加強檔案管理保密工作的重要性及策略探討

許銳坤

【摘要】隨著我國經濟社會的快速發展，對各個領域加強了管理，檔案管理在各個領域的發展中，具有重要的作用與價值。為了能夠加強對檔案工作的管理，一定要遵守保密工作原則，體現出檔案管理工作具有的重要性，還需要制定完善的管理制度，要求在各項工作中都能夠按照相關標準要求規范性地操作，既要確保檔案內容的保密性與完整性，又要加強對檔案資源信息的管理，避免檔案信息內容出現外泄、流失等情況，為其穩定發展提供安全保障。

【關鍵詞】檔案管理;保密工作;重要性;策略

隨著我國經濟體制改革的深入發展，我國對檔案管理保密性工作具有高度的重視，尤其是針對檔案館的檔案管理工作，無論是制定的相關政策，還是投資建設的資金，都給予了極大的幫助，避免檔案信息內容的泄露，提升整體的管理質量與效率。但是，在發展的過程中，依然存在著一些問題，由于受到了多種因素的影響，未能為檔案保密性工作的管理提供安全保障，導致檔案信息的內容不完整、對檔案信息內容分類不合理，使檔案信息自身的重要價值無法有效發揮，同時還存在著巨大的安全隱患問題。對此，需要相關部門加大監管力度，由專業的檔案管理人員加強對檔案保密工作的管理，確保檔案內容的真實性，為各領域的穩定發展起到促進作用。

一、檔案管理保密工作主要內容

（一）檔案庫房的管理。為了能夠加強對檔案保密工作的管理，需要構建檔案庫房，主要是能夠按照不同的檔案類別，對其進行分類管理，避免檔案信息混亂。與此同時，構建檔案庫房，能夠防止檔案被盜取的問題，加強檔案庫房的管理，需要制定檔案庫房管理制度，能夠在管理的過程中嚴格遵守制度要求規范性地管理與使用。尤其是針對閱檔室、辦公室、檔案庫等，需要把三者分開管理，都明確各自的管理內容與要求，能夠遵循各自的管理原則，由專人對各自的檔案內容進行管理，在實施的過程中，能夠把管理制定內容不斷地完善，為檔案庫房的管理工作提供了安全保障。加強檔案庫房的管理與控制，能夠確保檔案內容的保密性，也需要投入建設資金，并且在硬件設施與軟件設施上都滿足保密管理的基本要求。

（二）涉密檔案的管理。檔案管理的內容、管理范圍都比較廣泛，所涉及到的機密信息比較多，應突出加強對檔案保密工作管理的重要性。如果在對檔案保密工作管理的過程中，發生了檔案內容泄漏的情況，就會對經濟、發展等造成嚴重的損害。因此，需要對涉密檔案加強管理，能夠針對性地制定相關的管理制度與要求，確保檔案管理工作質量與效率。

（三）加強檔案的分類管理。檔案的分類管理，主要是能夠為檔案查閱、借用等工作奠定良好的基礎，也有效地避免檔案內容出現混亂的情況，能夠根據實際情況，對相關的信息內容合理地分析，整理到相關的檔案類別中，以此為基礎，明確檔案保密工作的具體內容，能夠使檔案信息內容發揮出自身的作用與價值，對相關的信息內容詳細地分析，確保檔案信息內容的真實性。與此同時，還要對檔案私密信息內容的管理期限有嚴格的要求，要確保在檔案保密工作管理期間，檔案信息內容的完整性，避免對具有保密性信息的內容造成影響。在管理的過程中，能夠把一些保密性的檔案做好密級的標注，在條件允許的情況下，可以對其進行獨立的裝訂與保存，提高整體的安全性。

二、加強檔案管理保密工作的重要性

檔案管理工作，主要是對一些重要的信息數據、保密性的檔案內容等進行科學的管理。隨著經濟社會的快速發展，加大了市場的競爭形式，無論是對人才的需求，還是對信息資源的需求都在逐漸地增加，也體現出信息競爭的綜合能力，都與檔案保密工作的管理有著緊密的聯系。能夠把相關的信息數據及時地記錄與保存，能夠對信息數據深入地探究，挖掘出信息數據的重要價值，為市場競爭的發展提供有利的信息依據。對于檔案資料的管理，有的是涉及到相關企業的保密信息，有的是涉及到國家的秘密事項，還有的是軍事發展戰略等，任何檔案信息的外泄，對各個領域的發展都會造成極大的影響，因此，需要各相關部門及人員對檔案保密工作具有高度的重視，加強對其的管理與儲存。在現代化社會的發展中，互聯網時代的發展占據著強大的優勢，并且廣泛地應用在各個領域中，能夠把互聯網技術與檔案保密工作的管理相結合，能夠為檔案管理工作提供方便與快捷，但是，在帶來好處的同時也存在著安全隱患。因此，檔案管理工作中，要有專業的管理人員進行管理，遵守保密性的管理原則，確保檔案管理的合理性與完整性，發揮出檔案管理的重要價值。

三、檔案管理保密工作存在的問題

（一）忽視對檔案保密工作的管理。在檔案館的發展，由于涉及到的工作內容比較廣泛，忽視了對檔案的管理，沒有指定明確的管理制度，導致人員在實施的過程中，沒有科學的管理依據，使整體的工作效率逐漸地下降，久而久之，對檔案保密工作的管理越來越忽視，影響了檔案信息作用的發揮，使檔案管理缺乏安全保護，存在著巨大的安全隱患。加強對檔案的管理，不僅能夠為檔案館的穩定發展起到促進的作用，而且還能夠提供有價值的信息依據，確保整體的經濟效益。但是，在實際的管理過程中，不只是單一化的缺乏對檔案的管理，而且還存在隨意借閱、使用、丟失等情況，造成了檔案信息內容的泄密，產生了極其嚴重的后果，主要的原因就是忽視對檔案保密工作的管理。

（二）檔案管理制度不完善。當前，我國雖然加大了對檔案保密工作的管理，但是，在實施的過程中依然會受到多種因素的影響，而使檔案管理工作出現了局限性，無法提升檔案管理的工作效率。甚至檔案信息內容不完善、保密性比較低等情況。由于制定的檔案管理制度不完善，在各個工作環節中都存在著安全問題，尤其是檔案借閱問題，隨意的借閱、不按時歸還、歸還的檔案內容損壞、缺失等情況，經常性的發展，在執行的過程中，沒有可依據的操作要求，使整體工作都不能規范性地操作與管理，完全不利于對檔案工作保密的管理。

（三）軟硬件設施不齊全。檔案管理工作是檔案館的重要組成部分，具有重要的地位。但是由于缺乏對檔案的管理，未配置專業的管理人員、專門的檔案管理室、儲存室等，任何一項工作都無法滿足檔案管理保密性的基本要求，針對檔案外泄的問題始終都無法有效地解決。當然，隨著檔案室的不斷發展，也設置了獨立的檔案管理室，但是整體的空間范圍比較小，在空間上受到了一定的限制，再加上設置的管理庫房條件差，會對紙質的文件造成損壞，就無法確保檔案內容的完整性，對檔案保密工作的管理自然產生了嚴重的影響。

四、加強檔案管理保密工作的策略

（一）高度重視檔案管理工作。通常情況下，檔案管理工作具有動態性，那么對檔案保密的管理過程中，就需要遵守《保密法》的相關要求與規定，能夠以此為檔案管理的法律依據，把制度要求全面地落實到各個環節中。第一，需要對檔案解密工作高度重視，能夠對解密的時間加強控制與管理，能夠遵循相關的法律法規，對檔案信息內容進行解密，也為解密工作的順利發展奠定良好的基礎。第二，要求相關管理部門能夠發揮出自身的工作職責，能夠對各項工作內容加強管理，定期對保密檔案進行清查，確保檔案保密管理工作能夠在規定的范圍內。第三，根據檔案保密情況，制定涉密目錄，能夠對相關的涉密文件詳細地記錄與管理，使檔案保密管理工作的管理水平不斷提升。

（二）完善檔案管理制度。首先，需要針對實際情況綜合分析，制定出配套的管理制度，在實踐的過程中，能夠對管理制度的內容與要求不斷地完善，對檔案保密管理工作的發展提供了有利的條件，由專人負責管理。其次，對制定的管理制度內容，要言簡意賅，提供執行工作的質量與效率，還能夠對檔案保密工作的管理產生一定的約束性。最后，對檔案管理工作的具體內容與職責進行明確地劃分，設置檔案使用的權限，相關的管理責任人員能夠在自身的崗位工作中，認真負責、恪盡職守，遵循保密管理原則，具備較強的責任意識。如果檔案內容出現了外泄，要嚴格地追究相關人員的法律責任，根據管理制度的相關要求，對相關人員進行嚴格的處罰，杜絕檔案信息內容的外泄問題。

（三）對檔案保密工作的一體化管理。由于檔案管理工作涉及到的內容比較多，那么在對檔案保密工作管理的過程中，可以把相關的工作內容明確地劃分化，逐漸地實現對檔案保密工作一體化管理的目的。因此，需要檔案管理部門及人員，能夠按照劃分的工作內容與職責，在日常的工作中，要與其他部門積極地交流與協作，確保對檔案信息數據及時地搜集與整理，確保檔案信息內容的完整性，促進檔案保密工作一體化管理的發展。加強對檔案管理一體化的建設，構建網絡信息管理平臺，在日常的工作中能夠加強對網絡系統的維護與管理，避免存在著安全隱患，為檔案保密工作一體化發展營造了良好的環境。

（四）加強對檔案室的安全建設。第一，需要對門、窗設置防盜網，只有具備管理權限的人員才能進入檔案管理室。第二，針對區分絕密文件與非密文件進行分類管理，避免文件的混亂，按照檔案類別，設置可以移動的檔案架，對檔案進行合理儲存與管理。第三，為了能夠確保檔案文件不遭破壞，需要加強對磁盤、光盤的管理，設置獨立的檔案消磁柜，做好防潮處理。

五、結語

綜上所述，加強對檔案保密工作的管理，能夠在管理的過程中，及時地發現存在的問題，制定完善的管理制度，使各項工作都能規范性地操作，發揮出檔案工作保密的重要性，確保檔案文件的完整性，從根源問題上就抑制檔案丟失、損壞等情況，采取科學的管理策略，促進檔案管理保密工作的穩定發展。

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