探析信息化時代高校辦公室檔案管理工作

趙麗菊

【摘要】現階段，我們已步入信息化時代，在此形勢下，推動了高校辦公室檔案管理工作的優化。同時，信息化的管理方式，促進了檔案管理電子介質管理的有效革新，對檔案管理工作的創新就顯得極為關鍵。針對現階段我國高校辦公室檔案管理工作現狀可以發現，其仍存在著一定的制約性，不利于檔案管理工作的改革。對此，本文主要對信息時代高校辦公室檔案管理工作進行了探討，以供參考。

【關鍵詞】信息時代;高校辦公室;檔案管理

眾所周知，檔案管理是高校管理工作中不可或缺的重要一部分。就一所高校的發展來說，檔案管理所發揮的作用極為顯著，因此我國高校給予了檔案管理工作更多的重視，進而在工作中開始廣泛運用信息化技術，運用電子介質管理檔案，以將檔案管理方式的自動化順利實現。從我國現階段辦公室檔案管理工作的現狀來看，其均采用了最為先進的技術設備，這對創新檔案管理方式極為有利。

一、信息化時代檔案管理工作概述

（一）檔案管理信息化的定義。現階段，我們已進入信息化社會，檔案信息化即將信息化技術融入辦公室檔案管理工作中，高校收集、整理、歸檔和保存檔案資料。除此之外，檔案管理部門還要負責檔案信息資料的提供工作。相較于傳統的紙質檔案管理工作來說，信息化檔案管理工作存在一定的區別，其朝著數字化和智能化方向發展，但是信息化檔案管理工作通常需要借助管理組織的支持才能得到順利開展。

（二）信息化檔案管理的意義。首先，在檔案管理工作中滲透信息化的方式，可充分發揮出便捷的優勢，借助計算機軟件對檔案予以高效的收集與歸檔。如此一來，檔案工作人員運用計算機便能增減和變更資料，促進工作效率顯著提高。其次，落實高效檔案信息化管理方案，推動高校的可持續發展，節約成本和資源。在現階段的發展中，高校要想在短期內讓檔案管理與信息化能夠維持同步，應不斷增強信息化建設，進而推動高校綜合實力以及競爭力的提升。因此，提升高校檔案管理在信息化建設方面的質量，既能有效利用和查閱信息，同時還能為高校實現整體性發展夯實基礎。

二、高校辦公室檔案管理工作的策略

（一）構建完善的管理機制。在信息化時代背景下，要想增強辦公室檔案管理工作的有效性，必須積極改革其管理過程，運用全面管理的模式。首先，將完善的管理機制構建起來。其主要目的是為高校檔案管理工作奠定堅實的基礎，先將標準制定好，和標準相結合展開管理，有效落實管理工作。同時，在管理機制的影響下，檔案的管理工作逐漸朝著規范化和系統化的方向發展，在這一過程中需要將監督工作做好，保留資料收集、歸檔和保管等，均要嚴格遵循相關要求進行管理。其次，對高質量的檔案管理人才進行培養。目前，大部分高校辦公室檔案是由兼職或非專業人員進行管理，效率較低。所以，在信息化發展速度日益加快的時代，要想加強高校檔案管理必須對業務水平較強的專門人才進行培養，促進其責任感的增強，使其管理檔案的綜合水平顯著提升，可以借助加大培訓力度等方式對其綜合管理能力進行培養，包括重視檔案的保密工作、增強其信息風險意識、提高其安全意識等，以不斷優化檔案管理人員的內部結構，在將工作人員業務能力提高的基礎上，對檔案管理工作進行有效優化。

（二）構建檔案信息資源管理系統。各高校應推動檔案信息資料向著數字化資料的方向發展，之后在檔案信息資源系統中存儲，從而使高校辦公室檔案的快速檢索、高校傳輸和信息資源的共享順利實現。同時，在展開檔案管理的時候，我們必須充分認識到創新對整個管理工作的重要性。在將高校自身發展情況充分了解的基礎上，和時代的發展需求相結合，對檔案信息資源體系進行積極完善和調整。如結合高校的檔案資源管理系統和學校建設相關信息平臺的管理，用統一的管理要求對管理工作的開展予以規范，以便于更好地創新高校辦公室管理工作。

（三）檔案材料信息化處理。高校舉辦的形式多樣的日常活動以及開展的日常工作是高校辦公室檔案材料的主要來源渠道，其主要以一定目的得以保存。如財產登記本、錄音帶、珍貴照片、收發電文、重要電話記錄、人事材料、會議決定、會議記錄等。通過信息化的方式，將聲像、紙質等文件，通過系統構建完善、科學的數據庫，通過數字化的方式對全部檔案信息予以存儲。同時，在實際構建的過程中，需通過層次化形式，由低到高，循序漸進，以便于更好地展開信息化管理。

（四）創新管理方法。在信息化時代，出現了各種新的理論知識，為網絡化和信息化的發展奠定了堅實的基礎，也革新了管理技術和管理科學。信息時代信息量巨大、傳播速度快、內容繁雜，辦公室管理人員應第一時間將觀念更新，轉變認識，重視培養自身的創新精神和專業能力，和新形勢的發展需要相適應。應進一步強化研究和調研工作，立足于學校發展的實際情況，盡量多思考，總結管理工作的經驗和規律，準確判斷新形勢下出現的新問題，促進管理工作能動性、實效性和預見性的增強。首先，應將基礎設施建設力度加大，借助現代化的辦公設備，有效提高工作效率和工作質量。其次，應加大應用信息化技術的力度，構建良好的信息管理系統，將指揮調控的現代化以及事務處理的信息化順利實現，為辦公室管理的智能化和自動化奠定堅實基礎。

（五）增強檔案資料的保密性。在高校辦公室檔案管理工作中引入互聯網信息化技術，盡管可以有效促進各類管理工作效率的提升，但會增加管理風險。導致此情況的原因在于，立足于互聯網信息技術的辦公室檔案管理工作，會將檔案信息存放在虛擬空間之中。此外，軟硬件中應將各方面的管理力度加大。首先，落實好檔案保密工作，避免在運用互聯網信息技術時，出現信息泄露的情況。其次，針對那些經常出現的風險還應保持積極的應對態度，這里可以考慮將備份工作等方式做好，以確保檔案資料的安全性。

三、結語

總而言之，在高校整體工作中高校行政工作占據著極為重要的位置，在行政管理中所承擔的職能極為重要，有利于促進高校科研、高校教學等工作的順利開展。高校辦公室的檔案材料，緊跟學校發展的潮流趨勢，對學校各個歷史時期的發展軌跡進行了客觀真實地記錄，在信息化時代，為檔案管理工作構建起優良的客觀條件。對此，探討高校辦公室檔案工作對策意義極為重大。管理工作人員應充分借助此特點，借助主觀努力顯著提高辦公室檔案的服務質量，推動學校的持續發展。

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