醫院電子檔案管理存在的問題及解決方法

馬婕

【摘要】隨著電子檔案在醫院管理中的運用，其獨特的優點給醫院的檔案管理帶來了極大的便利，也為其他工作的有效進行提供了良好的基礎。但是，電子檔案的管理存在著一些問題，亟待解決。本文分析了醫院電子檔案管理中存在的問題，并提出了一些解決對策。

【關鍵詞】醫院;電子檔案;解決辦法

檔案管理是醫院工作中必不可少的工作，在醫院工作中，往往因人員的大量流動而需要進行記錄。對記錄后的檔案進行有效的管理，能夠防止這些檔案的丟失，保障其他工作的順利開展。隨著科技的發展以及計算機技術在各個領域得到了廣泛的應用，檔案正在逐漸變為電子化，尤其是在醫院管理中，看病的一切流程正在向無紙化發展。

一、醫院檔案管理電子化的好處

（一）順應時代的發展。21世紀以來，借助于計算機的使用，檔案管理都在逐漸實施電子化的管理方式。電子化的檔案管理方式，是時代發展的產物，是電子科技飛速發展的證明，是未來一段時間檔案管理的必然趨勢。與紙質的檔案相比，電子檔案書寫更快，也更容易保存，不會像紙質檔案那樣因亂放而丟失。電子檔案管理在醫院工作中的應用能夠使醫生快速查詢到每一位患者的信息，從而提升醫生的工作效率，更好地對其進行醫治。還能將龐大的檔案數據信息進行系統的管理，方便醫生和患者的查閱。

（二）實現資源的最大化利用。在醫院工作中，每天的人流量是巨大的，基本上每個人都需要建立檔案。累計起來用于建立檔案的紙張數量是巨大的，因此，需要大量的經費支出。尤其是醫院，每天要接待的患者不計其數，只用于檔案的紙張開銷就無比巨大。如果省下這一部分開銷，把節省下來的資金用于購買醫療設備上，那么，就會極大地提升醫院的醫療水平。電子化檔案正是解決這一問題的有效途徑。另外，電子化檔案還能彌補紙質檔案因年代久遠或保存不當字跡變得模糊的缺陷，因其具有電子信息的特性，可以進行拷貝工作，為防止遺失可進行備份。在查閱的時候，也可以進行拷貝，最大地體現出檔案工作者的勞動成果，也能夠使檔案管理工作服務的范圍更加廣泛，實現資源的利用最大化。

（三）加強檔案信息的實效性。紙質的檔案具有較強的時效性，一旦封存起來就很難再進行更改，不能實現檔案的再次修正。若必須進行改正，只能重新再制定一份檔案。所以紙質檔案不利于信息價值最大化的實現。與此相比，電子檔案就有很大的不同之處，對于一份已經完成的檔案，人們可以根據需要隨時在計算機上進行二次修改，極大地實現了信息價值的最大化。

二、醫院電子檔案管理的現狀和存在的問題

（一）醫院電子檔案管理的現狀。電子檔案在醫院中的應用是檔案管理的巨大創新，電子檔案的應用極大地改善了醫院就診的程序，提升了醫生的診治效率，為醫院各項工作的順利開展提供了保障。但是，醫院在使用電子檔案后，進行檔案管理的仍是原先的管理人員，他們仍用管理紙質檔案的方法進行電子檔案管理，再加上對電腦操作不熟悉，所以，在電子檔案的管理上出現了很多問題。

（二）醫院電子檔案管理存在的問題。1.電子檔案管理人員問題。檔案管理看似簡單，但是它是一個很難的工作，需要管理人員具有極強的檔案管理專業性知識。要做好檔案管理工作只具有專業性的知識是不夠的，還需要具有豐富的檔案管理經驗。而電子檔案管理的要求更多，在此基礎上還要具有良好的計算機操作能力。然而，目前醫院的檔案管理人員大多是非科班出身，不具備良好的專業知識，還有一部分人員是從行政、后勤等部門調過來的，只是因為他們具有良好的計算機操作能力。因此，醫院電子檔案管理人員水平不一，幾乎沒有能夠完美勝任該工作的管理人員。電子檔案管理人員狹窄的知識面以及專業技能的欠缺，使電子檔案管理的質量和效率受到了很大的影響。另外，醫院各部門之間人員調動的程度很大，存在電子檔案管理人員剛剛熟悉檔案的管理流程之后就被調走的情況，具有豐富經驗的管理人員不能真正地發揮作用，在很大程度上造成了電子檔案管理的困難。有關調查顯示，醫院往往傾向于對科研的大力投入，對提升醫療人員的醫療水平上也投入很大。但是沒有重視對電子檔案管理人員的培養，也沒有投入大量資金建設完善的電子檔案系統。因此，電子檔案管理人員在缺乏專業培訓的基礎上，不可能提升管理水平，管理觀念落后導致的電子檔案管理落后的情況也就不足為奇。2.電子檔案管理方面的意識太過薄弱。在醫院的高層管理人員中，有很大一部分人堅持認為醫院的首要的工作就是提高醫療水平，注重科研工作，以此更好地造福于人民和提高醫院的效益，對于電子檔案的管理無關緊要，管理的好壞與醫院的直接利益沒有什么關系。在這種思想的誘導下，醫院電子檔案的管理工作缺乏足夠的重視，出現了大量的問題，不能對患者的檔案進行及時的保存，利用率也不高。殊不知，這種想法是錯誤的，電子檔案的管理至關重要，它是醫院管理工作中必不可少的一道程序。電子檔案管理不善，雖然不會造成醫院的直接損失，但是會間接的造成醫院的損失。此外，醫療人員的檔案意識不強，在記錄患者的病情時，草草幾句，不能進行完整的記錄，這就導致患者的電子檔案不完整。種種原因加大了管理人員對電子檔案管理的難度。3.管理制度、技術的落后。一方面，在醫院中，幾乎很少會制定針對性的電子檔案管理制度，即使制定了一些制度，也很久不進行更新。所以就很容易造成電子檔案管理上的疏忽;另一方面，醫院的電子檔案管理技術落后，有關管理人員對電子檔案管理技術不了解，對計算機系統的應用也不了解，因此不能建立成熟的電子檔案管理技術。管理人員只是勉強能夠使用電腦進行檔案的檢索工作，不能進行檔案的儲存和精確查找。此外，電子檔案管理設備陳舊也是影響電子檔案管理的一個很重要的問題。所以，很有必要改進電子檔案的管理技術。

三、醫院電子檔案管理問題的解決對策

（一）提高電子檔案管理人員的綜合素質。隨著電子科技的發展，電子檔案管理涉及的知識越來越多，涉及的信息量也越來越大，相應的對電子檔案管理人員的要求也越來越高。如今醫院的電子檔案管理不僅需要管理人員具有扎實的專業知識功底和豐富的管理經驗，還需要掌握現代的管理技術，如電子檔案管理系統的運用、計算機的操作等。一些學者和管理大師經過研究認為電子檔案管理員不但要具備良好的思想素質和職業道德，還要具備嚴謹的工作作風和敬業精神。對此，要加強電子檔案管理員的培訓，強化專業知識的同時還要加強職業道德的培養。讓其能夠在日常的工作中注意搜集、整理醫院的檔案研究資料，提高整體的電子檔案管理水平。

（二）規避電子檔案管理工作中的風險。在醫院的電子檔案管理工作中，存在的管理風險問題就是檔案的泄漏，隨著電子檔案的使用，對電子檔案的安全風險問題更應該引起足夠的重視。電子檔案是與計算機網絡結合的產物，因此它的安全性受到網絡的極大影響。醫院的電子檔案一旦泄漏，對醫院會造成極大的影響。所以，注重電子檔案管理中的安全風險工作，有著極其重大的意義。一方面，不斷完善適用于醫院的檔案管理機制。建立完善的管理機制對醫院電子檔案管理有效的管理很有必要。首先，醫院應該找出專門的人員來負責電子檔案管理的安全問題，在電子檔案體統上設立一些防火墻。其次，還應該對有關管理人員進行檔案安全問題的培訓，加強他們的安全意識;另一方面，要采用科學的檔案管理方法。采用科學的電子檔案管理方法能夠使檔案長期保留下來，充分發揮信息的可讀性和可用性，實現對電子檔案的全程管理。

四、結束語

在醫院管理中，檔案管理是一項十分繁瑣且重要的工作，醫院每天巨大的人流量又給檔案管理工作帶來困難。隨著電子科技的發展，計算機系統與檔案管理相結合形成了電子檔案管理，把計算機操作的便利性充分的應用到檔案管理上來，給醫院的檔案管理人員帶來了極大的便利。但是，計算機網絡的風險性導致電子檔案也存在著很大的風險，所以電子檔案管理仍有很長的路要走。

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