新時代做好高職院校辦公室工作的思索

王玉蘭

摘 要：辦公室作為學校行政管理工作的核心機構，承擔著辦文、辦會、辦事等多項職能。新時代對做好高職院校辦公室工作提出了新的要求，文章從抓好執行力、工作規范化、強化保障力、提高服務質量四個方面，對如何做好高職院校辦公室工作進行了探索。

關鍵詞：新時代;高職院校;辦公室工作

一、辦公室的職能

（一）高起點謀劃，著力辦好文

以文輔政是辦公室的職責所在，主要分為四個部分：一是綜合性文字材料的起草。全面、準確領會發文意圖并做好記錄，起草的內容包括日常通知、制度辦法、活動方案、考察函、匯報、經驗交流、領導講話等，要反復琢磨，多次修改，避免文稿硬傷。二是文件印發。從合法性、合規性、合理性對送審稿進行規范性審查，審核標題、語句、標點符號、格式等，及時向起草單位反饋意見并進行完善，登記編號，并印發文件。三是來文處理。及時接收文件做好登記，擬定來文的分送處理意見，呈送領導閱示，并轉交相關部門承辦;嚴格按規定范圍組織傳閱和傳達，并主動與相關部門進行協商溝通，做好文件的催辦落實，及時對文件進行歸檔處理。四是信息宣傳。加強與新聞媒體和政府機關信息中心的聯系和合作，圍繞學校的教育教學成果、專業學科建設、精神文明建設、國際交流合作、產教融合等方面及時報送政務信息，努力宣傳學校的辦學典型經驗，擴大學校在社會上的影響力，提高學校知名度，促進社會和家長對學校的了解。

（二）高質量推進，著力辦好會

“辦好會”是工作推進落實的有力抓手：一是周到細致地做好會前各項準備工作，擬發會議通知，收集匯總會議議題，準備好會議有關資料，布置會場，調試好音響設備，盡量確保每一個環節不出紕漏;二是會中全程參與，做好會議簽到、會議記錄以及熱水添加等會務工作;三是會后做好整理和總結工作，撰寫會議新聞稿，決策性會議要及時編發會議紀要及決議事項抄告單，做好決議執行情況反饋和歸檔工作，確保學校各項決策部署貫徹執行到位。同時，凡屬應該保密的要嚴格遵守保密紀律，嚴格控制參會人數，提高會議實效。全校性大規模會議，實行會議審批制度，由辦公室統籌協調安排，并進一步精簡會議議程，各類會議能不開的堅決不開，可以合并的要精簡合并，切實改進會風，杜絕文山會海。

（三）高標準落實，著力辦好事

運轉保障、統籌協調是辦公室立身之本，每一項工作流程、每一個細節都要對表對標，確保工作落實落細落地。

印章管理。必須嚴格按照使用范圍和批準手續管理使用印章，辦理使用登記手續，用印內容審核通過和領導批示意見后方可用印;印章應指定專人妥善保管，嚴禁私自攜帶外出使用，因工作需要用的各類機構的印章，由辦公室審核后，統一進行刻制、啟用;機構名稱改變或機構撤銷時，印章要交回辦公室統一進行封存或銷毀。

檔案管理。嚴格按照《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》要求，督促相關部門按照“辦理完畢即歸檔”的原則，在工作完成后的第一時間將檔案資料報送至檔案室，建立好檔案目錄，按照目錄將資料歸檔，同時做好年鑒、校史的收集、整理、編寫工作。

信息公開。依據《高等學院信息公開辦法》等文件要求，明確信息公開的指導思想、工作機構和職責，公開的范圍，公開的方式和程序，信息公開申請程序及監督和保障等內容。通過信息公開網站、學校政務網站發布信息公開制度、主動公開的內容以及應申請公開的辦理流程與方法，及時更新信息;同時，利用電話、電子郵件、傳真等形式對信息公開服務進行咨詢，提高工作透明度。

信訪處理。建立來信來訪登記、傳達、辦理、反饋制度，努力協調解決師生反映強烈的問題，通過搭建陽光服務平臺、校長信箱等途徑，安排專人收集信息平臺上的各類意見、建議及各類輿情，然后根據事項類別及時轉交相關部門進行辦理、回復，并對重要事項進行跟蹤督查督辦。

內控標準化管理。以強調執行和考核為手段，全面推進學院年度重點工作，突出抓好上級部署、黨委會與辦公會決議等重要工作的落實，按月制訂工作計劃，月底提交完成情況進行銷號，強化部門工作過程考核，實現對工作的全過程標準化管控。

數據統計。建立健全統計工作原始臺賬，試行分級負責的統計管理體制，制定數據統計指標體系和任務分解表，組織相關部門采集基礎數據，填報報表，對初步匯總的數據進行對比分析后，報領導審核，規范信息化統計工作，使數據采集更加真實、可靠、全面。開展統計分析和研究工作，為學校領導決策提供科學準確的數字依據。

保密工作。根據《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》等有關法律法規，加強保密工作的管理，貫徹落實國家保密法律法規及相關的工作方針政策，制定并完善保密規章制度，開展好學校的保密宣傳教育及保密培訓、涉密文件管理等工作，確保黨和國家秘密的安全。

二、做好辦公室工作的幾點建議

（一）講政治，強素質，在抓好執行力上下功夫

一是旗幟鮮明講政治。習近平總書記在考察中辦工作時提出了“堅持絕對忠誠的政治品格，堅持高度自覺的大局意識，堅持極端負責的工作作風，堅持無怨無悔的奉獻精神，堅持廉潔自律的道德操守”的“五個堅持”要求，對新時代做好辦公室工作具有重要的指導作用。辦公室作為上傳下達的機關樞紐，旗幟鮮明地講政治尤為重要，要深入貫徹落實習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神，增強“四個意識”，堅定“四個自信”，堅決做到“兩個維護”，始終在思想上、政治上、行動上同以習近平同志為核心的黨中央保持高度一致，確保黨中央各項決策部署在學校落地生根。二是要強化理論學習。要以習近平新時代中國特色社會主義思想特別是習近平總書記關于職業教育的重要論述武裝頭腦、指導實踐、推動工作，認真學習全國教育大會和全國高校思想政治工作會議精神;主動學習《國家職業教育改革實施方案》，學習《中國共產黨紀律處分條例》《中國共產黨黨內監督條例》《中國共產黨問責條例》等黨紀黨規，讀原著、悟原理，學懂弄通做實;積極參加公文、財務、法律、統計等方面的培訓，把學習和工作有機結合起來，提高政治素質和業務素質，真正發揮辦公室的參謀作用。要加強培養辦公室工作人員的大局意識、團隊意識、創新意識，激發每個工作人員的主動性和創造性，發揚精益求精的工作作風，團結協作，提高辦公室團隊的凝聚力和執行力。

（二）建制度，轉作風，在工作規范化上下功夫

一是完善與學校章程配套的內部管理制度體系。用制度完善會議管理、接待工作、合同管理、公文處理、檔案管理、督辦落實等工作流程，構建系統完備、科學規范、運行有效的制度體系，健全依法決策機制，完善按章執行機制，強化制約監督機制。二是加強和改進工作作風，定期聽取師生的意見和建議，尋找本部門工作作風方面的短板，增強服務意識，充分發揮工作積極性和主動性，努力提升為教學科研和廣大師生服務的能力。三是加強廉政教育。堅持教育防范，提高思想認識，始終把紀律和規矩放在前面，強化政治安全意識、經濟安全意識、底線和紅線意識，認清形勢，保持定力，自覺接受監督，積極干事創業，充分發揮辦公室黨員的標桿作用，為辦公室工作爭創一流業績提供政治保障。

（三）謀大事，顧大局，在強化保障力上下功夫

一是要充分發揮參謀助手作用。圍繞學校的重點工作，聚焦師生員工關注的熱點焦點，緊跟行業企業發展形勢，強化調查研究，抓好調研，做好信息收集整理工作，及時向學校領導反饋意見、提出建議，為領導科學決策當好參謀。二是積極發揮橋梁紐帶作用。要加強與上級單位、學校相關處室的溝通，強化重點工作、重大活動、重要會議的組織協調，積極參與到學校教育教學、招生就業、后勤保障、產學研等各項工作中來，不斷優化工作任務分解方案，做好完成情況跟蹤落實;始終把綜合協調工作滲透到學院各項工作的各個環節，使方方方面工作相互銜接、運轉有序，形成合力，充分發揮牽頭抓總、協調各方的作用。三是強化行政督導職能。建立會議紀要整理傳閱、決議執行情況定期反饋等一系列制度，按月對全院重點工作進行回顧、反思和梳理，并提出具體安排建議，落實責任部門，及時有效地開展督促檢查，有效推動各項重點工作的順利開展，確保上級及學校各項決策部署得到貫徹落實;強化信訪工作督辦，堅持依法辦事，明確處理時限，及時轉辦、及時跟進、及時反饋;依托內控標準化管理平臺，把內控作為貫徹落實學院發展思路、重大決策和工作部署的必要手段，及時預警，及時銷號，確保督辦落實有效。

（四）重實效，促發展，在提升服務質量上下功夫

一是推行首問負責制，凡師生咨詢、辦事，要求首位接觸的辦公室工作人員必須友好接待，熱情幫助，負責處理，對重大、緊急或無法獨立完成的事項，首問責任人應即時報告學校相關負責人予以妥善處理，而不得簡單使用“不知道”“這事不是我負責”“跟我沒關系”等言辭予以推脫，杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”現象。二是逐步推廣“業績公示”制度，制定各個崗位的崗位職責，切實做到按崗設職、按崗履責，公示具體工作職能、服務事項、工作業績，主動接受師生員工的監督，強化崗位考核。三是在辦事上更加注重細節高效。“辦公室工作是一項講求實干的工作，心浮氣躁者是難以勝任的，必須要有‘不以物喜，不以己悲的人生境界，必須要有吃苦耐勞、甘于奉獻的思想品德。”在努力為師生提供服務的同時，要不斷提高辦文、辦會、辦事的效率和質量，把高標準落實到工作的每個細節，以精益求精的態度對待工作中的每一個環節，盡量避免紕漏，確保制度的實施、執行落到實處;同時依托公文流轉、合同管理、會議管理、文件處理、信訪服務、政務信息等平臺，加大信息化建設力度，有效提高行政辦公效率，真正做到“讓信息多跑路、師生少跑腿”。

參考文獻：

[1]姚立德.做好辦公室工作的章法[J].領導科學，2003（11）：43.

[2]張洪福.關于新形勢下高職院校辦公室工作的思考[J].遼寧高職學校，2009（4）：105-107.