?線上辦公的企業(yè)，如何沖出 “合同困境”？

王濤

受新冠肺炎疫情影響，很多企業(yè)只得在線辦公。企業(yè)微信、飛書(shū)、釘釘?shù)绒k公軟件，很大程度上解決了企業(yè)與員工遠(yuǎn)程溝通的難題。

“但是，只解決溝通問(wèn)題還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，合同及文件簽署，才是遠(yuǎn)程辦公和遠(yuǎn)程開(kāi)展業(yè)務(wù)近在眉睫的挑戰(zhàn)！”法大大聯(lián)合創(chuàng)始人兼首席法務(wù)官梅臻如是表示。

“比如：年前已經(jīng)談妥的合同，年后因?yàn)槭艿揭咔橛绊懀芏喙镜墓芾砣藛T還沒(méi)有回到工作單位，即使把合同打印好，蓋章也是一個(gè)難題。即便這些問(wèn)題都得到解決，物流公司還沒(méi)完全恢復(fù)，把蓋好章的合同或者文件及時(shí)遞到也是個(gè)問(wèn)題。”

2020年2月27日晚，在“管理百家大講堂”——《中外管理之企業(yè)“戰(zhàn)疫”復(fù)工進(jìn)行時(shí)》上，法大大聯(lián)合創(chuàng)始人兼首席法務(wù)官梅臻講到了企業(yè)復(fù)工中的“合同困境”。

其實(shí)，遠(yuǎn)程辦公中不僅簽署合同是痛點(diǎn)，而且在企業(yè)要辦理“疫情防控承諾書(shū)”“健康證明”等時(shí)，很多因?yàn)樾枰祥T(mén)辦理、蓋章、寄送，導(dǎo)致不少企業(yè)的復(fù)工手續(xù)變成了死循環(huán)，一些要求嚴(yán)格的行業(yè)復(fù)工變得遙遙無(wú)期。

這為企業(yè)管理者敲響了警鐘——線上辦公的企業(yè)該如何解決合同問(wèn)題？對(duì)此梅臻給出了自己的答案。

疫情中迎來(lái)爆發(fā)潮的線上合同

梅臻舉例道：以地產(chǎn)行業(yè)為例，房企早就暫停了線下售樓等活動(dòng)。然而房屋交易時(shí)涉及到諸多的法律文件，如：認(rèn)購(gòu)書(shū)、房屋交易合同的簽署，都需要到現(xiàn)場(chǎng)，這成了房地產(chǎn)全行業(yè)性的難題。房企只能加快推進(jìn)線上售樓系統(tǒng)的建設(shè)。

目前采用在線合同進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的企業(yè)，比如：中國(guó)房地產(chǎn)50強(qiáng)的時(shí)代中國(guó)公司，目前轉(zhuǎn)型得就比較好。

原本，時(shí)代中國(guó)之前成交一個(gè)客戶平均需要10次以上簽字，一個(gè)客戶平均要簽49份文件，還存在辦理慢、繳費(fèi)慢，以及蓋章慢等種種難題。而使用電子簽章系統(tǒng)后，讓房產(chǎn)交易簽約過(guò)程全部數(shù)字化，包括開(kāi)具收據(jù)，發(fā)函，簽文件、認(rèn)購(gòu)書(shū)、協(xié)議等全部電子化，認(rèn)購(gòu)時(shí)長(zhǎng)從耗時(shí)1個(gè)小時(shí)，縮減到了10分鐘以?xún)?nèi)，支付時(shí)長(zhǎng)從10分鐘減到2分鐘以?xún)?nèi)，認(rèn)購(gòu)簽字?jǐn)?shù)從10多個(gè)減至個(gè)位數(shù)，極大地提升了房地產(chǎn)交易的效率，優(yōu)化了客戶的購(gòu)房體驗(yàn)。

面對(duì)當(dāng)下的特殊時(shí)期，房企還在保護(hù)員工的前提下，對(duì)合同實(shí)行統(tǒng)一在線管理，最大化地降低風(fēng)險(xiǎn)，保障交易的正常進(jìn)行。而對(duì)于客戶來(lái)說(shuō)，購(gòu)房者借助手機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)合同的簽署，方便快捷，而且無(wú)需擔(dān)心合同的丟失、遺漏等問(wèn)題，顯然也是個(gè)利好。

梅臻在“管理百家大講堂”上還提到在線教育機(jī)構(gòu)也在普遍轉(zhuǎn)型，與學(xué)員簽署線上電子合同，通過(guò)刷臉、指紋和手機(jī)驗(yàn)證等形式，1分鐘就可以完成業(yè)務(wù)簽單，簽約效率提升了2-5倍。

疫情一來(lái)，可以看到這樣的現(xiàn)象：線上合同在各領(lǐng)域的應(yīng)用正迎來(lái)爆發(fā)潮。比如：在人力資源領(lǐng)域，勞動(dòng)合同的在線化，可以解決人員分散性、流動(dòng)性帶來(lái)的問(wèn)題;在交通運(yùn)輸領(lǐng)域，相應(yīng)的電子化物流承運(yùn)單據(jù)、出庫(kù)入庫(kù)單據(jù)等的簽署，可以避免紙質(zhì)文件易丟失、易篡改的隱患;在金融服務(wù)行業(yè)，線上簽署開(kāi)戶協(xié)議、投資協(xié)議、借款協(xié)議等已經(jīng)普遍開(kāi)展，在中小企業(yè)解決資金周轉(zhuǎn)困難時(shí)提供了幫助。

本次疫情，加速了在線進(jìn)行合同的簽署、流轉(zhuǎn)、管理的大趨勢(shì)。

線上合同到底如何操作？

梅臻描述道：線上合同的操作過(guò)程非常簡(jiǎn)單，先進(jìn)行相應(yīng)的身份認(rèn)證，通過(guò)身份認(rèn)證后，按操作界面提供的步驟，就可完成線上合同的簽署驗(yàn)證。這方面可以參考法大大官網(wǎng)的操作流程，幾分鐘即可簽完。

最終呈現(xiàn)出的電子合同，很像一個(gè)簽過(guò)字的紙質(zhì)合同的掃描件——一個(gè)有證書(shū)信息的PDF文件。只是不同的是，紙質(zhì)文件的掃描件是個(gè)圖片，容易被修改。而電子合同用的是加密技術(shù)，能夠防篡改。首先這個(gè)合同要進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，認(rèn)證完后給用戶發(fā)一個(gè)數(shù)字證書(shū)，這個(gè)數(shù)字證書(shū)就能代表用戶完成簽約。用戶在簽署文件時(shí)，會(huì)把數(shù)字證書(shū)“簽”到文件上。而調(diào)用這個(gè)數(shù)字證書(shū)時(shí)，則需要短信、刷臉等方式進(jìn)行驗(yàn)證，以確保是本人在操作。

當(dāng)然，在線合同簽署的形式有多種，企業(yè)還可以通過(guò)企業(yè)微信小程序完成在線簽約。如果企業(yè)有數(shù)字化系統(tǒng)的話，還可以采用API-SDK等多種方式對(duì)接企業(yè)自身的系統(tǒng)，方便企業(yè)快捷地完成電子合同的簽署。

法律保障線上合同嗎？

電子合同的合法性也是大家最為關(guān)心的問(wèn)題。對(duì)此，梅臻表示：不必?fù)?dān)心，國(guó)家早已出臺(tái)了相關(guān)的法律法規(guī)——其中最基礎(chǔ)的法律保障是《中華人民共和國(guó)電子簽名法》。此外，《中華人民共和國(guó)合同法》《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》的司法解釋?zhuān)捕即_認(rèn)了電子簽名，以及相應(yīng)的電子證據(jù)的法律效力。

電子合同服務(wù)平臺(tái)，如今甚至已經(jīng)

通過(guò)與司法機(jī)構(gòu)進(jìn)行跨鏈存證

來(lái)保證就算發(fā)生合同糾紛

司法機(jī)構(gòu)也可以隨時(shí)

查看存在鏈上的

不可篡改的合同信息

近幾年，國(guó)家各部委也紛紛出臺(tái)了相關(guān)的政策，倡導(dǎo)和推動(dòng)電子簽名、電子文件的簽署在社會(huì)和商業(yè)中的應(yīng)用。比如：證件電子化、勞動(dòng)合同電子化等。此外，公證處及司法鑒定中心也可對(duì)電子合同進(jìn)行在線實(shí)時(shí)公證，讓電子合同證據(jù)更加權(quán)威。

尤其是，通過(guò)區(qū)塊鏈存證技術(shù)，電子合同及公證書(shū)可以自動(dòng)“上鏈”存證，從而能通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)確保電子合同不可篡改，而且調(diào)取方便。

電子合同服務(wù)平臺(tái)，如今甚至已經(jīng)通過(guò)與司法機(jī)構(gòu)進(jìn)行跨鏈存證，來(lái)保證就算發(fā)生合同糾紛，司法機(jī)構(gòu)也可以隨時(shí)查看存在鏈上的不可篡改的合同信息。而不需對(duì)電子證據(jù)的保存過(guò)程再進(jìn)行驗(yàn)證，通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)使電子合同的糾紛處理，更為便捷和高效，甚至可以達(dá)到智能化審判的效果。

責(zé)任編輯：李靖