以服務為中心提升醫(yī)院檔案利用效果的途徑

曹妍

【摘要】醫(yī)院科研、教學、臨床等各項工作中會產生許多的信息資源，這些信息資源的集合體被稱為醫(yī)院檔案，具有重要的憑證價值和參考價值。為了進一步發(fā)揮“為黨管檔、為國守史、為民服務”的職責，本文站在醫(yī)院檔案管理部門的角度對醫(yī)院服務工作予以探討，旨在以服務為中心提升醫(yī)院檔案利用效果。

【關鍵詞】利用;醫(yī)院;開發(fā);中心;服務

一、以服務為中心提升醫(yī)院檔案利用效果的意義

（一）有利于滿足利用者不斷增長的利用需求?，F(xiàn)階段，醫(yī)院各個部門對于檔案資源的利用需求不斷提升，醫(yī)院檔案資源的價值也隨之彰顯出來。在這背景下，只有立足于服務開展檔案管理工作，才能更好地滿足醫(yī)院相關部門在工作查考、學術研究領域中的需求，進一步挖掘醫(yī)院檔案資源的價值。因此，以服務為中心來研究群體檔案利用需求，則更加有現(xiàn)實意義。

（二）有利于提升醫(yī)院檔案的保存價值和作用。檔案資源具有明顯的社會屬性，能夠為醫(yī)院帶來經濟效益和社會效益。強化服務意識，進一步實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理者與利用者之間的交流與互動，能夠更好地發(fā)揮檔案資源的導向作用，實現(xiàn)醫(yī)院檔案利用工作轉型升級。同時，只有不斷做好醫(yī)院檔案服務工作，才能避免醫(yī)院檔案管理邊緣化，提升醫(yī)院檔案的保存價值和作用。

（三）有利于醫(yī)院檔案的鑒定工作。檔案資源的價值會隨時間的推移以及醫(yī)院工作的變化而發(fā)生變化，這就決定了醫(yī)院有必要對檔案資源進行鑒定，及時剔除無效的檔案資源。一方面，保管期限長、利用率高的檔案資源，即使到了保管期限，也應當延長其保存期，充分發(fā)揮它的利用價值;另一方面，對于失去時效、利用率低的檔案資源，則應當及時予以剔除，避免檔案資源的堆積。由此可見，檔案鑒定為其利用提供了基礎性平臺。反之，利用的實際效果是日后檔案鑒定的依據。

二、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案利用中存在的主要問題

（一）檔案服務意識不足?？傮w而言，現(xiàn)階段部分醫(yī)院仍然較為重視醫(yī)療業(yè)務工作，對檔案服務工作的重視程度不高，難以實現(xiàn)規(guī)范化、科學化以及高效化利用的目標。一方面，部分醫(yī)院仍然存在“重管理，輕利用”的檔案管理思想，對檔案利用工作缺乏主動的服務意識;另一方面，部分醫(yī)院忽視檔案利用價值的信息反饋，檔案管理人員缺乏與時俱進、改革創(chuàng)新的意識和能力，缺乏主動開發(fā)利用方式的積極性。

（二）利用平臺發(fā)展不均衡。現(xiàn)階段，部分醫(yī)院開始通過檔案管理網站、檔案管理系統(tǒng)等平臺對檔案資源進行利用，但并沒有充分將互聯(lián)網技術的優(yōu)勢發(fā)揮出來。一方面，部分醫(yī)院對于手機媒體、微信公眾號等新媒體工具沒有足夠重視，使之在檔案利用領域的快速查閱、便于攜帶等資源共享優(yōu)勢未能得到發(fā)揮;另一方面，醫(yī)院的官方網站只重視發(fā)布醫(yī)療信息、醫(yī)院重要新聞事件等信息，而醫(yī)療法規(guī)、醫(yī)院歷史、醫(yī)院人文建設等信息匱乏，不利于打造一體化的檔案利用平臺，以及醫(yī)院整體品牌形象的樹立和醫(yī)院文化的傳播。

（三）檔案數字化建設不完善。大數據時代，檔案數字化建設對于醫(yī)院檔案利用工作的重要性不言而喻。但是，部分醫(yī)院數字化建設滯后，忽視技術更新以及設備更新。一方面，部分醫(yī)院尚未將微縮相機、高速掃描儀應用到檔案數字化建設當中，影響紙質檔案資源的數字化轉化與錄入工作;另一方面，部分醫(yī)院對于檔案的數字化軟件投入較少，僅采用檔案管理軟件對檔案條目檢索，而在OA系統(tǒng)建設時未將檔案管理工作納入統(tǒng)籌考慮范疇，造成重文件流轉環(huán)節(jié)，輕歸檔管理環(huán)節(jié)，無法實現(xiàn)對檔案資源生命周期的全過程監(jiān)控。檔案數字化建設滯后勢必會影響檔案資源的使用，不利于后期全文數字化檢索、檔案安全管理、檔案專題編撰等工作。

三、以服務為中心提升醫(yī)院檔案利用效果的途徑

（一）努力開發(fā)檔案利用的信息資源，增強服務功能。第一，檔案管理人員要轉變觀念，增強服務意識，立足于服務中心開展各項工作。檔案管理人員要深化與醫(yī)院各個科室的聯(lián)系，了解各個科室對于檔案利用工作的建議和需求，有指向性地開展檔案服務工作，應收必收，豐富檔案室藏量。第二，檔案管理人員要樹立跟蹤服務的理念，確保項目完成時間較長的科研課題和基建檔案資源中各項內容的完整性，提升檔案利用價值。也就是說，檔案管理、檔案服務要與相關科室工作同步，優(yōu)化檔案收集流程，提升歸檔質量，夯實檔案服務的基礎。第三，檔案人員要整合檔案資源，善于對檔案資源進行編研和利用，發(fā)揮檔案價值。為此，檔案管理人員可以分別從醫(yī)院沿革、組織機構任免、重大變更、專家生平等方面出發(fā)，編制相關專題的檔案編研材料，為檔案需求主體提供更精確、全面的檔案服務。

（二）以服務為中心，加大新媒體技術的應用。醫(yī)院檔案管理人員要進一步樹立創(chuàng)新意識、新媒體意識，實現(xiàn)新媒體技術與檔案利用工作的深度融合，發(fā)揮新媒體工具在檔案利用中的優(yōu)勢。第一，醫(yī)院檔案管理人員可以開通相應的微信公眾號平臺以及微博平臺，為相關主體提供在線查檔咨詢服務，延伸檔案服務的領域和渠道。第二，醫(yī)院可以將新媒體平臺與檔案管理系統(tǒng)中的數據資源進行數據關聯(lián)，進一步提升檢索效率，豐富新媒體平臺中的查檔用檔功能。第三，醫(yī)院可以探索開發(fā)個性化的檔案資源服務。一方面，通過新媒體平臺來開發(fā)檔案專題查詢功能，集中檔案資源進行利用;另一方面，通過新媒體平臺開展檔案共享，深化與市衛(wèi)生健康委員會及其他醫(yī)療機構的聯(lián)系，進一步彰顯檔案服務的社會價值。

（三）開展檔案數字化工作，提高利用效率。醫(yī)院要進一步推動檔案數字化建設工作，減少紙質檔案資源所占用的物力空間，實現(xiàn)對紙質檔案的數字化處理，增強檔案檢索速度、檔案周轉率?？傮w而言，醫(yī)院可以從以下幾個層面開展檔案服務工作：第一，醫(yī)院應選擇性能良好、功能齊全的檔案管理系統(tǒng)，有效減少檔案管理者的工作量，為檔案服務創(chuàng)新提供基礎。第二，醫(yī)院要將辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）與檔案管理系統(tǒng)進行數據關聯(lián)和業(yè)務關聯(lián)，給予檔案管理人員相關的管理權限，確保檔案管理人員可以及時通過一個平臺來收集、歸納、利用并處理相關的信息資源。第三，醫(yī)院要進一步加快檔案全文數字化建設，通過檔案全文檢索來查詢不同類型檔案資源中的內容，為檔案需求主體提供更精準的檔案服務，實現(xiàn)檔案利用現(xiàn)代化。

（四）建立科學的檔案利用體系，明確檔案利用重點。第一，醫(yī)院要進一步建立科學的檔案利用體系，明確檔案公布的形式、檔案利用者的權利與義務、檔案保密內容、檔案利用的權限與程序、檔案開放的范圍和時限，為檔案利用工作提供明確的指引和依據。第二，檔案管理部門要重視檔案利用意見收集工作，及時聽取檔案需求主體對當前檔案利用過程的反饋意見，立足于醫(yī)院工作實際和對檔案檢索速度、所需內容的全面性、準確性等需求，不斷改善檔案服務工作的方式和程序，實現(xiàn)閉環(huán)制管理，保證優(yōu)質服務的可持續(xù)發(fā)展。第三，檔案管理部門要對醫(yī)院院務查考、就醫(yī)痕跡、基建設計、編史修志等多方面檔案服務評價、檔案周轉率以及檔案利用率進行綜合分析，主動尋找當前檔案利用工作中存在的不足和缺陷，根據檔案工作最新規(guī)范和當前發(fā)展形勢，有指向性地采取措施，如完善相關制度流程、合理判定檔案價值、規(guī)范各平臺媒介利用權限等，本著“規(guī)范、安全、便捷”的原則，滿足資源共享需求，進一步節(jié)約檔案利用過程中的人力、物力以及財力。

四、結束語

新形勢下，醫(yī)院檔案管理人員要深刻把握檔案利用工作的中心任務，進一步為醫(yī)院建設提供檔案利用平臺，收集保護好各類檔案信息資源。一方面，檔案管理部門要實現(xiàn)從“封閉型”向“開放型”、從“保管型”向“參與決策型”的轉變，使醫(yī)院的各種信息互相補充，互相滲透，不斷創(chuàng)新檔案服務流程、服務模式以及服務理念;另一方面，檔案管理部門要實現(xiàn)從“單一型”向“綜合型”的轉變，拓寬并延伸檔案服務的職能，以服務為中心、以利用者的需求作為根本出發(fā)點和落腳點，進一步開發(fā)利用檔案價值，改善利用結構，實現(xiàn)檔案資源利用效益的最大化。

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