事業單位檔案歸檔文件整理方法探討

錢明 史敬陽

【摘要】在事業單位檔案管理工作中，文件整理及檔案歸檔是其中一個重要的環節。檔案歸檔工作是針對一些處理完畢的資料和具有參考利用價值的文件進行整理、分類和保存，其檔案歸檔工作的質量影響著事業單位的管理工作。基于此，本文對事業單位檔案歸檔文件整理方法進行探討，以此提升事業單位檔案歸檔工作的質量。

【關鍵詞】事業單位;檔案歸檔;文件整理;方法探討

檔案，指的是經過科學的歸檔工作過后的文件材料，需要檔案管理人員對文件資料進行相應的分類、整理、編號和歸檔。而在事業單位的檔案管理工作中，若要提高檔案管理工作的效率和質量，檔案管理部門在進行檔案管理時，需要采用科學合理的文件整理方法，針對有價值的檔案進行分析和保存，同時對一些失去價值的檔案，及時進行剔除或者經過審批之后將檔案進行銷毀。

一、事業單位檔案歸檔文件整理的原則

（一）嚴格遵循歸檔文件整理規則。事業單位在進行檔案歸檔文件整理過程時，應當嚴格遵循歸檔文件整理規則，遵循文件形成的規律。首先，事業單位在進行文件整理時，可以參照《歸檔文件整理規則》進行歸檔工作，其包含了許多檔案歸檔以及文件整理的方法，比如按照檔案紙張編目進行文件整理;同一事件的檔案材料排列在一起;不破壞原有文件材料的排列順序等等。這一規則內容給予事業單位檔案歸檔工作以及文件整理指導性方法，促進事業單位檔案工作效率的提升。其次，事業單位的檔案資料是事業單位在進行各項會議學習活動中產生的，其數據真實反映了事業單位的發展特點和面貌，因此，在進行文件整理時需要充分考慮其文件材料產生的特點和規律，在進行檔案歸檔以及文件處理時盡量保持活動的完整性。比如說，文件的整理應當保持某項會議或者某項活動的完整性;或者文件內容的整理，不可分割正文、批復、請示和附件等內容，保持文件的內在聯系;或者文件整理時保持會議、決議等重要文件的初稿、討論稿、定稿等形成過程進行排序。

（二）檔案保存整理的基礎原則。事業單位的檔案文件資料，包括本單位各項活動產生的，上級部門對本單位下發的指示性文件、指導性文件，或者對本單位相關的批示和批復文件，本單位編印的簡報刊物稿子和樣本，出版物的樣稿和樣本等等文件資料，它們之間的關系密不可分，都同樣呈現了事業單位發展的特點和面貌。因此，事業單位在進行檔案歸檔及文件整理時，應當在保持各個文件聯系的前提下進行，才能充分反映文件資料的時間、內容和形式，才能充分反映事業單位各項活動形成的面貌和歷史特點，才能體現歷史檔案資料整理和保存的情況。因此，在檔案歸檔及文件整理時，在保有歷史整理的基礎上盡量不拆分卷案整理，同時利用歷史整理、檢索成果，保存已經整理的卷案的原狀，針對整理錯誤或者不當的文件資料，及時進行改動和糾正。

（三）堅持保管和利用的基本原則。事業單位在進行檔案歸檔及文件整理時，除了保證其文件整理的有序性和完整性以外，還需應當堅持保管和利用的基本原則，以此實現檔案管理的安全和有效利用的目的。及時針對一些具有挖掘價值的文件資料進行深入研究和保存，對失去研究價值的文件進行剔除和銷毀，同時可以利用現代信息技術或者計算機技術對文件檔案進行科學管理，比如利用計算機檢索文檔資料，可以快捷檢索出分散在不同類目中的同一事件的資料或者同一問題的檔案信息，以此保證檔案文件之間的聯系。

二、事業單位檔案歸檔文件整理的方法

（一）文件整理的方法。1.分卷整理。針對事業單位中具有保存價值的文件進行有效區分，參照相關整理的法律條文規定，區分文件的價值時根據文件保管期限的長短進行，以此對文件進行分卷整理。2.文件性質區分整理。就是針對事業單位中的黨務文件和行政文件分開整理，并且分別立卷保存。例如，某人社局在接收到相關的行政文件時，應當由相應的工作人員進行接受和整理，避免與黨務文件相混淆。3.按年份區分整理。事業單位的檔案資料較多、較繁雜，并且周期性較長，因此，在進行文件整理時，應當根據不同年份進行文件整理，相同年份的文件資料可以一起立卷，不同年份的文件資料不可一起立卷。4.區分加密文件和普通文件。許多事業單位的檔案資料中存在很多加密文件，因此在進行文件整理時，應當將秘密文件與普通文件區分整理，并且加密文件與普通文件的整理標準不同，應當嚴格遵循其不同標準，保證文件內容的機密性，否則一旦信息泄露，會給事業單位帶來嚴重的損失。

5.對特殊載體的文件進行整理。事業單位在進行文件整理時，需要在保持特殊文件不受破壞的前提下，對特殊載體的文件進行統一的整理歸檔。

（二）檔案歸檔的方法。1.檔案的分類。事業單位在進行檔案歸檔工作時，應當對檔案實體進行分類，可以按檔案信息的來源、時間、內容、形式等特點對檔案信息進行層次劃分，然后形成相應的類別體系。通俗來講，就是對已經整理好的文件資料，進行分層管理，對文件的保存、放置、排序進行管理。而對檔案實體分類主要分為三層：第一層主要是國家級的檔案分類，對其歷史屬性、專業屬性、地區屬性、級別屬性和形成屬性進行分類，這種分類方法保證了國家級檔案資料在檔案管理庫中的合理分布;第二層是對檔案室內的檔案區分全宗;第三層是對全宗內的檔案按照相關標準，對其來源、時間、內容進行分類，建立系統化的檔案卷整理體系。2.檔案的整理。根據具體化、有序化的整理工作，將整理的檔案進行保管，以此方便檔案的查閱。并且在整理工作中應當與文書處理工作緊密聯系，對檔案進行查漏補缺，盡量保證檔案的完整性。比如，有請示文件就應當有批復文件;或者重要文件的征求稿、討論稿、修改稿、定稿齊全等等。3.檔案的編目。就是在進行案卷文件整理之后，需要對案卷封面進行編目。狹義上的檔案編目工作，是對歸檔文件的文件號、責任者、題目、文號、時間、頁碼和備注等進行項目標注，而廣義上的檔案編目工作需要在狹義編目的基礎上進行檔號的編制。檔號是檔案管理編號的總稱，主要包括了全宗號、類別名稱、案卷號、卷盒號和保管期限等。

（三）信息化檔案歸檔文件整理的方法。事業單位在進行文件整理及檔案歸檔工作時，應在原有的方法基礎上，充分利用現代信息技術，對檔案進行信息化的管理。新時期，現代信息技術不斷發展，計算機技術在各個行業領域普遍使用，事業單位應當順利時代發展的特點，充分利用計算機，建立信息化的檔案管理工作，以此提升檔案管理工作的效率。其具體方法為以下幾個方面：1.通過計算機，事業單位可以下載和使用有關的文件整理及檔案歸檔的文件，然后對文件整理及檔案歸檔工作進行信息化管理。2.檔案管理人員可以利用計算機，將來自不同時間、部門和來源的檔案信息轉化為電子化管理，并且將事業單位中的電子檔案信息進行分類、傳遞、保存和管理，可以有效提高檔案管理的效率。3.通過信息化檔案管理，擴寬檔案實際儲存的空間，有效地節約資源。比如，某事業單位通過使用信息化檔案管理，節省了檔案儲存的空間，相關的工作人員可以充分利用節省出的空間進行改造，改造成活動交流的地方，不僅提高了檔案管理的效率，而且活躍了事業單位的工作氣氛。

三、結語

總而言之，事業單位在進行文件整理及檔案歸檔工作中，應當在參照檔案管理的基本原則基礎上，對事業單位檔案歸檔文件整理的方法進行深入研究，同時順應時代發展的潮流，建立起科學合理的檔案管理模式。

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