信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

任富霞

【摘要】為了提高文件管理使用的安全性和機(jī)密性，有必要更新傳統(tǒng)的檔案管理理念，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，采取有效措施防范非法入侵行為，避免偽造和竊取檔案信息;管理部門(mén)還需要通過(guò)用戶(hù)認(rèn)證加強(qiáng)文件信息管理，及時(shí)監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證文件信息的機(jī)密性和安全性。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)也隨之不斷進(jìn)步，信息技術(shù)作為新時(shí)代的重要技術(shù)手段之一，需要管理人員高度重視。文件管理一直是一項(xiàng)復(fù)雜而重要的管理工作，目前國(guó)內(nèi)檔案管理工作仍存在許多不足和問(wèn)題。為了使檔案管理工作更加完整和科學(xué)，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，本文對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行了研究。

一、文件管理在信息時(shí)代的重要性

雖然國(guó)內(nèi)的檔案管理工作有著悠久的發(fā)展歷史，但現(xiàn)在仍存在許多制約檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的問(wèn)題。傳統(tǒng)的文件管理工作通常使用手動(dòng)記錄方法對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)和記錄，工作量大，給文件管理人員帶來(lái)很大的工作壓力。受到檔案記錄材料的制約，檔案的保存工作比較困難，檔案容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，檔案的保存工作每年都需要大量的資金和人力的投入。檔案的記錄主要是為了今后的工作提供重要的原始資料和查證依據(jù)，但是傳統(tǒng)的檔案管理查閱困難，難以發(fā)揮檔案管理工作的真正意義。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，特別進(jìn)入信息時(shí)代后，計(jì)算機(jī)的使用極大地提高了文件管理的效率。人們可以使用計(jì)算機(jī)來(lái)檢查和記錄文件，從而不斷減少文件管理的工作量并提高文件使用效率。通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的存放工作，可以減少檔案的占地面積，還可以讓檔案免遭受到外力的破壞。因此，將信息時(shí)代的檔案管理工作從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒较蚴潜厝悔厔?shì)，對(duì)檔案管理的發(fā)展起到了巨大的推動(dòng)作用。

二、信息時(shí)代檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）管理模式滯后。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，會(huì)導(dǎo)致文件管理工作無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的要求。目前，一些檔案管理人員缺乏信息化管理意識(shí)，將主要精力放在檔案收集和整理方面，導(dǎo)致檔案利用率較低。傳統(tǒng)管理模式的延續(xù)和檔案信息化建設(shè)的滯后導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，無(wú)法為各種更高需求者提供滿(mǎn)意的服務(wù)。文件管理人員的角色在組織內(nèi)部模糊化和邊緣化，這種落后的管理模式十分不利于檔案管理的發(fā)展進(jìn)步。

（二）信息化標(biāo)準(zhǔn)不健全。在信息時(shí)代開(kāi)展檔案工作，需要體現(xiàn)信息化屬性以確保檔案能夠得到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理。但實(shí)際上，許多單位的檔案部門(mén)信息化標(biāo)準(zhǔn)不健全，文件信息建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在文件管理系統(tǒng)軟件方面，所使用的軟件只能在短期內(nèi)滿(mǎn)足檔案工作的需要，不同的文件管理系統(tǒng)軟件彼此兼容性差，不能共享文件資源。此外，由于缺少信息化標(biāo)準(zhǔn)，各單位的檔案部門(mén)錄入的檔案信息存在一定差異，這不僅給檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)困難，也使檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性受到了影響。目前，國(guó)內(nèi)檔案管理工作缺乏較為完善的法規(guī)，導(dǎo)致檔案管理信息化缺乏準(zhǔn)確的標(biāo)準(zhǔn)。文件作為一種資源，其保存和共享工作是非常重要的，文件管理工作只有在制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則時(shí)才能更好地傳輸和共享信息資源。目前文件管理部門(mén)還沒(méi)有合理地制定這一部分標(biāo)準(zhǔn)，這阻礙了文件管理的信息化。

（三）管理軟件缺少通用性。管理軟件是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必備工具。但是，它缺乏通用性，影響檔案管理的信息化建設(shè)。每個(gè)軟件的功能不一，針對(duì)目標(biāo)也不同，沒(méi)有一個(gè)通用的管理軟件，對(duì)使用造成了很大的麻煩。

（四）保密性和安全性有待加強(qiáng)。目前國(guó)內(nèi)的文件管理系統(tǒng)是通過(guò)用戶(hù)名和密碼登錄的，不夠保密的方式給文件管理系統(tǒng)帶來(lái)了很大的安全風(fēng)險(xiǎn)，降低了文件管理的安全性，可能存在泄露和文件信息丟失，導(dǎo)致巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，目前國(guó)內(nèi)檔案管理工作的安全性和保密性尚未達(dá)到較高水平，相關(guān)領(lǐng)域和技術(shù)仍需加強(qiáng)。

（五）相關(guān)的法律法規(guī)不完善。現(xiàn)行的國(guó)內(nèi)檔案管理規(guī)定一般針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作，對(duì)信息時(shí)代新檔案管理工作缺乏較為明確的保護(hù)規(guī)定。這對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)產(chǎn)生了一定的影響，不可能從制度層面上保護(hù)檔案管理工作的信息化建設(shè)。

三、信息時(shí)代檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）文件管理軟件普遍性原則的實(shí)現(xiàn)。作為檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，文件管理系統(tǒng)必須實(shí)現(xiàn)文件管理軟件的多功能性。只有實(shí)現(xiàn)文件管理軟件的多功能性，才能確保文件資源的共享和文件管理的真正含義。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，檔案管理部門(mén)必須引入先進(jìn)的信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，從而提高檔案信息的檢索效率。例如，存檔檔案數(shù)據(jù)時(shí)，檔案管理部門(mén)可以使用信息管理系統(tǒng)，如CAD/CAM系統(tǒng)，資源管理系統(tǒng)和ERP等系統(tǒng)對(duì)管理軟件進(jìn)行編程。通過(guò)計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)自動(dòng)識(shí)別文本文件和圖像文件，并將其存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件信息數(shù)據(jù)庫(kù)中。實(shí)現(xiàn)軟件之間的兼容。然后，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)傳輸檔案和資料，可以遠(yuǎn)距離共享信息資源并進(jìn)行訪問(wèn)，這樣不僅可以存儲(chǔ)大量的檔案資源，還可以避免傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)管理的老化和損壞等問(wèn)題。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)文件信息管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，建立與檔案相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，具有重要意義。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工具的不斷更新和管理水平的提高，有必要建立和完善檔案管理相關(guān)的工作制度。統(tǒng)一編寫(xiě)文件管理規(guī)則，并實(shí)施到位，從而提高系統(tǒng)軟件的可移植性，并實(shí)現(xiàn)文件信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。此外，有必要明確每項(xiàng)工作的職責(zé)，集中每個(gè)類(lèi)別和載體的文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，以便同時(shí)評(píng)估和開(kāi)展文件管理工作。

（三）提高文件管理使用的機(jī)密性和安全性。國(guó)內(nèi)的信息資源豐富多樣。因此，在信息時(shí)代的文件管理工作中，為了提高文件管理的機(jī)密性和安全性，有必要建立健全文件信息安全體系，做好管理工作。為了提高文件管理使用的安全性和機(jī)密性，有必要更新傳統(tǒng)的管理理念，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。防范非法入侵行為，避免偽造和竊取檔案信息。同時(shí)，管理部門(mén)還需要通過(guò)用戶(hù)認(rèn)證加強(qiáng)文件信息管理，及時(shí)監(jiān)控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證文件信息的機(jī)密性和安全性。為了確保文件信息管理的安全性，文件管理部門(mén)需要加強(qiáng)文件管理，以防止犯罪分子入侵系統(tǒng)。增強(qiáng)用戶(hù)登錄名和密鑰的驗(yàn)證，并使用密鑰管理方法提高系統(tǒng)的安全性。

（四）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。為了滿(mǎn)足信息時(shí)代檔案管理的需要，有必要通過(guò)各種手段和方式提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，推動(dòng)檔案領(lǐng)域人才體系的建設(shè)。對(duì)于檔案管理人員的現(xiàn)狀，應(yīng)實(shí)施統(tǒng)一培訓(xùn)，通過(guò)定期培訓(xùn)提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能。確保每位檔案管理人員都能熟練使用信息技術(shù)完成檔案數(shù)據(jù)的錄入、查閱等工作。省、市檔案局作為政府職能部門(mén)，負(fù)責(zé)行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，對(duì)行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，切實(shí)擔(dān)負(fù)起督促各單位員工參加脫產(chǎn)檔案培訓(xùn)的職責(zé)。在培訓(xùn)方面，一些地方的檔案局就有很好的例子，開(kāi)通了檔案遠(yuǎn)程教育平臺(tái)，讓所屬檔案管理人員都能登錄平臺(tái)學(xué)習(xí)。檔案管理單位應(yīng)該效仿這種做法，開(kāi)通檔案遠(yuǎn)程教育平臺(tái)，讓每一位想學(xué)習(xí)的檔案管理人員都能如愿以?xún)數(shù)貙W(xué)習(xí)。此外，檔案管理單位應(yīng)該鼓勵(lì)和支持基層檔案管理人員參加各種檔案培訓(xùn)和交流工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)檔案管理需求日益提高以及時(shí)代的變化都對(duì)檔案管理工作的信息化提出了迫切的需求，其信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，出現(xiàn)了很多不足和問(wèn)題需要廣大檔案管理者來(lái)解決。本文分析了信息時(shí)代檔案管理工作的重要性，然后指出了目前檔案管理工作存在的一些主要問(wèn)題，最后針對(duì)問(wèn)題提出了相應(yīng)解決措施，希望能起拋磚引玉作用，為以后檔案管理工作提供一定借鑒。