事業單位檔案管理的現狀及對策

劉雪貞

摘要：在創新檔案管理過程中應當從自身出發，事業單位應當實際情況針對性進行改革發展，以此來確保事業單位檔案管理工作的有效發展。本文先對當前事業單位檔案管理工作中的問題進行分析，并在此基礎上就如何加強檔案管理，談一下個人的觀點與認識，以供參考。

關鍵詞：檔案管理，事業單位，問題，對策

實踐中為提高事業單位檔案管理水平，應當適應新形勢的發展要求。基于現實需求的視角，實踐中為了能夠有效促進檔案管理工作全面發展以及事業單位的不斷進步，應當注重檔案管理重要性，從思想上和行動上真正地重視起來。

一、當前事業單位檔案管理問題分析

近年來隨著事業單位的快速發展，雖然其整體發展水平有了顯著的提升，但是實踐中依然存在著問題與弊端亟需改進，具體表現在如下方面。

（一） 事業單位檔案管理思想跟不上

事業單位檔案管理實踐中，通常是通過對檔案資料進行有效的收集，并對其進行整理，從實效來看檔案管理工作效率較低。究其原因，主要是因為管理理念跟不上時代發展的要求，很多事業單位依然沿襲著傳統的理念。從事業單位檔案管理工作實踐來看，一些事業單位并沒有真正地意識到檔案資料的價值，也未將檔案管理工作放在重要的地位之上。調查發現普遍存在的問題時做工作無痕跡，即便進行了檔案管理工作，但是卻沒有詳細記錄，以致于檔案管理可有可無，同時，因此而整理出來的相關檔案資料信息雜亂無章，數據信息不齊全，需調取檔案資料時，很難準確查找，因此也就影響了事業單位各項決策的做出和工作質量以及效率的提升。由于檔案管理工作理念相對比較落后，因此檔案管理工作意識非常的淡薄，具體工作中無法真正實現管理工作的全面化，該種思想對事業單位開展檔案管理工作非常不利，甚至檔案管理形同虛設，難以發揮其應用作用。

（二）缺乏行之有效的檔案管理機制

從現階段很多實際情況來看，為數不少的事業單位在檔案管理工作中并未制定切實可行的檔案管理機制，以致于各項工作的開展難見成效。從調研情況來看，很多人員在檔案管理實踐中缺乏正確的認知，加之管理機制乏力，因此導致檔案管理工作難見成效。此外，雖然部分事業單位制定了相應的檔案管理規制，但是實際落實效果不盡如人意。具體而言，檔案管理中的執行力度欠缺，以致于檔案管理過程中的各項工作全面開展效果不佳。與此同時，一些事業單位存在著檔案管理工作乏力的現象，而且工作成效并不明顯，最終因缺乏行之有效的管理制度而導致整個檔案管理工作混亂和無序化。雖然部分事業單位制定了相關的檔案管理工作規章制度和規范要求，但是由于其執行力度不足等，導致檔案管理工作效果不理想，制度形同虛設、管理工作呈現出無序化現象。實踐中部分事業單位在開展檔案管理工作時，未建立配套、完備的獎罰機制、激勵機制，以致于各項管理工作存在缺陷，甚至工作人員相互推諉，難以對檔案管理工作實現動態化管控。

（三）檔案管理方式方法相對比較落后

由于事業單位的重心并未放在檔案資料管理上，因此檔案管理難見成效，而且采取的方式方法相對比較落后，部分管理人員的思想觀念落后，未能加強人力資源投入。事業單位各項管理工作中，采取的檔案管理設備相對陳舊，而且硬件設施難以滿足現實需求，檔案管理工作技能不扎實。值得一提的是，為數不少的單位在檔案管理工作中依然沿用著傳統的模式和方法，無論是檔案資料的收集效率還是整理利用都相對比較滯后，工作效率低，難以有效發揮檔案服務功能。

二、加強事業單位檔案管理工作的有效途徑

基于上述對現階段事業單位日常檔案管理實踐中存在的弊端及其成因分析，筆者認為，新時代背景下事業單位不能只是在其他業務工作中加快發展步伐，還應當注意創新和改進檔案管理理念與模式，具體從以下方面入手。

（一）轉變傳統的檔案管理理念

從當前國內事業單位發展的視角來看，為了能夠有效提高本單位檔案資料的管理以及利用水平，首先應當轉變思想觀念，不斷加大檔案管理投入力度。事業單位應當不斷加大內部管理，不斷強化檔案管理工作宣傳力度，使全體員工都能夠認識到檔案管理工作的重要性以及必要性，鼓勵廣大員工積極參與檔案管理，這有利于全面提升事業單位內部檔案管理工作的創新發展。需注意的是，事業單位內部管理層應當其帶動作用，不斷提升檔案管理工作的地位，既要將其提到記事日程，又要引導單位員工尤其是檔案管理人員思想上真正地重視起來。在未來發展過程中，事業單位應當及時轉變思想觀念和檔案管理理念，采取有效的措施和方法來全面提升本單位檔案管理工作重要性認知水平。特別是事業單位的領導干部，更應當加強思想重視，根據實際情況及時更新思想觀念，妥善解決好現實工作中的各種弊端與問題，為事業單位的單位改革發展以及提高服務水平創造條件。同時，通過加強思想觀念上的革新以及與時俱進，能夠有效提高本單位人員的思想認知水平，對于未來發展決策的正確做出也起到了非常關鍵的重要。為此，在具體工作開展時，應當不斷加大檔案管理中的人、物和財力投入力度。針對現實中的問題進行深入剖析，有效解決目前存在的各種問題與桎梏。

（二）加強檔案管理工作制度建設

實踐中為了能夠有效促進事業單位檔案管理工作質量以及效率的提升，在檔案管理實踐中應當積極構建切實高效的檔案管理體系，通過制度的完善與實施，來有效確保各項工作的全面開展。基于此，事業單位應當對檔案管理工作內容、特點以及基本要求等進行全面了解，并且根據實際情況和工作需求等，構建切實可行的檔案管理機制，明確事業單位檔案管理工作的創新發展方向。在革新以及改進事業單位檔案管理工作中，應當有效約束檔案管理者的行為，以此來提高檔案管理規范性、實效性，充分發揮檔案的獨立作用。就目前檔案管理制度來看，實踐中應當合理劃分獎懲制度，針對實踐中表現優秀的人員給予一定的物質和精神獎勵，以此來激發他們的工作積極主動性和工作熱情，采取妥善的措施落實懲罰機制以及檔案管理制度，以此來促進各項檔案管理工作的穩定實施。

（三）提高檔案資料利用效率

為了能夠有效提高檔案資料管理以及利用和服務效率，實踐中應當積極組建信息局域網，比如在單位檔案室建立封閉局域網，并且建立電子檔案室。查檔人員通過現代技術的應用，輕點鼠標即可在授權范圍內準確查找相關資料。通過該種方式不僅能夠有效提高檔案資料的查閱速度，更為重要的是可以更加的保密和安全。同時，實踐中還應當不斷進行定期維護以及加強涉密管理，保證系統能夠安全運行。筆者建議檔案室每周均應當定期組織檢查以及做好各項維護工作，其中包括磁盤陣列、掃描儀以及服務器等檔案資料信息化建設過程中所需的設備，并且對檔案信息網站、網絡以及數字化掃描系統中的病毒進行全面檢測，以此來保證檔案信息化建設工作的順利進行，有效維護好檔案資料信息安全可靠性。 在涉密管理以及信息安全管理工作中，應當簽訂承諾書，對檔案信息保密及其審查程序進行規范化管理，切實做好檔案信息安全管理工作。

三、結語

總而言之，隨著社會經濟和時代的快速發展，檔案管理工作中難免會遇到一些問題和挑戰，為此我們應當從思想上重視起來，不斷創新管理制度，采取有效的措施提高檔案資料管理效率、加強信息化建設和做好保密工作，這樣才能促進事業單位檔案管理工作以及事業單位的可持續發展。

參考文獻：

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