事業單位人事檔案管理信息化建設現狀及提升策略

楊金明

【摘要】伴隨我國信息化建設的深入發展，信息化技術已強力滲透到各行各業，人事檔案管理作為事業單位管理的重要組成部分，加強人事檔案管理的信息化建設有利于提升人事檔案管理的效率和質量，促進人事檔案開發利用的科學化，推動各事業單位之間的交流與合作，提升事業單位人事檔案管理信息化水平。本文以事業單位作為研究對象，以檔案管理作為研究切入點，論述了人事檔案管理信息化建設的價值，指出了事業單位人事檔案管理信息化建設的現狀，提出了事業單位人事檔案管理信息化提升策略，為事業單位推進人事檔案管理信息化建設提供參考建議。

【關鍵詞】事業單位;人事檔案管理;信息化建設

檔案是一種重要的信息載體，通過對檔案資料的記載，獲知所研對象發展軌跡，并據此預測其未來走向。檔案在人類歷史發展和社會管理中發揮著不可替代的作用。隨著人類社會的不斷向前發展，社會生產力的進一步提高，檔案的種類和形式變得日益多樣化，比如紙質檔案、電子檔案、音像檔案、實物檔案等，檔案形式的發展有力推動了檔案管理的穩健持續發展，提升了事業單位檔案管理的效率和水平。人事檔案管理作為企事業單位管理的重要內容之一，通過人事檔案可以獲知工作人員的以往表現、工作能力、勝任崗位、工作穩定性等重要信息。科學的人事檔案管理有利于事業單位開發和利用人才，方便事業單位工作人員合理流動，提升工作人員的工作滿意度。伴隨我國互聯網和現代信息技術的快速發展，傳統的檔案管理模式不能滿足信息時代的發展要求，而加快事業單位人事檔案管理的信息化，推動人事檔案管理模式向信息化方向轉變，則是信息時代和事業單位發展的客觀要求。

一、事業單位人事檔案管理信息化建設的價值

由于紙質檔案管理是傳統人事檔案管理的主要對象，這使得人事檔案管理往往面臨整理分類困難、開發和利用率低、數據統計分析難度大、不容易保存等問題，這些問題的存在不利于事業單位人事檔案管理效率的提高，不利于合理開發和利用人事檔案信息，這是擺在事業單位人事檔案管理者面前的一項重要難題。而事業單位人事檔案管理的信息化則能夠有效提高人事檔案管理的質量和水平，更好地開發利用保存人事檔案信息，為事業單位發展提供更優秀的人才支撐，進一步提高事業單位人事檔案信息的安全保護等級。

二、事業單位人事檔案管理信息化建設的現狀

事業單位人事檔案管理的信息化是一項系統、復雜的工程，在這項龐大的工程中起關鍵作用的有人、財、物、制度、技術、管理等因素。本文則著重從人員、制度、管理等方面分析事業單位人事檔案管理信息化建設現狀，以期為人事檔案管理信息化建設提供理論指導。

（一）領導對人事檔案管理不重視。人事檔案管理是事業單位最基礎且不被重視的一項工作。不當的人事檔案管理往往容易造成人事檔案的丟失、損壞、遺漏等，不利于有效地發現和使用人才，造成人才流失，給事業單位和國家造成損失。目前，有些事業單位的領導對人事檔案管理的認識仍然停留在初級階段，他們想當然地認為人事檔案管理只是對人事檔案的簡單收集、整理、分類和保存，履行人事檔案的查詢、調入和調查等職責，只要不發生人事檔案的丟失、損壞、遺漏等事件就可以，這種安于現狀、不求突破的落后思想對推進事業單位人事檔案管理的信息化無益。因此，事業單位的領導必須強化對人事檔案管理信息化建設的高度重視，為推動人事檔案管理的規范化、便捷化和科學化營造良好的發展環境。

（二）人事檔案管理制度的不完善。事業單位檔案管理的穩步發展離不開完善的檔案管理制度的保障。人事檔案管理制度涉及人事檔案的調動、整理、分類、查閱、開發和保存等制度內容，不管缺失哪一個方面或哪一個方面做得不到位，都不利于事業單位的人事檔案管理。比如，人事檔案調動制度的不完善或缺失，極容易對人事檔案調動人員造成心理困擾，或者導致人事檔案的丟失、損壞和遺漏，再比如人事檔案開發和利用制度的不健全，容易造成優秀人才被埋沒，甚至嚴重流失，等等。因此，科學合理、健全有效的人事檔案管理制度對于引進人才、提高效率和優化管理起著關鍵性作用。

（三）專業化檔案管理人才的缺失。專業的檔案管理人才是提升事業單位人事檔案管理效率和推動檔案管理信息化建設的第一資源，其工作能力和水平直接影響著人事檔案管理工作的效率。然而，事業單位當前專業化人事檔案管理人才的缺失，是事業單位實現人事檔案管理信息化面臨的最大障礙。當前，有些事業單位檔案管理人員對檔案管理的工作流程、信息化技術手段應用、信息化技術和設備不能獨立熟練地操作，加之一些人事檔案管理人員的不作為、不擔當和亂作為，使得人事檔案管理信息化無法真正落實到工作中，不利于信息技術手段在人事檔案管理中的有效運用，從而制約了事業單位人事檔案管理的信息化。

三、事業單位人事檔案管理信息化的提升策略

積極推動事業單位人事檔案管理信息化既是當今信息時代發展的必然要求，又是落實“推進國家治理體系和治理能力現代化”的重要體現。依據前文對事業單位人事單位檔案管理信息化建設現狀的分析，提出了推進事業單位人事檔案管理信息化的有效對策。

（一）提高領導對人事檔案管理的重視。事業單位管理者對人事檔案管理信息化的態度和重視程度，決定了人事檔案管理信息化的建設成效。首先，事業單位領導在思想上要充分意識到人事檔案管理信息化是大勢所趨，不可阻擋。其次，要為事業單位人事檔案管理信息化提供較充足的資金保障和技術裝備，比如電腦、投影儀、掃描儀、傳真等硬件設備，及一些常用的軟件。再次，要在人才隊伍建設上，大力引進和培育專業化的檔案管理信息化人才，提高檔案管理的效率和質量，防范檔案信息的被盜取和篡改。最后，事業單位領導要認識到：人事檔案管理信息化建設是事業單位檔案管理部門一項相當重要的工作;是人事檔案資料管理向信息化管理轉變的一種重要形式;是人事檔案管理從單一的管理工作全面轉向社會服務性工作的一個重要過程，比如不光是對人事檔案的收集、整理、分類、保存、調動等工作，而且涉及到人事檔案信息的共享、人才隊伍建設等更為重要的工作。因此，事業單位管理者必須強化對人事檔案管理信息化建設的認知，轉變觀念，落實行動。

（二）完善人事檔案管理制度。完善的人事檔案管理制度是保障檔案管理工作有序進行和規范檔案管理人員從業行為的重要制度。首先，要建立事業單位人事檔案管理信息化管理制度，切實保障人事檔案管理信息化的真正落實，全面提高人事檔案管理信息化水平。其次，要改革和完善事業單位人事檔案管理現行制度。人事檔案管理制度中不符合時代發展要求的，不利于事業單位檔案管理發展信息化的內容，要進行刪除，而對于人事檔案管理信息化面臨的新問題、新要求，要適時的建立并完善現行檔案管理制度，全面提高事業單位人事檔案管理的效率，以切實保障工作人員的權益，為事業單位引進優秀人才提供更優質的服務。

（三）培育人事檔案管理專業化人才。專業化檔案管理人才的培養要堅持內部培育和外部引進相結合的原則。人事檔案管理專業化人才的內部培養：首先，要培養檔案管理人才的信息管理意識，促進現代信息技術手段和人事檔案管理的有效融合，有力推動事業單位人事檔案管理的信息化進程，全方位提高事業單位人事檔案管理的效率和水平。其次，要培養檔案管理人員過硬的職業道德素質，嚴守工作人員檔案信息，切實維護工作人員權益，防范檔案信息的被盜取和篡改。再次，要培養檔案管理人才良好的服務意識，為檔案調動人員和事業單位提供更優質的服務，有利于企事業單位引進人才，實現快速發展。而檔案管理人才的外部引進，主要是引進一些擁有檔案管理或圖書情報專業背景、具有豐富的檔案管理從業經驗的優秀人才。總之，通過內外培育和引進可以從根本上解決事業單位檔案管理人才緊缺的局面。

【參考文獻】

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