科技檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

郭茵茵

【摘要】由于國(guó)內(nèi)科研工作和科研項(xiàng)目開(kāi)展的越來(lái)越多，科技檔案具有越來(lái)越重要的意義。科技檔案管理，也逐漸成為越來(lái)越多人關(guān)注的重點(diǎn)。而隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)科技檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新研究，在科技檔案管理工作中融入新技術(shù)、新理念，從而提升科技檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】科技檔案? 現(xiàn)狀? 對(duì)策

一、對(duì)科技檔案的理解界定

科技檔案是企業(yè)在從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的科技文件材料，它是企業(yè)發(fā)展的見(jiàn)證，是企業(yè)擴(kuò)大再生產(chǎn)的決策依據(jù)，也是企業(yè)發(fā)展的生命源泉。科技檔案的包括五項(xiàng)主要內(nèi)容：①研究準(zhǔn)備階段：包括開(kāi)題報(bào)告、科研任務(wù)書(shū)、課題研究方案;②研究試驗(yàn)階段：包括實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、階段實(shí)驗(yàn)總結(jié)、實(shí)驗(yàn)樣品、標(biāo)本、音像記錄、計(jì)算公式和數(shù)據(jù)、圖紙、圖表等;③總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段：包括研究總結(jié)、技術(shù)報(bào)告、成果技術(shù)鑒定報(bào)告等;④成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段：包括成果申報(bào)材料、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等;⑤成果推廣應(yīng)用階段：包括推廣應(yīng)用方案、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、用戶反饋意見(jiàn)等。隨著社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，人們對(duì)記載科技成果及信息的科技檔案的檢索查閱、分析和研究也越來(lái)越重視，做好科技檔案管理工作已成為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)。

二、科技檔案管理的幾個(gè)特性

一是專業(yè)性。科技檔案的專業(yè)特點(diǎn)是科技檔案最突出的特點(diǎn)，不僅使它們同一般檔案有所區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別。因此專業(yè)性是實(shí)現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一。二是種類和類型的多樣性。在各門(mén)類檔案之中，以科技檔案的種類最為繁多，類型最為復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明特點(diǎn)。以種類而言，由于科技生產(chǎn)活動(dòng)中的多樣性和專業(yè)性，導(dǎo)致科技檔案在種類上的多元化;以類型而言，科技檔案是所有門(mén)類檔案中，類型最豐富多樣的一種。三是成套性。相對(duì)于其他檔案，科技檔案最鮮明的特點(diǎn)就是成套性，即圍繞一個(gè)科研項(xiàng)目的進(jìn)行，有規(guī)律地形成一系列配套的相關(guān)科技文件資料。四是現(xiàn)實(shí)性。科技檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，它記錄和反映著企業(yè)的科技生產(chǎn)、建設(shè)等活動(dòng)，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價(jià)值。

三、科技檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

（1）管理方式較為落后，無(wú)法修正檔案中的錯(cuò)誤信息。在檔案管理工作中，沒(méi)有將先進(jìn)的科學(xué)工具與理念應(yīng)用到人才培養(yǎng)過(guò)程當(dāng)中，管理方式較為落后。如果電子信息和實(shí)體檔案中出現(xiàn)錯(cuò)誤，無(wú)法及時(shí)對(duì)其進(jìn)行校正。發(fā)生錯(cuò)誤是在所難免的，要用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和先進(jìn)的技術(shù)手段將歸檔記錄中的錯(cuò)誤率降到最低。記錄是老員工最常采用的管理方法，老員工僅通過(guò)自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，不及時(shí)更新管理理念，安于現(xiàn)狀，無(wú)法起到傳幫帶的作用，這會(huì)對(duì)新人造成巨大壓力，對(duì)科技檔案的建立和發(fā)展毫無(wú)幫助。

（2）管理模式落后。目前很多企業(yè)檔案部門(mén)在管理上還處在對(duì)檔案實(shí)體的收集、整理、保管利用的初級(jí)階段，還沒(méi)有進(jìn)入對(duì)科技檔案進(jìn)行數(shù)字信息化管理的高級(jí)階段。因此多年來(lái)企業(yè)科技檔案管理停滯不前，關(guān)鍵在于沒(méi)有認(rèn)識(shí)到科技檔案信息化管理的重要性、必要性和緊迫性。在現(xiàn)代數(shù)字信息化時(shí)代，科技檔案的類別、內(nèi)容、載體、信息等將不斷增加。在當(dāng)前社會(huì)，科技檔案的數(shù)字信息化管理模式必將取代傳統(tǒng)的科技檔案實(shí)體管理模式。

（3）服務(wù)手段滯后。企業(yè)檔案部門(mén)很難采購(gòu)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)碼設(shè)備，只能對(duì)科技檔案案卷、專題目錄進(jìn)行簡(jiǎn)單編輯整理，不能運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)進(jìn)行科技成果轉(zhuǎn)讓和信息交流，因而對(duì)科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用較低。

（4）服務(wù)單一。以往企業(yè)檔案部門(mén)通常懷著按部就班的心態(tài)，坐等上門(mén)，被動(dòng)的等待有人將檔案資料送來(lái)，因此其服務(wù)內(nèi)容比較單一，一定程度上限制了其所服務(wù)的范圍，服務(wù)方式也顯得較為單一。同時(shí)，與外界缺乏溝通與交流，所服務(wù)的對(duì)象僅僅局限于在企業(yè)內(nèi)部借閱和復(fù)制。

四、改進(jìn)科技檔案管理的對(duì)策

（1）健全科技檔案管理制度。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，制度是約束但另一方面也是保障。主要領(lǐng)導(dǎo)要狠抓制度的落實(shí)，將檔案管理工作納入到日常管理工作中來(lái)，讓檔案管理工作常態(tài)化。建立健全考核制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的考核，將考核不僅僅只是與薪酬聯(lián)系在一起，還要與個(gè)人發(fā)展及各項(xiàng)福利聯(lián)系在一起。如普升、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等。另一方面加強(qiáng)對(duì)科技工作者的考植，以外力約束科技工作者在涉及到檔案管理的環(huán)節(jié)中，配合檔案管理人員工作，如科研工作的資料提交，必須按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，保證其真實(shí)有效、完整。考核的結(jié)果具體體現(xiàn)在項(xiàng)目的申報(bào)、經(jīng)費(fèi)的審批、相關(guān)評(píng)定等方面。

（2）引進(jìn)人工智能化輔助技術(shù)。結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展需求，積極吸納前沿領(lǐng)域的新技術(shù)，構(gòu)建全新的檔案管理理念，開(kāi)拓創(chuàng)新思維，可以引進(jìn)人工智能化輔助技術(shù)，建立數(shù)據(jù)信息庫(kù)，提高檔案工作的自動(dòng)化程度，在完善工作機(jī)制的同時(shí)，減輕人力勞動(dòng)負(fù)擔(dān)，節(jié)約勞動(dòng)成本。

（3）提高歸檔流程的電子化。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行傳輸歸檔，人工智能的檔案管理流程會(huì)對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并自動(dòng)提示相關(guān)管理人員，使工作內(nèi)容更加清晰明了。人工智能不僅能避免因集中歸檔造成的人力負(fù)擔(dān)和材料積壓等問(wèn)題，還能減輕檔案管理部門(mén)的工作壓力，使歸檔工作變得更加科學(xué)化、便利化。歸檔地點(diǎn)將不再受辦公地點(diǎn)的限制，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)登錄平臺(tái)即可上傳資料進(jìn)行歸檔，提高了歸檔速度，使歸檔流程變得井然有序，減少對(duì)人力的依賴程度。

（4）拓寬科技檔案管理服務(wù)的范圍與手段。在信息化時(shí)代下，對(duì)科技檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，就應(yīng)該拓寬管理服務(wù)的范圍和手段。首先便要求科技檔案管理的有關(guān)部門(mén)要基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，拓展一個(gè)查詢功能，以方便管理部門(mén)的人員可以直接通過(guò)該功能進(jìn)入服務(wù)渠道，繼而獲取自身所需的檔案信息和數(shù)據(jù)。科技檔案管理部門(mén)還應(yīng)該設(shè)置一個(gè)完整的科技檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并在確保網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的設(shè)置都科學(xué)合理的基礎(chǔ)上投入檔案管理使用。這樣一來(lái)更有利于科技檔案管理部門(mén)的人員以及科研工作人員通過(guò)該網(wǎng)絡(luò)有效的查詢所需的信息數(shù)據(jù)。這種服務(wù)功能的拓展為檔案管理人員帶來(lái)了極大的便利性，有力地拓寬科技檔案管理服務(wù)范圍和手段。