芻議醫(yī)院人事檔案的精細化管理

王楠

【摘要】醫(yī)院人事檔案管理是管理的重要基礎(chǔ)，也是衡量醫(yī)院管理水平的重要方面。在當前信息化技術(shù)迅速發(fā)展的時代，醫(yī)院的人事檔案管理需要不斷規(guī)范化和精細化，為提升醫(yī)院的整體管理水平奠定堅實的基礎(chǔ)。因此，我們首先應(yīng)當剖析當前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題，運用技術(shù)和規(guī)范，調(diào)整方向，優(yōu)化管理，朝著精細化和規(guī)范化的方向進步。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院; 人事檔案;精細化管理

近年來，社會的發(fā)展和技術(shù)的進步給醫(yī)院的精細化管理帶來新的挑戰(zhàn)，同時也是醫(yī)院提升管理水平，朝著精細化和規(guī)范化進一步發(fā)展的契機。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)當結(jié)合時代的發(fā)展和要求，針對自身的問題進行剖析，努力提升管理水平，并著手解決。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀中存在的問題

人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要方面，直接體現(xiàn)醫(yī)院的管理水平。但是長期以來，醫(yī)院人事檔案管理工作并沒有受到足夠的重視，未隨醫(yī)院管理水平的進步而進步，在一定程度上制約了醫(yī)院管理水平的細致化，并帶來一定的經(jīng)濟損失。總的來說，醫(yī)院人事檔案管理主要存在以下的問題：

（一）醫(yī)院人事檔案管理的重視程度不夠。傳統(tǒng)上，大部分醫(yī)護管理人員認為醫(yī)院的核心工作是醫(yī)護工作，提升醫(yī)院的管理水平應(yīng)當注重在提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，不論是在意識上還是在實際的工作中都未能對醫(yī)院人事檔案管理工作產(chǎn)生足夠的重視，導(dǎo)致人事檔案管理工作滯后，出現(xiàn)許多的問題。另外，很多的醫(yī)護人員認為人事檔案管理工作屬于醫(yī)院的后勤工作，與自己無關(guān)，在人事檔案的具體管理工作中不參與、不配合，導(dǎo)致人事檔案管理工作的進行和推進困難重重，流于形式，失去人事檔案的實際意義與價值。

（二）醫(yī)院的人事檔案管理信息化程度不高。人事檔案管理是一項非常復(fù)雜非常精細的工作，涉及非常多的信息。傳統(tǒng)的人事檔案管理大部分依賴文本作業(yè)以及手工管理。隨著信息技術(shù)的進步，人事檔案的管理可以利用信息技術(shù)提升工作的效率以及細致化。信息技術(shù)已經(jīng)運用在許多的領(lǐng)域并取得顯著的效果。但是大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作并沒有隨著時代的進步而發(fā)展。很多醫(yī)院的人事檔案管理還是依賴陳舊的管理系統(tǒng)，部分采用計算機化、信息化工具進行人事檔案管理的醫(yī)院在管理中沒有充分發(fā)掘信息化工具的作用和功能，運用信息化工具提升人事檔案管理工作的水平。

（三）專業(yè)人才的欠缺。人事檔案管理工作是一項專業(yè)程度較高的工作。但是長期以來，在醫(yī)院從事人事檔案管理工作的人員基本上來自醫(yī)護崗位或者行政崗位。這些人員具備基本的綜合素質(zhì)，但是欠缺專業(yè)素質(zhì)。在推進人事檔案管理工作的過程中，無法使用專業(yè)的管理工具和手法，提升人事檔案管理工作的專業(yè)化。在很多醫(yī)院中，人事檔案管理人員對自己本身的工作認同度不高，甚至不能理解自身工作的重要性，把人事檔案管理工作當成是養(yǎng)老的清閑職位。專業(yè)性的欠缺讓人事檔案管理工作細致化的推行困難重重。除了以上三點之外，醫(yī)院人事檔案的利用率不高也是制約人事檔案管理工作的重要原因。醫(yī)院人事檔案的運用機會不多，具有一定的私密性，但是在人事管理工作中又是不可缺少的。人事檔案的利用率不高導(dǎo)致醫(yī)院管理層對該工作的重視程度不高，進而影響人事檔案管理工作的精細化管理。

二、醫(yī)院人事檔案精細化管理策略

醫(yī)院人事檔案管理工作的精細化管理需要結(jié)合過去管理工作中存在的問題進行解決，利用當前信息時代發(fā)展的工具和技術(shù)，提升醫(yī)院人事檔案管理的細致化程度和精細化程度，進而提升醫(yī)院的整體管理水平。

（一）醫(yī)院應(yīng)當加強宣傳和教育，提升醫(yī)院全員上下對人事檔案管理工作的重視。從管理層開始，要意識到這項工作的重要性。在日常的管理中，多過問，多巡查，多指導(dǎo)，增強對這項工作的重視。同時，管理層應(yīng)增加對人事檔案管理工作的投入。根據(jù)本院的整體水平投入采購相應(yīng)的信息化管理工具和器材，從硬件設(shè)施上提升，增強人事檔案精細化管理的基礎(chǔ)。同時在醫(yī)院的宣傳中也要讓全體醫(yī)護人員認識到人事檔案管理工作對提升醫(yī)院管理水平的重要性，對提升醫(yī)護人員自身福利待遇的作用，配合和推動人事檔案管理工作。當前，大部分醫(yī)院推行精益管理模式，精益管理模式同時也可以覆蓋到人事檔案管理工作中。例如，精益管理工具5S、VSM價值溪流、目視化工具等等都非常適合在人事檔案管理工作中進行運用。5S的手法可以讓人事檔案管理工作室干凈整潔，目視化的管理能夠讓人事檔案管理更加精細，提升人事檔案尋找的速度，人事檔案在利用時可以更加便利。另外通過VSM價值溪流的繪制，能夠清楚呈現(xiàn)人事檔案管理工作中的無價值部分，通過管理手段減少工作中的無價值部分，提升增值的部分，從而讓人事檔案的管理流程更加順暢，減少浪費。簡單地說，醫(yī)院人事檔案管理工作就是醫(yī)院管理工作的縮影，不論是管理精進方式還是管理工具，都可以運用相同的思維模式以及工具進行精進。

（二）運用先進設(shè)備，提升人事檔案管理工作的信息化程度。在當前的信息化時代，運用信息技術(shù)工具提升人事檔案管理工作的精細化程度符合時代發(fā)展對醫(yī)院管理的要求。醫(yī)院的管理人員需要追加對信息技術(shù)工具的投資，采購符合行業(yè)發(fā)展要求的信息技術(shù)工具，如人事檔案管理系統(tǒng)，信息采集系統(tǒng)等等。同時，醫(yī)院的人事檔案管理單位還可以借鑒其他行業(yè)的先進經(jīng)驗與技術(shù)，將醫(yī)院人事檔案管理工作提升到行業(yè)的標準。在此基礎(chǔ)上，人事檔案的管理系統(tǒng)還需與行業(yè)接軌，建立集成化的信息共享平臺，使醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)能夠與政府等單位進行資源的共享，將管理提升到行業(yè)水平。醫(yī)院人事檔案檔案管理的信息化程度提升也有利于提升人事檔案的利用率，減少人事檔案搜集和提取過程當中產(chǎn)生的尋找和等待的時間浪費，提升行政效率。

（三）培養(yǎng)專業(yè)化的人事檔案管理人才。在醫(yī)院人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)之上，還需要培養(yǎng)專業(yè)化的管理人才。一方面提升人事管理人員技術(shù)能力，掌握最新信息化處理工具的使用。另外一方面，檔案管理人才還應(yīng)當拓展學習，掌握醫(yī)院推行的精益管理模式，在工作中靈活運用。從技術(shù)上以及管理上共同提升，才能將人事檔案管理工作細致化，做到精細化管理。除此之外，作為醫(yī)院的人事檔案管理人員，還應(yīng)當把握醫(yī)院人事檔案管理的特殊性，掌握醫(yī)院全面管理的方向與策略，在綜合的策略下對人事檔案管理工作進行展開，在人事檔案管理工作精細化的同時，推進醫(yī)院綜合管理水平的提升。

三、結(jié)論

綜上所述，當前醫(yī)院人事檔案管理工作中主要存在著重視程度不夠、信息化程度不高以及專業(yè)人才欠缺的問題。醫(yī)院的人事檔案管理部門應(yīng)當結(jié)合當前社會的發(fā)展和技術(shù)的進步進行改善，提升對人事檔案管理工作的重視程度，引進先進的技術(shù)工具，提升人事檔案管理的信息化程度，培養(yǎng)對應(yīng)的專業(yè)化人才，結(jié)合醫(yī)院的整體發(fā)展策略和管理模式，在提升人事檔案精細化管理的同時推進醫(yī)院綜合管理水平。

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