guò)分析單位檔案管理存在的問(wèn)題，并提出有建設(shè)性的對(duì)策。

一、新時(shí)期單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）缺乏強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí)。目前一些單位的領(lǐng)導(dǎo)干部與工作人員對(duì)檔案管理的重視度不足，對(duì)這方面的法律法規(guī)了解甚少，檔案管理意識(shí)普遍薄弱。對(duì)于單位領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，簡(jiǎn)單地將檔案管理歸為文員工作，認(rèn)為這項(xiàng)工作不能直接給單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，因而忽視了檔案管理工作。在這種觀(guān)念的影響下，單位全體員工也普遍缺乏檔案管理意識(shí)，從而使檔案管理陷入惡性循環(huán)。對(duì)于本單位的檔案沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行整理與總結(jié)，往往是在需要用時(shí)才去翻閱、查找。另外，片面認(rèn)為檔案管理只是對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管，而不重視對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，沒(méi)有發(fā)揮出檔案資源的應(yīng)用價(jià)值。

（二）檔案管理制度有待完善。俗話(huà)說(shuō)，無(wú)規(guī)矩不成方圓，必須有一套健全的管理制度與準(zhǔn)則才能確保檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化。目前，大多數(shù)單位出臺(tái)了檔案管理制度，但奉行形式主義，這些制度形同虛設(shè)，工作人員往往不按規(guī)則辦事，從而導(dǎo)致檔案管理局面混亂。這從客觀(guān)上體現(xiàn)出單位對(duì)檔案管理的重視度不足。另外，單位內(nèi)部各部門(mén)間缺乏有效的溝通機(jī)制，相互協(xié)作能力低下，也在一定程度上降低了檔案管理制度的執(zhí)行力，從而影響到檔案的規(guī)范化管理。

（三）檔案設(shè)施陳舊，信息化水平有待提高。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來(lái)，大多數(shù)單位已進(jìn)行信息化管理時(shí)代。但是仍有一些單位由于資金投入較少，采用的是陳舊落后的硬件設(shè)施，運(yùn)用手工檢索方式。另有部分單位沒(méi)有配備電腦，或者檔案盒偏少，從而造成檔案歸類(lèi)隨意，從而增大了檔案查找的難度。有的未按照檔案管理規(guī)范要求建設(shè)檔案室，也未做好檔案室的防火、防澇、防蟲(chóng)等措施。雖然檔案管理已基本實(shí)現(xiàn)信息化，但因?yàn)楣芾碇贫确矫娴穆浜螅娮訖n案管理人才的匱乏，阻礙了檔案管理與信息技術(shù)的有效結(jié)合，因此，檔案管理質(zhì)量未獲得實(shí)質(zhì)性的提升。

（四）檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)有待提升。在檔案管理中，檔案人員是這項(xiàng)工作的直接參與者與實(shí)施者，其業(yè)務(wù)素養(yǎng)與知識(shí)儲(chǔ)備均會(huì)明顯影響到檔案管理的工作質(zhì)量。為此，培養(yǎng)一支專(zhuān)業(yè)化、高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍是提高檔案管理質(zhì)量，保證檔案工作順利實(shí)施的重要前提。然而由于長(zhǎng)期思想認(rèn)識(shí)方面的不到位，不少單位對(duì)檔案崗位的招聘要求極低，從而使得檔案人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)普遍不高。盡管有的單位會(huì)定期組織檔案人員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但依然無(wú)法彌補(bǔ)這一缺陷，也難以真正提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力。由于崗位能力不匹配、硬件設(shè)施陳舊滯后等原因又會(huì)阻礙檔案人員工作效率的提升。此外，薪資水平不高，無(wú)法留住專(zhuān)業(yè)人才，也讓一些檔案人員失去了工作激情，抱著“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)開(kāi)展工作，阻礙了檔案工作的有效展開(kāi)。

二、新時(shí)期提高檔案管理水平的對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，進(jìn)一步完善檔案管理制度。要想充分發(fā)揮檔案管理的職能與作用，在工作上獲得更好的效果，單位領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視檔案管理工作，要充分認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)單位發(fā)展的意義，將其擺在重要的位置上。同時(shí)，檔案部門(mén)開(kāi)展檔案宣傳工作，向廣大職工普及《檔案法》，讓大家充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的意義，自覺(jué)配合好檔案管理工作。然后，結(jié)合單位實(shí)際，進(jìn)一步完善單位檔案管理制度，適應(yīng)新時(shí)代檔案管理發(fā)展的要求。在制定制度的過(guò)程中要特別注重制度的可操作性、科學(xué)性與合理性，符合單位自身需求。完善的檔案制度能對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)與職工產(chǎn)生制約作用，在日常檔案管理過(guò)程中突出地位的平等性，這是確保檔案管理效率的一大保障。單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案制度嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案制度的公平性與嚴(yán)肅性，讓檔案工作得以順利展開(kāi)。另外，出臺(tái)一套健全的績(jī)效考核制度，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)合理的量化，以獲取公正、客觀(guān)的結(jié)果。根據(jù)考核結(jié)果對(duì)檔案人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲激勵(lì)，以更好地激發(fā)他們的工作熱情。

（二）給予資金支持，改善檔案管理的硬件條件。檔案部門(mén)要積極向單位爭(zhēng)取資金支持，單位也應(yīng)加大對(duì)檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的支持力度，從人力、物力方面給予更多支持。針對(duì)檔案經(jīng)費(fèi)不多的現(xiàn)狀，可分批逐步添置所需的檔案管理器材，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化、信息化管理。工作人員將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)保管，既能保證檔案資料的完整性，也能大幅減輕工作負(fù)擔(dān)。在此基礎(chǔ)上，檔案部門(mén)要努力思考如何在減少人力投入或無(wú)人化操作的條件下開(kāi)展檔案資源的自動(dòng)存取操作，進(jìn)一步提高檔案管理自動(dòng)化程度。檔案部門(mén)可開(kāi)設(shè)檔案資源服務(wù)平臺(tái)，充分整合單位內(nèi)部各部門(mén)的檔案管理工作，搭建檔案管理的中樞平臺(tái)。引入身份認(rèn)證技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，提高檔案資源的查詢(xún)與檢索效率。此外，檔案部門(mén)要積極與其他兄弟單位進(jìn)行交流溝通，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)單位間檔案信息資源的共享，使館藏資源更加豐富，也能進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。

（三）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理與開(kāi)發(fā)利用水平。檔案管理具有極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)，并非簡(jiǎn)單的收集保管資料。這涉及對(duì)檔案的分類(lèi)、編研以及開(kāi)發(fā)利用等工作。檔案人員必須具有扎實(shí)的理論知識(shí)與較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力，才能做好這項(xiàng)工作。然而從實(shí)際來(lái)看，很多單位的檔案人員非專(zhuān)業(yè)出身，檔案專(zhuān)業(yè)人才非常少，尤其是復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才更是匱乏。對(duì)此，單位要重視引入檔案專(zhuān)業(yè)人才，從社會(huì)、高校招聘優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)人才，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。與此同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案在職人員的教育培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)家學(xué)者開(kāi)設(shè)講座，采用多元化的培訓(xùn)方式，著力提升檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。每次培訓(xùn)后進(jìn)行考試，凡是未通過(guò)者需重新進(jìn)行培訓(xùn)，多次未通過(guò)者應(yīng)直接調(diào)離崗位，對(duì)考核成績(jī)優(yōu)秀者給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。這有利于增強(qiáng)檔案人員的學(xué)習(xí)意識(shí)，從內(nèi)心重視業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，進(jìn)而增強(qiáng)學(xué)習(xí)的自覺(jué)性與主動(dòng)性。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理對(duì)單位發(fā)展來(lái)說(shuō)有著重要的意義。為此，單位領(lǐng)導(dǎo)與全體職工都應(yīng)充分重視這項(xiàng)工作。作為檔案工作者我們要充分認(rèn)識(shí)到新時(shí)期檔案管理工作的新要求與新特點(diǎn)，把握機(jī)遇，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，堅(jiān)持以科學(xué)理論為指導(dǎo)，采用科學(xué)的方法不斷優(yōu)化檔案管理機(jī)制，更好地發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值。

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