“互聯網+”時代高校智慧檔案館頂層設計研究

于莎莎

【摘要】國務院曾提出要創新政府網絡化管理和服務，加強互聯網與政府公共服務體系的深度融合，推動公共數據資源開放，構建面向公眾的一體化在線公共服務體系?！盎ヂ摼W+”時代為檔案館的新一輪改革帶來了機遇。本文主要從云計算、大數據、物聯網等幾方面闡述如何依托技術手段，整合檔案信息資源，構建互通有無、資源共享的新型檔案信息利用模式，并就存在的問題進行剖析。

【關鍵詞】互聯網;高等院校;智慧檔案館;設計

智慧檔案館是“互聯網+”在檔案界的主要實現方式，建設智慧檔案館是“互聯網+”時代檔案館的必然發展趨勢，高校檔案館作為學校的公共服務機構，承載著學校記憶與文化傳播的功能，高等院校開展高校智慧檔案館建設，有助于促進高校檔案信息資源的共建共享，其推行和發展將對智慧校園的研究具有極大推進作用。納入智慧校園建設體系的智慧檔案館將為高校提供更加完善系統的信息資源，為師生提供更準確更便捷的歷史信息與個人息息相關的檔案信息，為社會提供更加完備的信息利用服務，其發展會促進各文化事業機構信息資源的二次整合，形成更完備立體的知識，甚至智慧，構建全面的一體化在線服務體系，完成檔案管理為師生服務的宗旨，實現檔案的利用價值。

一、相關概念解析

（一）智慧檔案館與高校智慧檔案館的概念。筆者認為智慧檔案館是將現代信息處理技術（包括云數據計算支持、大數據計算支持、物聯網等）充分應用到檔案管理的各個方面，再利用這些成果，通過智慧城市的應用層，將已經整理好的信息、知識乃至智慧主動推送到利用者手中，以達到人檔關聯、人人利用這個預期的一種新興平臺。高校智慧檔案館在智慧校園建設的框架下，利用豐富的館藏資源實現館際間館藏資源的整合、傳遞、共享。

（二）智慧檔案館和智慧校園之間的關系。智慧校園為智慧檔案館的構建提供了基礎，而智慧檔案館的發展也為智慧校園提供了智力支持。所以，基于兩者的概念及其概念的延伸，筆者認為智慧檔案館和智慧校園的關系有兩點，一點是二者在功能和作用是相輔相成的，另一點是兩者的服務對象是相同的。

二、如何依托技術手段，構建共享型高校智慧檔案館利用模式

（一）云計算技術。云計算能通過網絡“云”將巨大的數據計算處理程序分解成無數個小程序，利用云計算技術可以在很短的時間完成對數以萬計的數據的處理，從而達到強大的網絡服務。利用云計算技術，搭建“檔案云”，你可通過網絡連接不受時空限制地訪問和存取分布在云端的資源，實現檔案用戶的資源共享。打造基于互聯互通的檔案網絡，將各自獨立而分散的檔案資源，整合為云存儲系統中的一部分，有助于實現若干個體檔案館的聯動與館際資源共享。從縱向上看，云計算增強了館際間館藏資源的互相傳遞。館際間館藏資源的互相傳遞是各地、各種類檔案館之間在云計算技術應用下的主要應用方式，其主要目的是加強館藏數字資源的傳遞，如檔案的索引、目錄、全文等;從橫向上看，云計算也增強了智慧檔案館與其他文化事業單位的信息交流，做到資源共享，互通有無。

（二）大數據技術。人們常說，當今的時代是一個信息大爆炸的時代。誰能抓住海量信息背后的規律，誰就能掌握這個時代的脈搏。將大數據技術應用于高校智慧檔案館的利用服務是重頭戲。大數據具有高速、類型多樣、存儲量大等特性。 對于檔案業務收集、保管直至利用等流程都產生巨大作用。例如，在收集環節，檔案館無須參照歸檔范圍對歸檔的文件進行判定，大數據技術的分析功能可以自動對文件材料進行篩選;保管環節，面對冗繁的館藏信息資源，大數據相對于云平臺的存儲功能，還有數據挖掘、分析等功能，可以對海量的檔案信息資源進行邏輯處理，協助檔案館員提高查全率和查準率。

（三）單軌制檔案管理的推進。伴隨著無紙化辦公的推進，檔案載體從單純的紙質向電子紙質雙套制的變革，到從雙套制轉變為只存留電子文件的單套制變革（單套制-雙套制-單套制），具有時間成本、經濟成本、無線傳輸、知識管理等優勢，無紙化辦公模式可以使檔案工作從繁重的整理活動中解放出來，使高校檔案人員可以投入更多的精力有效挖掘檔案信息資源所內含的隱性知識和顯性知識，用于高校檔案館的智慧輸出，更好地為用戶服務。無紙化辦公進程的發展，尤其是單套制檔案管理模式的推進是智慧檔案館不可或缺的一個條件，其多重優勢對智慧檔案館的建設和運行具有很大影響，這個必然推進的進程，亦是智慧檔案館的“東風”。

（四）物聯網技術。感知層、平臺層和應用層共同構成物聯網的基本架構。構建智慧檔案館的關鍵性技術之一就是物聯網技術，物聯網技術實現了人和物的鏈接，即將虛擬的檔案信息和檔案利用者之間聯系起來。自動感知利用者的個人信息和需求信息，將檔案的館藏信息和利用者的需求信息有機聯系起來，使檔案利用者的個性化需求得到全面而準確的滿足。利用者與檔案館藏的海量信息交互的過程，同時也是檔案信息和利用者之間的溝通。這種溝通，使智慧檔案館對利用者的服務體現出兩方面的優勢：1.主動服務優勢，感知層可以對來訪者（查檔者）的個人信息進行識別，比如，他們的年齡、單位、工作崗位等，根據他們的查檔目的快速幫其查找到所需要的檔案信息內容，改變了以往的坐等上門服務，服務方式更主動。2.針對性服務結合大數據分析平臺，可以時刻收集用戶的利用信息，并且將信息進行細化，比如，可以把用戶所在區域、個人愛好、語言等信息進行細化，針對不同用戶的不同需求，為其“量身定做”精準的服務。在經過大數據平臺的信息處理后，形成新的利用方案，向用戶提供有針對性的信息服務，形成“私人定制”的理想服務狀態。

三、構建資源共享的檔案信息利用模式中存在的問題及對策

1.需要政策的支持。高校智慧檔案館建設是推進智慧化校園進程的一個重要環節，肩負著記錄智慧校園的發展歷程，因此學校政策應給與大力支持，加大資金的投入，然而，許多高校對檔案館的關注度不高，覺得不能創造明顯的經濟價值，所以很少受到學校領導的重視，很難得到資金的幫助，這給智慧檔案館的建設帶來了阻礙。2.標準體系的支持。高校較低的檔案信息化水平和難以解決的安全問題對智慧檔案館建設存在一定的阻礙作用，高校應結合自身特點，建立相關標準。3.檔案人才隊伍的支持。高校檔案工作者一般學科結構比較單一，熟悉檔案是他們的專業優勢，但大多數檔案員缺少計算機知識的掌握，因此這就要求高校檔案工作者在掌握專業知識的同時，通過多種途徑和形式參加計算機等培訓，同時提高創新意識，鍛煉打造一專多能的復合型檔案專業人才隊伍。

【本文系黑龍江省檔案局科技項目智慧檔案館頂層設計與運行模式探究（HDK2018—15）階段性研究成果】

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