探析信息化建設(shè)在造船企業(yè)檔案管理中的應用

張蕾 張喜春 許玲

【摘要】隨著科技的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)已被廣泛應用到企業(yè)管理中，檔案管理工作是企業(yè)基本工作的一部分，已無法順應時代的發(fā)展，因此改變傳統(tǒng)的檔案管理方式迫在眉睫。造船企業(yè)要重視信息化檔案管理工作，實現(xiàn)以現(xiàn)代化信息技術(shù)為主的檔案管理工作。本文主要探析信息化建設(shè)在造船企業(yè)檔案管理中的應用，從而推進造船企業(yè)的工作順利開展。

【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè);造船企業(yè);檔案管理;應用

現(xiàn)代化信息技術(shù)的普及和廣泛應用給人們的生活帶來了翻天覆地的變化，檔案管理工作也隨著信息化時代有了質(zhì)的變化。作為企業(yè)歷史進程的記錄載體，檔案管理需要加強信息化建設(shè)，提高檔案管理的工作效率。

一、信息化建設(shè)在造船企業(yè)檔案管理中的應用意義

（一）對檔案保存具有積極影響。傳統(tǒng)模式的檔案管理基本上都是采用紙張記錄檔案信息，分門別類，再存放于檔案室。然而因為檔案的種類多、數(shù)量大，特別是造船企業(yè)的技術(shù)、工藝等方面的圖紙、資料非常重要，因此檔案室的面積要足夠大，才能保證檔案的保存，這在一定程度上浪費了企業(yè)資源。另外，紙質(zhì)版形式的檔案保存時間有限制，長時間存放容易缺失和損壞，同時查找資料非常不容易，需要花費大量時間，也容易造成資料丟失，再加上保存環(huán)境的不利因素影響，檔案容易出現(xiàn)發(fā)霉、字跡淡化甚至掉落等情況。而信息化技術(shù)建設(shè)在檔案管理的應用下可以很好地解決這些問題，數(shù)量眾多的資料以不同的電子文檔方式存儲在電腦中，不僅能節(jié)約檔案室的空間，還可以提高檔案管理的高效化。

（二）對檔案管理部門工作效率提高有積極影響。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案日常的存儲和管理方面的工作量較為龐大，再加上時常需要對檔案資料查詢和檢索，這對檔案管理工作人員而言顯得非常吃力了，特別是像造船這樣的企業(yè)，檔案是技術(shù)更新、改造、修復以及借用的重要依據(jù)，因此查詢和檢索非常頻繁。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，不但在日常存儲和管理方面會省時省力，而且在查詢和檢索方面更加便捷，只需要輸入幾個簡單的關(guān)鍵詞就可以查詢到相關(guān)資料，資料全面而且有效，這可以大幅度提高管理人員的工作效率。

（三）對檔案信息的優(yōu)化和共享有積極影響。檔案信息化建設(shè)在檔案信息的優(yōu)化和共享上有積極意義，通過對檔案的科學分類，把檔案資料清楚直觀地體現(xiàn)在計算機里面，對同類的檔案信息進行優(yōu)化，刪除重復無用的信息，避免資料的繁瑣和反復出現(xiàn)，降低檢索的效率。同時在資料共享方面也摒棄了傳統(tǒng)的傳閱方式，各部門人員在計算機上可以達到人手一份資料，不僅節(jié)約了時間，還提高了工作效率。

（四）對造船企業(yè)改革發(fā)展有積極影響。造船是一項復雜的系統(tǒng)工程，隨著社會的發(fā)展需求，造船企業(yè)的產(chǎn)品日趨豐富，改進船只、研發(fā)新產(chǎn)品、企業(yè)發(fā)展路線都需要造船企業(yè)研究檔案資料，了解并掌握船只產(chǎn)品、企業(yè)發(fā)展的每一階段。信息化建設(shè)下的檔案管理，可以全面、高效地提供檔案信息，為產(chǎn)品更新、企業(yè)改革發(fā)展提供參考依據(jù)。

二、信息化建設(shè)在造船企業(yè)檔案管理中的應用優(yōu)化

（一）保證數(shù)據(jù)、圖紙的準確性和完整性。對于造船企業(yè)而言，數(shù)據(jù)和圖紙是重中之重，這關(guān)乎產(chǎn)品的可持續(xù)發(fā)展，也是企業(yè)的經(jīng)濟命脈，因此在數(shù)據(jù)和圖紙這方面，檔案管理人員要嚴格把控正確性和完整性。首先是搜集資料，管理人員不僅僅收取部門人員提供的檔案信息，還要主動參與檔案資料的搜集并核實資料是否準確、有無遺漏，保證資料的準確性、全面性和系統(tǒng)性。其次是整理資料，要科學地分門別類，注重交叉分類，針對不同部門設(shè)計相對的檔案資料，同時要注意分類過程檔案丟失問題，避免檔案的不完整性。最后是保管資料，在資料保管的過程中，由于是電子化信息，因此要注意資料的丟失以及被竊取，及時更新計算機的防火墻技術(shù)、提高病毒防護技術(shù)，構(gòu)建一套系統(tǒng)完整的信息安全防護體系來保證計算機的安全。

（二）培養(yǎng)信息化建設(shè)下的檔案管理理念。為保證信息化建設(shè)下的檔案管理的順利運行，強化造船企業(yè)在檔案管理方面的理念是非常重要的。首先，企業(yè)要強調(diào)檔案管理的重要性，加強部門主管在檔案管理方面的培訓，以便檔案搜集工作能順利進行，同時也能提高檔案信息的準確性和完整性。其次，加強企業(yè)人員在檔案管理方面的認識，讓他們知道企業(yè)發(fā)展前景以及自身工作的發(fā)展是跟檔案管理息息相關(guān)的，必須要重視檔案管理工作，加強檔案管理的細節(jié)工作。最后，加強檔案管理工作人員的理念，這在一定程度上決定了其工作的態(tài)度以及責任心，重視檔案管理工作可以讓檔案管理人員工作更加認真、細致、負責任，以保證工作順利進行。

（三）建立完善檔案管理的相關(guān)制度。為保證造船企業(yè)檔案的準確性和完整性，建立完善檔案管理的相關(guān)制度是非常有必要的，制度要求明確劃分責任，將責任落實到個人頭上，避免責任的缺失引起檔案的遺漏或缺失。一是完善獎懲制度，對于犯錯誤的工作人員實施懲戒，避免再次發(fā)生類似事件，對資料保存準確、完整的工作人員實施精神和物質(zhì)獎勵，以激勵管理人員對檔案管理工作更加負責任，從而提高檔案管理的責任意識。二是檔案的信息安全性，一方面設(shè)置權(quán)頁限，一方面檔案管理工作人員設(shè)置復雜的檔案文件密碼，以此保證檔案信息的安全，另外還要加大對原文件的保護措施力度，防止文件被篡改，特別是造船企業(yè)的數(shù)據(jù)，非常重要，一點小問題就有可能造成非常嚴重的后果。

（四）提高檔案管理信息化建設(shè)的水平。造船企業(yè)的檔案資料種類豐富且資料量大，尤其是圖紙方面，基本上保持百萬張以上，即使采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，在一定程度上還是具有難度的，因此提高檔案管理信息化建設(shè)的水平也是現(xiàn)階段需要做的。首先是提高檔案儲存的功能，擴大電子化的儲存空間，保證數(shù)量巨大的資料能完全被消化，同時為后續(xù)儲存空間做準備。接著是利用信息化的多功能性，科學合理設(shè)置檔案分類，優(yōu)化檔案管理工作，以此提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。其次是招聘檔案管理專業(yè)人才，利用其專業(yè)知識，更好地為檔案信息化建設(shè)出力。最后是企業(yè)創(chuàng)建公司內(nèi)部APP，將檔案中的一部分基本信息納入APP中，以便公司人員查詢和搜索，這在一定程度上避免了人力物力的浪費，同時也降低了核心檔案信息被竊取的風險性。

三、結(jié)語

為順應時代發(fā)展，檔案管理工作的信息化建設(shè)是必然的。造船企業(yè)檔案種類豐富、數(shù)量龐大且較為復雜，信息化建設(shè)下的檔案管理在很大程度上解決了傳統(tǒng)模式檔案管理的缺點，為企業(yè)提高工作效率和質(zhì)量給予了有效保障，也為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定了扎實的基礎(chǔ)，因此必須要做好保證數(shù)據(jù)、圖紙的準確性和完整性、培養(yǎng)信息化建設(shè)下的檔案管理理念、建立完善檔案管理的相關(guān)制度以及提高檔案管理信息化建設(shè)的水平等相關(guān)事項，才能更好地促進檔案管理工作順利開展，進而促進造船企業(yè)蓬勃發(fā)展。

【參考文獻】

[1]謝秀麗.關(guān)于提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的思考[J].當代經(jīng)濟，2018（06）：114-116.

[2]尉永杰.對建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的探討[J].黑龍江史志，2012（13）：21

[3]畢靜.計算機技術(shù)在檔案管理中應用的必要性[J].計算機光盤軟件與應用，2015，18（02）：141+143.

[4]姚漫春.企業(yè)檔案管理存在問題及對策分析[J].企業(yè)文化月刊，2012（1）：35.

[5]杜鵬遠.淺談計算機技術(shù)在文件與檔案管理中的應用[J].科技經(jīng)濟導刊，2017（32）：16.