淺議企業內部控制中ERP系統的應用

孫姍

摘 要 新時代信息技術的迅猛發展，互聯網、大數據和人工智能技術的不斷創新與應用，使得企業面臨著巨大的機遇與挑戰，內部控制在企業經營發展中的作用愈發重要。在不同的企業經營環境下，作為信息系統管理工具的ERP系統，在企業內控中得到了廣泛運用，實現了企業經營管理的信息化，極大地提高了企業的運營效率，增強了競爭能力。本文分析企業ERP系統與企業內部管理的內在聯系，闡述ERP系統在企業內控中的具體應用，明確ERP系統的實施給企業內部控制帶來的諸多便利;同時也指出企業內部管理中存在的一系列不足，并提出相應的改進措施，從而為企業發展獲取更多經濟效益。

關鍵詞 企業內部控制 ERP系統 應用

ERP系統最早是由美國計算機技術咨詢和評估集團Gartner Group Inc于1990年提出的，也叫作企業資源計劃（Enterprise Resource Planning）。隨著時代的發展，ERP系統已經成為了企業信息化的核心，是一個整合集成企業各項資源，為企業決策提供參考的信息管理工具和先進思想。它通過對企業所擁有的人力、財務、物料、客戶、信息、時間和空間等綜合資源進行優化平衡和有機管理，讓企業更加高效地運行發展，促進企業經濟效益提升。

企業內部控制是企業為保證經營管理工作正常有序、有效合法地落實，采取對財務、人力、資產、工作流程實行全方位監管的一系列工作。內部控制的5個要素包括：內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督。

一、企業ERP系統與內部控制的關系

（一）目標導向一致

ERP系統的目標是合理配置資源，規劃與整合信息，通過增強企業的核心競爭力，從而取得最好的經濟效益。企業的內部控制目標是促進遵循國家法律法規、促進維護資產安全、提高信息報告質量、提高經營效率、實現發展戰略。可見，ERP系統與企業內控目標都是為了合理有效地管理企業現有資源，實現企業利潤的最大化。

（二）企業內部控制管理是ERP系統的重要構成部分

ERP系統主要有4個模塊：財務模塊、生產控制管理模塊、物流管理、人力資源管理模塊。企業的內部控制管理涉及ERP系統的財務模塊，奠定了ERP系統的財務管理基礎，是ERP系統的重要構成部分，在企業的經營管理過程中發揮著舉足輕重的作用。

（三）ERP系統與企業內控相互作用

內部控制借助ERP系統，實現了企業內控的有效實施，改善了內部控制活動，提升了企業的風險防范水平和管理能力。企業的內部控制管理為ERP系統提供了有利的內在條件，使得ERP系統更加現代化。

總之，企業的內部控制與ERP系統有著密不可分的內在聯系。ERP系統的支持有助于內控的進一步完善，同時，內控的實施能讓ERP系統更加成熟，兩者相互作用，相輔相成。

二、ERP系統在企業內部控制中的具體應用

（一）財務數據和業務數據的信息共享

運用ERP系統，可以同時采集財務數據和業務數據，在企業各部門之間做到信息的共享，將局部封閉的信息進行高效暢通連接。財務和業務得到有效的融合，有助于管理層快速對市場需求作出判斷，能為企業決策者提供比較全面、準確的數據支持，有利于創造更多的經濟價值。對于生產企業來說，市場行情有淡季也有旺季，企業以前只能依靠管理層的經驗判斷來決定庫存保有量，容易造成庫存積壓或供不應求。通過ERP系統實現信息共享后，可以依靠系統自動生成準確的物料需求計劃，做到接單準時，同時最大限度地消除庫存，可以極大地減少對庫存資金的占用。

（二）工作流程的規范優化

ERP系統能根據企業內部控制管理的相關要求，規范企業的工作流程，減少人為因素的干擾。在現有業務流程的基礎上簡化各部門職能，減少不必要的重復性工作，優化改進業務環節，實現精細化管理。傳統管理模式下，流程邊界線不清，過于復雜，審批冗余煩瑣，耗時費力，使用ERP系統能夠加速信息的處理過程，流程處理更加迅速快捷。ERP系統能增強流程的規范性及流暢性，使得企業運營效率更為高效，滿足企業可持續發展的要求。

（三）資源的管控整合

ERP系統把企業管理的各項資源進行全面整合，合理配置企業資金、采購、生產、銷售等環節的資源，實現最佳資源組合，發揮企業的資源優勢，降低運營成本，取得最佳效益。生產企業有時會碰到需要緊急處理生產訂單的情況，工人們加班加點趕制產品時，若碰到個別物料短缺，就會出現加班空等的現象，浪費了人力資源，也增加了生產成本。ERP系統能集成和管控企業各個環節的資源，設計出最有效的生產流程，減少個別物料不足造成的資源暫時閑置，提高了生產效率，降低了成本，把有限的資源實現了經濟效益的最大化。

（四）管理權限的分級控制

ERP系統可以通過系統的設置，給企業各個層級賦予相應的權限，權責清晰劃分，做到逐級上報審批。在一定程度上可以杜絕企業某些管理人員越權干涉，或是避免某些部門因權限不足而無法有效管控，造成企業利益受損。權限的分級管控，能夠提高監管效率，做到有效制衡。在ERP系統中，要根據企業的經營管理情況，給予使用者不同的操作權限，做到責任明確。比如在ERP系統維護客戶信用額度數據的人員，不能同時負責銷售訂單的創建和維護;在ERP系統中進行發票校驗的人員，不能同時操作系統收貨過賬。

三、ERP系統環境下企業內控的不足

（一）信息不安全風險加大

由于互聯網的普及，ERP系統容易受到內外部環境的影響，計算機病毒入侵、黑客的惡意攻擊、安全漏洞利用、惡意程序開發、不法分子的非法訪問等風險，導致信息不安全風險加大。存儲在ERP系統上的數據，極易被破壞、泄露或惡意篡改，給信息安全帶來威脅，這將給企業帶來巨大的損失。

（二）數據信息失真風險

在ERP系統中，錄入信息后，各個部門每個環節的信息彼此是共享的。這就意味著倘若有一次數據錄入錯誤，后續的運算數據處理就會有偏差，從而造成錯誤的處理結果，就像多米諾骨牌一樣，牽一發而動全身，會產生一系列不良的連鎖反應。倘若不能得到及時糾正，失真的數據就會給企業帶來不可估量的嚴重后果，影響企業的正常運營。例如，有些企業對員工的ERP培訓僅僅是一些基本的操作技能，員工對ERP系統了解得不夠，缺乏專業的ERP系統知識，在使用過程中不能及時發現錯誤并加以更正，導致問題頻頻發生，從而影響企業的整體運營。

（三）缺乏內外部的有效監督

企業內控需要依靠ERP系統，而運行ERP系統時程序和信息缺乏內外部系統化的有效監督。大部分企業沒有一套針對ERP系統的管理和評價機制，不能真實地反映企業的內控現狀，無法及時發現企業運營中的問題。此外，有些企業內審時不夠獨立公正，不能客觀準確地反映評價內部控制活動，也沒有外部專業機構進行監管，缺乏科學有效的約束。

（四）內控制度的不完善

企業內部控制是構建ERP系統財務模塊的重要基礎，有部分企業沒有隨著實際情況的變化而及時更新調整內控制度，致使無法滿足ERP系統環境下內部控制管理的需要。有些企業沒有充分做到事前控制和事中控制，而只是側重于事后控制，沒有完善的內控管理體系，直接影響了企業的運營效率和質量。

（五）自身內控意識的淡薄

雖然現在有越來越多的人認識到了內控的重要性，但仍有部分企業管理層內控認知淡薄，沒有風險防范意識。而且ERP系統需要投入大量的資金，推廣ERP系統的過程困難重重。同時，有些企業為了節約資金，即使發現了風險，也不愿意花費精力和財力借助ERP系統去改善和防范，給企業今后的發展帶來了一定的阻礙。

四、基于ERP系統完善企業內控的對策

（一）確保信息系統安全

首先，保障信息系統在硬件方面的安全，設立技術規范化的機房，及時做好服務器和系統的數據備份存儲。其次，在軟件方面，安裝防火墻、殺毒軟件定期進行檢查，注重病毒防護工作。最后，公司頒布信息安全規范制度，例如，設置企業員工的訪問權限，禁止企業員工打開未知的鏈接，禁止企業員工在公司電腦上使用移動存儲介質，要求企業員工定期修改密碼，最大限度地保護企業信息系統的安全穩定，確保ERP系統的正常運行。

（二）提高ERP操作人員的業務素質

企業ERP操作人員的專業技能和綜合素質直接影響ERP數據的準確性，因此，企業必須對相關人員進行培訓，提高ERP崗位使用者的職業水平。企業可以通過聘請ERP專家定期開展形式豐富多樣的培訓，不僅可以讓ERP系統使用人員標準規范化操作，而且可以了解ERP系統的新技術和新觀念;根據ERP系統的使用情況，如在使用過程中產生的新問題，不定期地組織員工進行學習，實現知識的更新拓展。同時在企業中成立ERP系統維護和實施的專業部門，保證ERP系統的順利運行和二次開發，滿足企業管理的需求。

（三）建立內外部的審計監督體系

企業應建立科學規范的內部審計制度，定期對內部控制活動進行審計，保證審計的獨立、客觀、公正，抓住內控的漏洞和不足，并進行監督和改正，確保內控工作的合理、科學。同時，可以借助外部審計機構，對ERP系統運行條件下的內控情況發表專業的評估結論，修正缺陷，有助于不斷完善內控系統，切實保障企業的穩定持續發展。

（四）完善內控制度和設置獎懲機制

簡化和改進企業內控業務流程，梳理和優化控制節點。同時，隨著內控環境的改變，相應調整企業內控制度，架構完善的ERP系統管理體系，做到ERP系統與企業運營發展的有效結合，實現企業內部控制活動的整體管控。明確企業員工的崗位職責和權限分配，實施不相容職務相分離，不相容崗位相制約、逐級授權審批制度，使得企業各個崗位之間既彼此關聯又相互監督，形成科學的制衡機制，有效落實內部控制管理工作。此外，企業還可以設置獎懲機制，使得企業員工嚴格遵循內控制度，保證內控制度的執行力度，提高企業的整體發展水平。

（五）加強內控重要性的認識

企業管理層需要轉變觀念，提高自身的綜合素養，意識到內控的實施有助于企業提升內部運行效率和質量，自上而下地普及內控的重要性，大力引導和支持。只有全體員工開始高度重視內控，共同參與，才能保證ERP系統環境下內控的有效實施，從而增強企業的市場競爭力。

五、結語

ERP系統在企業內控的應用，能夠提高企業的內部經濟管理水平，實現企業價值的最大化。因此，實施ERP系統是時代發展的需要，在給企業帶來便利的同時，也帶來了不少挑戰。企業需要增強ERP應用和適應能力，培養專業人才，加強內外部監督，不斷優化完善ERP 系統環境下的內控機制，重視內部控制的作用;從而推動企業更有效地運用ERP系統，使得企業內部管理水平和風險防范能力得以提升，有助于企業核心競爭力的發展，實現企業價值的最大化。

參考文獻

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