信息化條件下的檔案管理與服務創新

羅曉玲

摘? ?要：隨著信息技術的發展，檔案管理與服務迎來了新的發展機遇，將信息技術融入檔案管理中，推進檔案信息化管理，不僅可以有效打破書面限制，簡化檔案管理工作程序，優化檔案信息采集、收集、管理效率，還可以促進檔案信息功能的充分發揮。文章分析了信息化時代檔案管理與服務創新的意義，并嘗試提出了優化檔案管理與服務創新的途徑，希望為檔案管理與服務創新提供參考。

關鍵詞：信息化;檔案管理;服務創新;管理體制

隨著信息全球化擴展，檔案管理與服務的方式已逐步發生轉變，由傳統紙質方式轉變得更加信息化與智能化，人們可以越來越便捷地瀏覽與使用檔案信息。信息化在檔案管理中的應用對推動檔案管理與服務創新具有重要作用，研究優化信息技術在檔案管理與服務中的應用具有重大意義。

1? ? 信息化條件下檔案管理與服務創新的重要意義

1.1? 打破紙質檔案資源提取的局限性

在信息化條件下，依托信息化技術加強檔案信息管理，通過將紙質檔案信息進行電子收錄，并建立與之相應的檔案管理數據庫、網站等，可有效打破傳統紙質檔案管理資源提取的局限性，實現檔案信息的實時互動，進而為檔案管理與服務的提升及進一步創新奠定基礎。

1.2? 提升檔案信息的完整性

在電子檔案出現以前，對檔案資料的提取與應用都需要人工翻閱，不僅消耗大量的時間與精力，還會對檔案資料產生侵蝕、腐蝕、損耗等威脅，不利于檔案的長期保管。而且在調用紙質檔案時還需經過煩瑣的申請流程，既影響檔案資料利用的時效性，還因查找、借閱、歸還等煩瑣的流程帶來了大量人力資源的消耗。

1.3? 更好地發揮檔案管理的功能

信息化條件下，將信息技術引入檔案管理與服務創新中，有助于推動檔案管理信息化建設進程，提升服務水平，進而為檔案管理整體水平的提升創造條件。而且隨著大數據時代的到來，大數據對社會的影響越來越大，檔案管理信息化的開展可有效拓寬大數據資料分析范圍，在一定程度上有利于提升大數據分析的客觀性與科學性，進而更好地發揮檔案管理功能。

2? ? 信息化條件下檔案管理與服務創新的策略

2.1? 革新檔案管理與服務觀念

在信息化條件下，檔案管理部門應正確認識信息化對檔案管理帶來的發展機遇，對自身檔案管理工作內容、方式進行審視，積極轉變傳統檔案管理觀念，結合信息化特點從檔案收集、整理、存儲等方面對工作進行革新，推行無紙化辦公理念，將紙質檔案資料以圖片、文檔、視頻等形式進行梳理、歸類與存儲。檔案服務是檔案管理工作的重要構成，檔案管理工作人員應積極改變傳統紙質檔案收集、整理、查閱等服務方式，轉變以往被動、惰性化的服務理念，向公眾提供更加便捷的收集、查閱等檔案服務，提高檔案服務實效。

2.2? 創新檔案管理與服務手段

在信息化時代，檔案管理工作的核心環節是檔案信息的錄入與收集，需要通過檔案管理工作人員進行相關操作，因此，為提升檔案信息的真實性與可靠性，檔案管理部門應加強檔案管理信息化建設，為管理人員配置自動化的信息上傳與收集設備，依托先進的信息技術及程序軟件等來提高檔案管理質量，以最大限度地避免因人工操作不當帶來的不良影響。在檔案服務環節，檔案管理部門應依托信息化技術加強對在線查詢檔案信息的網站、熱線、APP等的建設，為公眾提供豐富的檔案查詢窗口，使其既可前往檔案館進行實地查詢，又可通過互聯網等訪問電子檔案，以避免單一途徑帶來的時間、精力浪費及大批量人次到訪對檔案館帶來的服務負擔。

2.3? 完善檔案管理體制

為優化信息技術在檔案管理與服務中的應用，檔案管理部門應建立完善的檔案管理體制，為檔案管理工作的開展提供依據與支撐。首先，檔案管理部門應結合實際情況制定相關管理制度和規定，并加強對檔案信息化管理的宣傳與推廣力度，引導檔案管理工作人員積極應用信息技術辦公，同時通過抽查等方式督促檔案信息化管理的科學開展。其次，在推進檔案管理信息化建設過程中，檔案管理部門應建立完善的系統防護系統，針對不同級別的管理工作人員設置不同的管理權限，以提升檔案信息化管理抵抗外界入侵及惡意攻擊的能力。此外，檔案管理部門還應定期對檔案管理防護系統的登記及防控能力進行評估，以及時發現并修補安全漏洞，增強檔案信息化管理的安全性與穩定性。最后，檔案管理部門還應完善緊急服務系統，除了對核心數據加強權限監管外，還應做好檔案信息備份工作，以及時恢復、修復檔案管理信息。

2.4? 健全檔案管理與服務隊伍

信息化條件下，檔案管理面臨著機遇與挑戰并存狀況，加強檔案管理團隊建設、提升檔案管理與服務工作人員綜合素養對促進檔案管理與服務創新的有效落實具有重要意義。檔案管理部門應結合檔案管理信息化發展需求，適當調整檔案管理工作人員聘用標準，為檔案管理工作不斷注入新鮮血液，為檔案信息化管理與安全提供人才保障。加強對檔案管理工作人員的職業培訓力度，通過經驗交流會、實操培訓等提升其對檔案管理軟硬件設備的操作技能，進而更好地適應現代化檔案管理與服務工作。當然，為促進檔案信息化管理的有序開展，檔案管理部門還應健全檔案管理用人機制與獎懲制度，通過將工資與績效掛鉤、提供晉升機會等方式提高檔案管理工作人員的工作積極性。

3? ? 結語

總而言之，信息技術的應用與普及為檔案管理與服務的優化發展創造了條件，對提升檔案信息完整性、打破紙質檔案資源提取的局限性、更好地發揮檔案管理功能等具有重要意義。檔案管理部門應積極轉變檔案管理與服務觀念，科學利用信息技術優化檔案管理與服務手段，不斷完善檔案管理與服務體制，并加強對檔案管理團隊建設與培訓力度，通過全方位的努力來提升檔案管理與服務質量，推動檔案管理信息化、現代化發展。

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