企業采購與付款業務的內部控制問題探究

郭秀慧

摘要：企業經營管理模式是應對市場競爭的重要途徑，而內部控制就是提升經營管理水平的重要制度?，F代化企業已經廣泛的通過內部控制管理來達到提升經營管理水平的目的，通過該方式能夠提升管理質量，滿足企業規模不斷發展的需要。本文選擇企業采購與付款環節作為具體研究對象，分析采購與付款環節內部控制對于企業整體發展的作用，對采購與付款的內部控制管理問題進行挖掘，總結出改進措施便于企業強化采購與付款環節的內部控制管理水平。

關鍵詞：采購付款;內部控制;企業管理

內部控制對企業的健康穩定發展至關重要，建立內部控制體系是企業良好運行的基石。隨著現代企業對于內部控制重要地位的凸顯，許多企業開始重視內部控制水平的提升。采購是現代企業的重要工作內容，采購與付款環節不僅牽涉到大宗資金支出，而且對公司整個運營有重大影響，加強內部控制十分必要，必須吸取國內外企業的經驗教訓，從強化內部控制入手，避免風險事件發生。

一、采購與付款流程內部控制具體理論

（一）內部控制概述

內部控制通常是指受到組織架構、生產運營、經營管理等多方因素下強化企業管理的綜合性管理制度。但是內部控制的定義是十分廣泛的，并不是特別具體，因此許多企業在應用內部控制時往往很難進行深入的理解。內部控制通常涵蓋三類目標，第一就是對于企業的總績效、利潤以及資源的保障;第二是確保管理以及其他相關信息的真實性，避免粉飾披露的情況產生;第三就是確保企業的運營管理流程都是符合法律規定的，降低法律風險。

（二）采購與付款環節內部控制主要目標

針對采購與付款環節進行內部控制的研究是十分有必要的，不僅是為了企業采購與付款環節管理水平的提升，更是為企業資金的運用提供保障。需要結合企業采購與付款環節的特征制定內部控制的具體目標。首先就是要確保資金的安全性，避免資金管理存在漏洞;將各項采購申請目的、可行性以及實際調研情況進行審查，并且確保審批人員的審批權限;落實驗收環節，在采購入庫過程中要嚴格質量標準，形成信息化檔案;入庫結束后需要根據要求進行票據審核以及完成付款，強化后續發票、退貨管理機制。其次就是提升企業運營效率，創造更好的經濟效益，通過有效的采購制度為企業生產提供不間斷的優質材料，避免采購環節停滯影響整個生產運營流程;最后就是發揮資金的最大效用，有效付款內部控制能夠幫助企業加強對資金的管理，提升資金周轉速度。

二、企業采購與付款環節內部控制存在問題

（一）內部控制基礎環境薄弱

內部控制環境是內部控制落實的重要基礎，可以說制度應用的環節決定著該制度能否發揮出效用。只有在企業團隊當中形成內部控制氛圍，內部控制工作在執行上更加符合要求。影響采購與付款環節的內部控制環境是因素是多方面的，比如：企業文化、公司治理、合理的組織架構和明確的職責權限，尤其是采購、財務部門組織架構的設置情況。是否將兩個部門納入到內部控制制度當中;而且相應的采購、付款流程的信息化基礎可以為內部控制提供技術基礎么？這些都是影響采購與付款環節內部控制質量的重要問題。

（二）風險評估困難

企業內部控制是離不開風險評估過程的，然而采購與付款環節的風險評估往往困難重重。由于采購與付款環節牽涉到企業的原材料、資金等重要資源，通常所面臨的風險是十分多樣化的。比如采購過程中，原材料的市場環境出現大幅度變化，會對企業生產產品的成本與銷售價格形成重要影響;采購原材料成本的增加會引發產品生產成本增加的風險，而且供應商選擇風險直接影響原材料的質量也會直接影響到產品的最終質量，這些對于采購環節風險評估來說是一項極大的挑戰。后續的付款環節如果脫離實際情況，應付與預付賬款管理直接會對企業的財務管理形成不利影響。因此要想對采購與付款環節的風險進行有效的評估就需要構建審核、付款、質量評估以及市場應對措施，才能夠針對相應的缺陷進行解決。

（三）控制活動內容繁雜

企業采購與付款環節的控制活動主要目的是確保企業生產經營能高效穩定運行，提升資金的使用效率。通常需要企業各個部門、崗位協同合作才能夠落實采購與付款環節的控制活動，在聯合調動上存在較大的困難。企業采購與付款環節的內部控制涉及到請購、審批、合同簽訂、入庫驗收、付款對賬與發票等，整個流程需要標準化的業務處理程序才能夠提升控制活動的效率。正是因為控制活動的復雜性，許多企業在采購與付款環節的內部控制往往存在“偷工減料”的情況，存在管理漏洞。

（四）監督體系的欠缺

企業在應用內部控制過程中必定需要監督體系作為保障，只有擁有監督體系才能夠及時的發現內部控制流程所存在的缺陷，為內部控制的有效應用降低風險。企業通過監督體系能夠針對內部控制流程進行及時的修正，調整內部控制的應用方向有利于內部控制與企業發展更加契合。但是具體到采購與付款環節的監督體系上，忽略采購人員與供應商關系的監督，雙方人員合作損害企業采購利益。而付款環節的監督則體現在財務會計信息質量上，對于每項采購的付款金額要進行實時的記錄、統計，便于發現采購合同金額的問題。另外需要針對付款環節資金運用情況進行監督，但是付款環節的資金運用通常關注按合同規定的時限安排付款，而對于付款過程的實際情況很難進行實時的監督。極易使得企業采購與付款環節處于內部控制監督失效狀態。

三、優化企業采購與付款環節內部控制的措施

（一）完善內部控制制度建設

企業采購與付款環節的業務流程需要都納入到內部控制范疇中，從請購、審批等等后續流程著手，確保整個采購與付款環節處于內部控制體系中。相關的內部控制制度需要從職務分離、訂貨報價、付款稽查等角度出發，形成嚴格的、相互制約、監督的采購與付款環節內部控制體系。首先需要形成科學的內部控制責任機制，主要是將采購與付款流程的各個參與崗位的具體職責進行明確，針對采購人員要形成崗位輪換機制;其次是要強化財務會計工作，通過嚴格的財務管理制度落實會計記錄信息的真實性建設，確保各個付款流程符合財務管理制度。

（二）積極構建嚴密的風險防范體系

內部控制與風險防范有著直接的聯系，當企業風險評估環節存在困難時，需要加強風險防范體系的建設，做好事前控制。針對采購與付款環節的風險防范體系需要從“控、堵、審”三個方向出發，逐漸形成嚴密的采購與付款環節的風險防范體系。“控”就是要針對采購與付款流程進行控制，要形成標準化的采購與付款流程，避免擅自進行流程的調整給采購與付款環節帶來風險;“堵”則是針對采購與付款環節所存在的漏洞進行彌補，例如對某些崗位職權進行限制，堵住其徇私舞弊的心思;“審”就是針對采購與付款環節各項資料進行嚴格的審查。通過多角度的方式形成嚴密的采購與付款環節的風險防范體系有利于內部控制的持續運作。

（三）控制活動信息化建設

企業采購與付款環節內部控制活動繁雜將會影響到采購與付款環節的運作效率，采購與付款環節通常是企業生產運營的開端，如果缺乏效率會影響整個生產的效率。因此企業采購與付款環節的內部控制活動應該注重效率的提升，通過技術手段將繁雜進行去除。最主要的方式就是進行信息化建設，可以針對企業采購與付款形成集合平臺，各項業務流程直接嵌入到平臺中，各個崗位的人員就可以直接在網上完成具體工作，而且還能夠達到留痕的目的，便于責任的追溯。控制活動信息化的建設有效提升采購與付款環節內部控制效率。

（四）完善內部控制監督體系

內部監督的關鍵在于監管措施的健全、完善、有效實施。首先要有內控委員會，定期組織內控的自我評價，評價結果要納入年終考核體系并與業績掛鉤。二是需要對采購與付款環節的各項流程進行監督，只有確保流程的規范性才能夠避免操作風險的出現;而且需要發揮采購與付款環節各個崗位上職工監督職能作用，能夠形成有效的制約的監督體系。三是則是對采購與付款環節的工作業績進行監督，主要依靠績效管理，通過績效管理能夠及時的發現存在問題，能夠有針對性的提出優化策略進行解決。

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