淺析檔案在人力資源管理中的作用

武曉燕

【摘要】企業(yè)人力資源管理中對(duì)檔案管理有嚴(yán)格的要求，需要注意的是明確具體的管理要求。企業(yè)人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)行有一定的意義。近些年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們感受到信息化時(shí)代的到來，在這樣的時(shí)代發(fā)展背景下，人事檔案資料在人力資源管理中發(fā)揮重要的作用，對(duì)企業(yè)而言有重要的作用。在本次研究中，以檔案管理重要性為基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;人力資源;管理要點(diǎn)

人事檔案管理本身的影響因素比較多，鑒于各種情況，需要注意的是明確各項(xiàng)內(nèi)容，掌握人力資源管理的注意事項(xiàng)，在實(shí)際中落實(shí)。人事檔案提供的各種信息比較多，在后期管理中需要保持高質(zhì)量的人事檔案管理效率。在后期管理中，變量因素多，可以結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行，此外需要了解當(dāng)前管理的背景要求，明確人力資源的各項(xiàng)指標(biāo)，提升可行性。

一、人事檔案和人力資源的管理關(guān)系

人事檔案管理可以提供有關(guān)的人力資源管理基本信息，在后期管理中采用現(xiàn)代化方式，協(xié)調(diào)管理很重要，經(jīng)過有序的管理，在最合理的狀態(tài)下保持人力和物力資源。如何激勵(lì)工作人員的工作能力是當(dāng)前人事管理的關(guān)鍵，可立足于當(dāng)前管理現(xiàn)狀，進(jìn)行檔案的更新和落實(shí)。員工在實(shí)際工作中，需要了解自身的責(zé)任和義務(wù)，只有不斷發(fā)揮主觀能動(dòng)性，才能確保各項(xiàng)管理的合理性和有效性。此外公司的發(fā)展和個(gè)人能力是相互的，在后期管理中需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和規(guī)劃，可結(jié)合實(shí)際要求進(jìn)行。此外人事檔案和人力資源的管理關(guān)系是不可分的，人力資源管理中的載體是人事檔案，必須將各項(xiàng)管理細(xì)節(jié)落實(shí)，實(shí)現(xiàn)人力資源管理的規(guī)范化，所以說這兩者之間是相輔相成的，可同步進(jìn)行。

二、人力資源管理中人事檔案管理的作用

人力資源管理中，需要做好各項(xiàng)管理工作，確保人事檔案管理的可行性。以下對(duì)具體的管理作用進(jìn)行分析。

（一）為人力資源管理提供真實(shí)信息。人事部門的資料管理是個(gè)重要的過程，需要全面分析結(jié)果。在后期管理中對(duì)信息的真實(shí)性有一定的要求，必須確保信息的真實(shí)和可靠。

（二）實(shí)現(xiàn)人才的合理配置。人才的合理配置是人力資源管理的具體要求，在后期管理中要求結(jié)合自身的特點(diǎn)和要求進(jìn)行安排，確保人力資源的綜合有效管理。在整個(gè)階段合理進(jìn)行工作崗位的安排之后，一定程度上提升員工的工作效率，發(fā)揮最大價(jià)值。此外有效發(fā)揮人力資源的管理作用，能避免出現(xiàn)資源利用不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。

（三）避免出現(xiàn)管理盲目性。有效利用員工的人事檔案能避免出現(xiàn)盲目性，人力資源是否可以適應(yīng)組織變革和發(fā)展方向是管理的要點(diǎn)，是當(dāng)前人事管理創(chuàng)新的重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)有效管理能規(guī)避劣勢。

（四）有助于員工進(jìn)行更好的職業(yè)規(guī)劃。通過對(duì)員工的檔案資料分析，可從教育水平、專業(yè)性和薪資報(bào)酬等方面入手，進(jìn)行更好的職業(yè)規(guī)劃。在整個(gè)階段發(fā)揮自身的優(yōu)勢，為員工制定正確的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展道路。在當(dāng)前職業(yè)創(chuàng)新中，必須使其符合具體管理的要求。

（五）可以給予有效的激勵(lì)舉措。在具體的管理階段，由于員工的需求不同，需要具體掌握檔案和材料等，只有了解實(shí)際的內(nèi)容，才能實(shí)現(xiàn)人力資源的進(jìn)一步管理。依據(jù)各項(xiàng)激勵(lì)舉措和實(shí)際要求等，發(fā)揮實(shí)際管理的優(yōu)勢，才能體現(xiàn)出優(yōu)勢。

三、當(dāng)前人力資源管理中檔案管理的現(xiàn)狀

人力資源管理本身是個(gè)復(fù)雜的過程，在整個(gè)階段，需要注意的是明確各項(xiàng)管理要求，只有按照檔案管理的基本要求進(jìn)行落實(shí)，才能彰顯出優(yōu)勢。以下對(duì)當(dāng)前人力資源管理中檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析。

（一）阻礙了人力資源的分配。人力資源模式的基本特征是真實(shí)性和準(zhǔn)確性，但是受到其他因素的影響，存在管理失真的情況，沒有將真實(shí)的學(xué)歷和基本資料等進(jìn)行填寫。

（二）人事檔案價(jià)值低。如何有效利用員工的人事檔案是當(dāng)前具體管理的關(guān)鍵所在，但是在人事資料管理中，如何提升組織變革是重點(diǎn)，如果忽視了人事檔案所需要的人力資源，則會(huì)導(dǎo)致檔案價(jià)值低。

四、如何提升檔案管理在人力資源管理中的作用

在人事檔案管理的過程中，如何進(jìn)行進(jìn)一步的管理是關(guān)鍵。應(yīng)明確各項(xiàng)管理要求，提升可行性。

（一）充實(shí)人事檔案內(nèi)容。在人力資源管理中，人事檔案的信息和對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)等具備重要的信息依據(jù)。在企業(yè)管理中，要求人力資源部門借助人事檔案對(duì)每一位職工進(jìn)行有序管理。在人力資源深層次管理中，要求促使人力資源的管理水平不斷提升。在現(xiàn)有的人事檔案創(chuàng)新中，展示出工作人員的個(gè)人信息，只有確保信息的真實(shí)性，才能確保人事檔案管理得到最大程度的發(fā)揮。

（二）轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理方式。傳統(tǒng)的人事檔案管理以人為管理作為基礎(chǔ)，考慮到具體因素和實(shí)際情況等，需要進(jìn)行具體資料的有序管理，涉及到的內(nèi)容是錄像、照片和錄音等，確保在整個(gè)管理過程中做好保管、整理和統(tǒng)計(jì)等工作。依據(jù)實(shí)際工作要求和步驟等，要想實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，需要在模式上進(jìn)行創(chuàng)新。在檔案信息載體變革中，將其轉(zhuǎn)化為多媒體、光盤和計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，依據(jù)管理重點(diǎn)和數(shù)字化方案等，需要對(duì)各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行落實(shí)，在檢索中，合理進(jìn)行分類和保密處理。傳統(tǒng)的文件袋在表面標(biāo)明了具體的身份信息，電子檔案在管理方式上有所突破，可以實(shí)現(xiàn)信息在多個(gè)平臺(tái)的重復(fù)利用，整體利用幾率提升。此外檔案管理的階段，并不是一次性形成合適的管理方式，相對(duì)比原有的方案，現(xiàn)有的方式實(shí)現(xiàn)升級(jí)管理，在后期落實(shí)中，要求認(rèn)識(shí)到電子化檔案的優(yōu)越性和限制性，不斷提升檔案管理的安全程度。

（三）提升管理人員的綜合素質(zhì)。在人力資源管理的過程中，如何實(shí)現(xiàn)資料的收集成為重點(diǎn)，在資料收集和整理的階段，通過各種人才資源的合理安排后，可對(duì)已登記人員的年齡、學(xué)歷和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)等進(jìn)行掌握。在檔案管理隊(duì)伍創(chuàng)新的階段，強(qiáng)調(diào)的是復(fù)合型人才的應(yīng)用，在信息時(shí)代的背景下，如何適應(yīng)電子檔案的合理應(yīng)用是重點(diǎn)。在實(shí)際工作中必須了解各種文件的類型，在對(duì)應(yīng)的軟件信息中，如何實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)資源的檢索、歸檔以及登記等是關(guān)鍵，要求管理者熟悉檔案的規(guī)范和基本要求。最重要的是明確操作的注意事項(xiàng)。在全程規(guī)范化管理中，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的對(duì)應(yīng)防護(hù)知識(shí)和文件特征等分析，只有合理進(jìn)行管理，才能確保電子檔案的安全性和完整性。人才隊(duì)伍建設(shè)也是電子方案推進(jìn)建設(shè)的基礎(chǔ)保證。人社局在對(duì)應(yīng)的管理中，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及人才聘用等，確保檔案管理中掌握電子人事檔案的管理需求，實(shí)現(xiàn)人事檔案真正意義的電子化。

（四）重視資源體系的基礎(chǔ)建設(shè)。根據(jù)行業(yè)的需求、特點(diǎn)以及人才發(fā)展需求等，可以采用檔案專用的管理系統(tǒng)，在深入性管理中，要求立足于當(dāng)下，確?；A(chǔ)建設(shè)的盡快落實(shí)。在基礎(chǔ)設(shè)施中了解內(nèi)容和基本要求，只有明確各項(xiàng)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，才能提升認(rèn)知能力。在功能性分析中，人社局采用電子檔案，不斷進(jìn)行管理體系的優(yōu)化和調(diào)整，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整體有效管理。在企業(yè)管理中不斷提升思想認(rèn)知能力，強(qiáng)化的是人事檔案政策上的宣傳和指導(dǎo)。在部分管理中，借助的是人事檔案對(duì)員工的個(gè)人業(yè)績、綜合素質(zhì)以及綜合能力等實(shí)施系統(tǒng)的評(píng)價(jià)，結(jié)合各項(xiàng)數(shù)據(jù)做出正確的指標(biāo)。

五、結(jié)束語

檔案在人力資源的整體管理中有重要的作用，依據(jù)人力資源創(chuàng)新管理和實(shí)際要求等，要求明確合理配置的依據(jù)和基本要求。在人力資源的管理中，針對(duì)存在的各種問題，本次研究從不同方面入手，結(jié)合具體的情況實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新，例如從充實(shí)人事檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理方式、提升管理人員的綜合素質(zhì)、重視資源體系的基礎(chǔ)建設(shè)等入手，明確各項(xiàng)管理要求。在大數(shù)據(jù)背景下，人力資源的管理以電子文檔的方式為基礎(chǔ)，檔案管理的過程中以時(shí)代發(fā)展作為基礎(chǔ)，以問題作為導(dǎo)向，發(fā)揮當(dāng)前保電子檔案的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)整體有效應(yīng)用，確保人力資源管理的有效性。

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