大數據時代教育檔案規范化探析

蘇子毅

【摘要】大數據時代為社會各個領域帶來了巨大改變，教育檔案工作載體與存儲方式有了翻天覆地的變化，傳統檔案管理模式已經很難滿足當前教育檔案管理工作的需要。因此檔案部門應該提高對大數據技術的重視程度，將其科學合理應用到教育檔案管理工作中，這樣才能保證檔案管理的規范、有序進行，也能促使教育檔案價值得到充分體現。本文將簡述大數據時代教育檔案管理面臨的機遇與調整，并提出了檔案的規范化管理措施。

【關鍵詞】大數據;教育檔案;規范化管理

大數據時代為我們思維與生活模式帶來了深遠影響，在信息獲取方面更加高效和便捷。在以往教育檔案管理工作中，通常以紙質文件為主，現在光盤、圖片和影音等檔案的出現，讓檔案信息變得更加豐富，且存儲方式也日益多元化。大數據對傳統教育檔案管理造成了巨大的沖擊，在資源共享與數據交流上有了更高的要求，同時也要關注檔案管理安全問題。對此檔案部門要從實際情況出發，不斷對教育檔案管理方法進行創新，主動適應大數據時代要求，加快檔案工作改革步伐，通過提升教育檔案的規范化水平，才能保證其利用價值真正得到體現。

一、大數據時代教育檔案面臨的機遇

大數據為教育檔案管理工作帶來了新的變化，人們對檔案管理的重要性有了新的認識，也為檔案部門提出了更高要求。大數據時代需要將檔案數據準確、全面記錄下來，由于教育檔案種類越來越多，檔案管理工作量逐步加大，若是現在還采取以往的人工管理方式，則難以適宜時代發展要求。在此背景下要求檔案部門盡快作出調整，主動應用大數據技術，在海量教育檔案中成功提取有價值的檔案信息，從而為今后檔案的查詢與利用創造更加便捷的條件。檔案人員也通過對大數據技術的應用，讓以往較為棘手的郵件處理得到妥善管理，除了可以保證教育檔案管理效率以外，也讓檔案管理內容變得更加豐富。此外，也可以應用先進檔案管理系統，檔案人員能夠直接分析獲得的檔案資料，這樣既推動了檔案部門的快速發展，也減少了檔案丟失與損壞問題，保證了教育檔案資料的完整性。

二、大數據為教育檔案管理帶來的挑戰

由于檔案管理在我國起步很晚，在教育檔案管理上也以傳統方法為主，即檔案人員用手工方式管理檔案，這樣效率并不高。而大數據的普及與應用，加之教育檔案管理工作量的不斷增加，在數據信息處理上提出了更高要求，以往的檔案管理方法就顯得過于落后，無法讓海量電子檔案數據得到高效管理。因此當教育檔案數量增加到一定程度后，傳統管理方法必然會產生各種問題，也為檔案部門工作的開展帶來了阻礙。在大數據背景下，電子文件數量也越來越多，這是教育檔案管理中的一項重要內容，在安全性上要求極高。若是在電子文件管理上存在問題，將極易受到不法分子的攻擊，引起檔案信息泄露的問題，也為檔案部門帶來較大的損失，引起教育檔案的丟失與損壞等問題。基于此，檔案部門應該主動適宜大數據的發展，積極對教育檔案管理模式進行改進，這樣既能夠讓數據得到安全管理，也提升了教育檔案的規范化水平。

三、大數據時代教育檔案規范化措施

（一）轉變檔案管理思維模式。大數據為教育檔案管理提出了新的要求，在檔案管理思維上也應該進行創新，逐步朝著數據觀、檔案觀和服務觀等方向轉變。在數據觀理念下開展教育檔案管理工作的過程中，應該注重資料收集的全面性與具體性，這樣才能讓各項數據更加完整。此外檔案管理人員也要信息數據上作出深加工，要積極借助先進的智能工具對信息進行檢索，妥善處理與分析條件相符的信息，其余信息則儲存備用。而在檔案觀理念上需要將教育檔案的建立與歸檔放在首位，應用計算機技術提升教育檔案管理的信息化水平，不僅要構建數字化教育檔案目錄，也要注重對數據庫的建設。這樣才能讓教育檔案實現數據化動態管理，信息的更新與補充也更加及時，檔案內在價值也能得到充分體現。而在服務觀理念下檔案人員應該具備較強的服務意識，不斷提升服務質量，讓用戶享受到個性化的檔案服務，為他們進行基礎性查閱與檢索指導提供幫助。此外，也要讓用戶享受到智能化服務，可以將微博、微信等新媒體利用起來，保證服務的即時性與規范性。

（二）打造大數據檔案資源平臺。面對著大量的教育檔案信息資源，只有做到科學合理的利用，才能避免出現浪費資源的現象。為了實現這個目標，檔案部門應該進行大數據檔案資源平臺的建設，這樣才能保證教育檔案信息資源的共建與共享。現在我國很多地方逐步建立起全國開放的檔案信息資源共享平臺，并直接連接各級檔案館的開放平臺，從而達到了對各地教育檔案管理資源共建與共享的目標。在教育檔案管理工作中，不僅要將大數據技術的作用體現出來，也要從教育檔案信息資源共享平臺出發，加大兩者的整合力度，確保各自優勢得到全面發揮，也有利于平臺功能和服務更加完善。

（三）營造檔案管理安全環境。大數據應用于教育檔案管理時，也要做好安全維護工作，并運用多種措施保證環境得到優化。第一，完善立法。在知識產權法中增加教育檔案管理相關的智力勞動成果，加大保護力度，也完善相關法律法規，為教育檔案管理工作提供更多支持。第二，在教育檔案管理制度上進行完善，加強監督工作。大數據時代要從注重改善教育檔案管理環境，這是保證檔案規范化的有效方式。第三，發揮出網絡信息平臺的作用，讓檔案管理者與提交者、檔案用戶信息交互得到安全保障，將各自權利與義務明確下來，這樣可以避免出現泄漏的問題。第四，要設置檔案信息安全保密防護體系，讓設備軟件得到有力保護，并提升計算機防火墻等級，這樣不法分子才不會有可乘之機。

（四）提供特色智能化檔案服務。教育檔案類型多樣，數量龐大，用戶需求上也有較大差異，并有著碎片化特點。在教育檔案管理過程中，我們需要了解每個用戶的實際需求，從而讓檔案服務更具針對性。通過引入大數據技術，在用戶上作出細致分類處理，讓檔案管理服務更加個性化。在信息技術發展過程中，云計算、數字化和智能化也逐步進入了檔案管理領域，在教育檔案管理過程中，也應該提供特色智能化的檔案服務，除了要做好檔案收集工作以外，也應該增加數據分析內容，讓檔案管理服務得到精確化和定量化處理。這樣才能解決以往檔案服務中存在的問題，將深加工的二次信息提供給用戶，保證檔案管理服務質量實現提升，也讓教育檔案的價值真正得到體現。

四、結語

總之，在我國教育事業發展過程中，教育檔案數量不斷增加，極大增加了檔案部門工作量，只有積極引入大數據技術，才能讓海量信息數據得到有效處理，保證檔案規范化水平的提升。因此我們要從教育檔案管理工作的現狀出發，充分認識到大數據時代為其帶來的機遇與挑戰，主動采取有效的應對措施。這樣才能保證在教育檔案管理中充分發揮出大數據技術的作用，讓教育檔案管理的效益實現提升，也為我國教育事業的進一步發展創造更加有利的條件。

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