檔案管理多元主體協同治理面臨的困境與對策研究

林文葵

摘 要：隨著我國經濟的發展以及社會體制的改革，我國檔案管理從一元主體向多元主體方向發展，檔案管理主體由政府擴展到企業、社會組織及個人。在檔案管理向多元主體趨勢發展的進程中，如何協調各主體之間的關系，凝聚強大的力量，促進我國檔案管理進一步發展，是應重點思考的問題。研究在檔案管理多元主體的協同治理過程中面臨的困境，并提出有效的解決對策，以期促進我國檔案管理發展。

關鍵詞：檔案管理;多元主體;協同治理;困境;對策

中圖分類號：G271 ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? ?文章編號：1673-291X（2020）06-0187-02

引言

我國檔案管理工作具有悠久歷史，從發展至今已有兩千多年歷史。隨著我國社會發展，在歷史進程中，打破了政府檔案管理工作服務政府部門局面，許多企業、社會組織及個人加入到檔案管理行列，轉變了一元主體局面，促進我國檔案管理向多元主體方向發展。在我國改革開放進程中，建設服務型政府是改革開放重點建設目標，越來越多的政府領導形成社會共治、協同治理理念[1]。協同治理是一種新型管理模式，其主要是協調政府與社會群眾之間的管理，促進共同發展。因此，本文在協同治理理論基礎上，解決檔案管理實際存在的問題，分析多元主體的協同治理發展必然性。

一、檔案管理多元主體發展趨勢

在科學不斷發展進步時代，檔案由紙質檔向電子檔發展，檔案管理由實體向信息化方向發展，檔案管理主體由政府向多元主體方向發展。

（一）全國檔案建設情況

國家檔案局2019年9月數據顯示，截至2018年年底，全國共有各級檔案行政管理部門3 044個。其中，中央級1個，省（區、市）級29個，副省級15個，地（市、州、盟）級406個，縣（區、旗、市）級2 593個。全國共有各級各類檔案館4 136個。其中，國家綜合檔案館3 315個，國家專門檔案館211個，部門檔案館143個，企業檔案館158個，省、部屬事業單位檔案館309個。這些檔案館主要負責整理、收集、保管、統計檔案資料，方便政府、企業、個人等查閱信息。

（二）私營控股企業

新華網2019年9月報道，新中國成立70年來，特別是改革開放后，我國單位數量迎來快速增長。1996年，全國共有法人單位440.2萬個。2017年，單位數量增加到2 200.9萬個，是1996年的5倍，21年間年均增長8%。其中，2012—2017年期間，單位數量從1 061.7萬個迅速增加到2 200.9萬個，年均增長15.7%。隨著產業結構調整，各行業單位數量增速出現分化，現代服務單位數量迅速增長，占比顯著提高。1996—2017年期間，信息傳輸、信息服務業單位數量增長最快，從2.0萬個增加到71.9萬個，增長了34.3倍。改革開放以來，我國企業數量總體上呈快速增長勢頭，在全部法人單位的占比不斷提高。2017年，企業數量達到1 809.8萬個，比1996年增長5.9倍，占全部法人單位的比重為82.2%。黨的十八大以來，商事制度改革全面推進，為經濟發展注入新活力，企業數量進入爆發式增加階段，從2012年的828.7萬個增長到2017年的1 809.8萬個，5年增長了118.4%，年均增長16.9%。從控股情況來看，2017年，私人能控股企業162.4萬個，占全部企業的比重為89.5%。由此可見，由于企業數量眾多，在運行中將產生大量檔案信息，并且這些信息不屬于政府檔案局管理范疇，企業應自行管理。在企業運行中，檔案管理是重要組成部分，且數量極為龐大。

二、檔案管理多元主體存在的問題

（一）資源分配不均衡

我國檔案管理一直服務于政府，隨著時代發展，各行業都參與到檔案管理當中，但是各行業的管理制度，導致檔案管理存在較大問題。在近幾年發展中，我國企業數量逐漸增多，企業運行將產生大量資料，故其檔案管理需求逐漸增多。由于政府管理范圍存在局限性，無法顧及全國各大企業檔案管理工作，所以企業在法律許可范圍內，投入大量人力資源、財力、物力等進行檔案管理。部分企業規模較小，將檔案管理工作全權委托給中介機構、外包企業等，進而有效管理企業檔案[2]。我國經濟體系向多元化方向發展，政府為促進我國社會發展，將檔案管理管理權、使用權交給企業、個人或中介服務機構，但是在此過程中缺乏有效監督管理，極易出現由于檔案管理不慎導致信息流失風險。特別是在科技信息發達時代，科技不斷創新，檔案管理向信息化發展。檔案管理人員直接通過網絡進行檔案有效管理，為確保檔案管理安全性，企業聘請專業的網絡工程師進行網絡設計及維修工作，防止檔案信息泄露或被盜風險。

（二）檔案管理機制不完善

檔案管理目的就是方便政府、企業、社會人士查閱。在我國檔案管理主要是為政府服務，其收集整理的資料大多是政府資料，其使用對象也是政府機關單位。隨著社會發展，政府意識到信息公開的重要性，人們也逐漸意識到公共檔案信息的易用性。為滿足人們日常獲取公共檔案資源需求，政府從各角度進行分析研究，不斷完善檔案管理機制、建立資源共享平臺。但是由于政府部門檔案管理涉及部門較多，各領域存在較大差異，導致很多檔案管理主體各自為政，形成封閉的管理體系，進而阻礙了共享檔案資源發展。特別是在信息快速發展時代，人們追求信息的完整性及真實性。但是，在檔案管理較為分散的狀態下，各部門之間缺乏信息溝通交流，導致人們難以獲得較為完整的有效信息。

三、檔案管理多元主體協同治理困境

在檔案管理多元化協同治理中，其主要是指充分協調政府、企業、社會人士等多種主體關系，共同協商最佳檔案管理方法，解決現階段檔案管理存在問題，實現資源利用最大化。

（一）實現多元主體協同發展

在檔案管理中主體是管理核心，在檔案管理中缺少主體難以開展管理活動。我國檔案管理發展進程中逐步形成以政府、社會、市場為核心的三個體系。其中，檔案行政管理部門主要是負責政府的檔案收集、整理，是面向政府部門的檔案管理活動，形成以政府為核心的體系;企業、檔案管理外包公司、中介等，形成以市場為核心的體系，其主要是提供檔案管理服務及需求;儲存公民信息、志愿者檔案等非橫幅組織，形成以社會為核心的體系。三個主體在檔案管理中發揮不同功能及職責，因此為實現多元主體協同治理，應先明確各主體之間的關系、優勢、作用等，充分挖掘主體優勢，促進檔案管理發展。但是在實際檔案管理過程中，各主體之間缺乏溝通，導致信息流通不對稱，進而無法滿足公民需求，政府也無法實現檔案管理有效監督，進而影響檔案管理協同治理。

（二）不平衡發展

在我國發展進程中，政府向服務型方向發展，同樣，檔案管理部門也從傳統的檔案管理模式，向為社會提供優質的服務方向發展。但是在實際管理中，現實與理想存在較大差異，政府檔案管理部門提供服務無法滿足社會需求;其次，檔案行政部門提供的檔案服務無法滿足社會需求;最后，政府部門無法實現全國檔案監督管理、指導[3]。

四、檔案管理多元主體的協同治理有效對策

（一）抓住實踐機會

檔案管理設涉及我國所有行業，其系統組成結構較為復雜。雖然我國檔案管理組成系統較多，但是各系統之間存在相關性。在實踐中，只有抓住機會，實現多元主體之間的局部協同，從小范圍擴大到大范圍，進一步推進深層次的協同治理。此外，切實加強工作對接與管理指導，進一步完善我國檔案工作制度，發揮檔案管理作用。

（二）完善法律條規

為有效實現檔案管理多元主體協同治理必須在法律條規下進行，在協同治理過程中出現問題采用法律方式解決。隨著我國社會發展，政府重視檔案管理對我國發展的重要性，不斷完善檔案法制度，有效解決在協同治理中存在的問題，進一步促進我國檔案管理發展。

結語

綜上所述，在復雜的社會體系中，實現檔案管理多元主體的協同治理是未來發展趨勢。但是在實踐中還存在較多問題，只有有效解決問題，制定解決方案，才能有效促進我國檔案管理事業發展。