交通執法領域檔案管理問題研究

魏凌云

【摘要】現階段我國交通執法領域檔案管理工作狀況不容樂觀，檔案管理存在問題，有的甚至已經嚴重影響執法工作開展。本文圍繞提高交通執法領域檔案管理開展研討，保障交通運輸工作持續健康發展。

【關鍵詞】交通執法領域;檔案管理;存在問題;工作建議

一、交通執法檔案管理工作的重要性

交通運輸行業對促進經濟發展、社會進步有著重要的影響，交通運輸行業的可持續發展對經濟社會發展具有重要的現實意義。交通執法工作是交通運輸工作中非常重要的一項內容，檔案管理工作在交通執法工作中又顯得尤為重要，交通執法檔案是交通管理部門開展交通執法工作時形成的各種文字、影音、電子文件等材料，有較大的利用查考價值，是對交通執法管理的真實記錄，是保護路產路權的重要憑證，交通執法檔案與交通管理緊密相連，二者缺一不可，在近幾年的交通執法工作中，由于頻繁發生違章違法、路產路權賠償案件、當事人不配合執法、暴力抗法等情況，執法檔案顯得尤為重要，特別是有些地市交通執法部門結合“不忘初心、牢記使命”主題教育活動，充分利用執法檔案，深入分析剖析數據，主動對接服務對象，拓展工作思路，在行政許可等執法過程中，完善執法程序，縮短審批時限，提升辦事效率，實現了巨大的經濟和社會效益。總之，做好交通執法檔案管理工作不僅能夠提升檔案的利用效果，同時還能為交通運輸事業的發展和領導決策提供科學準確有效的指導，對于經濟社會發展具有重要的現實意義。

二、交通執法檔案管理工作存在的問題

當前交通執法單位檔案管理工作中存在諸多不盡如人意的地方。主要體現在以下五個方面：

（一）對檔案管理工作重要性認識不夠。在許多交通執法單位，檔案管理人員只盡到了保管員的責任，檔案的價值并沒有真正發揮出來，特別是一些基層單位，沒有配備專職檔案管理人員，對執法過程中形成的各類文字、影音材料沒有及時歸檔整理，導致資料不完整、遺失等情況發生，無法形成檔案，不利于單位依法行政水平建設，同時也不利于規范執法隊伍建設。

（二）檔案管理人員素質有待提升。檔案管理工作是一項專業性很強的工作，需要較強的專業水平，但是由于人事制度的改革，使得交通執法單位編制有限，人員緊張，有些執法單位只能將一些年齡較大、能力水平不高的人員安排進檔案管理部門，這些人員一般沒有經過系統的學習，特別是對一些信息化程度高的音頻、視頻檔案，這就使得檔案的收集、整理、歸檔等方面出現不規范現象，影響了檔案管理工作的發展。

（三）檔案資料管理沒有形成有機統一。當前許多執法類單位將執法過程中形成的檔案與文書檔案分別管理，沒有形成統一的管理體制，這種分體式的管理使得兩類檔案沒有形成有效銜接，不利于統一管理和利用。部分執法單位只注重文書檔案的歸檔整理，對一般檔案不重視，特別是一些文字類、聲像類檔案歸檔不及時，對執法全過程記錄形成的影音類檔案沒有專門的部門負責，造成很多檔案資料沒有歸檔整理，不利于單位檔案的全面建設。

（四）檔案管理的科技化水平不高。隨著社會的發展進步，對檔案信息化工作要求越來越高，雖然目前許多執法單位不同程度地實行檔案管理信息化建設，但只是初步實現了利用管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序及檢索，并沒有把其擁有的檔案信息實現數字化，還不能夠實現網上資源共享，使得檔案資源利用率低，降低了檔案在社會中的需求作用。

（五）檔案資源數據深入分析不夠。在開展交通執法工作中，能夠形成大量的業務技術檔案資料，如果不能夠合理有效地管理，充分分析利用，不但失去很多有效的統計數據，而且不能合理利用這些數據資源，完善執法流程，改進執法服務，切實發揮檔案資源的價值，更不利于提高交通執法工作效率、提升依法行政工作水平和能力。

三、加強交通執法領域檔案管理的建議

針對當前交通執法單位檔案管理工作中存在的主要問題，提出如下解決思路：

（一）提高對交通執法領域檔案管理工作重要性的認識。單位負責人需要增強檔案管理工作認識，將檔案管理工作納入單位年度工作計劃，與其他工作同謀劃、同部署，切實解決檔案管理工作所需要的人財物問題，并對檔案管理進行嚴格考核，提升檔案工作的影響力，及時了解檔案管理工作存在的困難和問題，并妥善解決，營造重視檔案收集管理的氛圍。

（二）加強檔案管理人員隊伍建設。檔案管理人員不僅是資料管理員，更是現代檔案信息管理技術的專家，要提升交通執法檔案管理水平，必須從提高檔案管理人員的專業素養下功夫。檔案管理人員應該樹立終身學習的理念，定期組織開展專業培訓，不斷更新知識結構，擴大知識面，提高綜合管理素質。

（三）健全執法檔案管理體制機制。由于執法檔案的特殊性，其涉及文字、音視頻資料的收集整理，必須不斷建立完善的檔案管理工作制度，有針對性地制定各類管理制度，實行崗位責任制，明確具體科室、管理人員，使檔案管理工作從收集、整理、裝訂、歸檔有一套完備的體系，不管是文字、還是音視頻資料事項實行統一管理、有效銜接，讓檔案管理真正實現常態化、正規化、科學化。同時，加強（下轉第147頁）

（上接第125頁）檔案信息的保密工作，防止泄密問題發生。

（四）加強執法檔案管理的科技化建設。在信息化技術不斷發展的時代背景下，交通執法檔案管理工作也要順應時代的步伐，轉變信息化管理手段，充分借助軟件管理便捷化的優勢，開發先進管理技術，強化檔案科技化、信息化管理，在具體的應用工作中，正確應用信息化對執法檔案信息進行自動分類、組卷、排序等，并通過掃描等方式，全方位實現檔案管理的自動化。

（五）加強交通執法檔案數據分析，提升檔案管理經濟和社會效益。傳統的檔案管理已經不能滿足日益增長的信息需求，檔案管理部門的作用也不僅僅是保存檔案，應該發揮檔案數據挖掘作用，通過檔案資料數據，深入分析交通執法案件的科學性、合規性、合理性，更好地服務經濟社會發展。通過對大件運輸行政許可案卷數據及流程的分析，使行政許可更合理、更科學、更快捷、更方便。例如：根據行政相對人需求，研究審批時限能否再縮短，辦事群眾能否更方便，辦理審批能否不出門等等，并結合實際，提出具體解決辦法，秦皇島大件運輸行政許可就是根據交通執法檔案數據分析，創造性提出“流程減、效率加”工作法，審批時限由原來法定的15日，縮短為5個工作日，不需要勘測的申請當日辦結，研發大件運輸行政許可手機客戶端，使運輸企業足不出戶就能申請大件運輸許可證等等，為大件運輸企業贏得了巨大了經濟效益。該做法得到省市領導的充分肯定，并在河北省推廣應用。

【2019年度秦皇島市社會科學發展研究課題，課題編號：2019221】