電力建設(shè)項目檔案管理分析

摘要：電力建設(shè)項目檔案資料是電力企業(yè)重要的憑證和知識資產(chǎn)，其詳細記錄了某一電力建設(shè)項目從立項到最終竣工投產(chǎn)的全過程。文章就電力建設(shè)項目檔案管理的必要性進行分析，指出當(dāng)前電力建設(shè)項目檔案管理中存在的不足，并提出自己關(guān)于電力建設(shè)項目檔案管理的建議，旨在進一步為相關(guān)工作者日后的檔案管理工作提供借鑒，促進電力建設(shè)項目檔案管理規(guī)范化、標準化以及信息化。

關(guān)鍵詞：必要性;電力建設(shè);檔案管理;項目

一、電力建設(shè)項目檔案管理的必要性

（一）推動電力企業(yè)長遠發(fā)展的必然要求

近些年來，電力企業(yè)的規(guī)模逐漸擴大，電力建設(shè)項目的數(shù)量也隨之增加。與此同時，由此所產(chǎn)生的檔案資源也隨之增加[1]。一方面，做好電力建設(shè)項目檔案管理工作，滿足相關(guān)主體的信息需求，可以進一步凸顯檔案價值。另一方面，做好電力建設(shè)項目檔案管理工作，確保電力建設(shè)項目檔案的完整性、真實性以及準確性，能夠進一步發(fā)揮檔案的憑證價值，為企業(yè)決策者以及管理者提供決策依據(jù)以及管理依據(jù)。

（二）幫助電力企業(yè)維權(quán)的內(nèi)在要求

電力建設(shè)項目檔案中詳細記錄了某一電力建設(shè)項目的全過程，是反映電力建設(shè)項目管理質(zhì)量的依據(jù)和憑證，具有重要的法律價值。一方面，對電力建設(shè)項目檔案進行科學(xué)化管理，可以為后期審計工作、工程評價工作、工程評優(yōu)工作、稽查工作以及責(zé)任追究工作提供重要的依據(jù)，保障電力企業(yè)的權(quán)益[2]。另一方面，對電力建設(shè)項目檔案進行科學(xué)化管理，防止檔案資源出現(xiàn)遺失或者損毀的情況，能夠避免企業(yè)在法律糾紛中處于弱勢地位。

二、電力建設(shè)項目檔案管理中存在的不足

（一）項目檔案移交不及時，影響檔案的完整性

大量的電力建設(shè)項目周期長、工程量大，需要各個參建單位相互配合，才能確保檔案資源的完整。然而，部分企業(yè)檔案管理水平不高，對電力建設(shè)項目檔案的重視程度也不高，導(dǎo)致出現(xiàn)“重項目建設(shè)，輕檔案管理”等問題的發(fā)生。一方面，由于檔案移交不及時，導(dǎo)致項目檔案在傳輸或者保管過程中出現(xiàn)丟失、損毀的情況。另一方面，部分企業(yè)電力項目檔案管理工作與項目建設(shè)的進程脫軌，習(xí)慣于后期突擊集中地對電力項目檔案資料進行整編和歸檔，影響了電力建設(shè)項目檔案管理的系統(tǒng)性、準確性、完整性。

（二）建設(shè)項目檔案管理制度不科學(xué)

現(xiàn)階段，部分電力企業(yè)尚未針對建設(shè)項目檔案的特點出臺相應(yīng)的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理人員在開展工作過程中無法做到有章可循。一是建設(shè)項目檔案的管理職責(zé)不明確，檔案管理人員與其他業(yè)務(wù)員人員之間的配合度不高，管理效益低下。二是立卷標準不明確，無法進一步提升安全質(zhì)量。例如，部分施工記錄、合同、實驗報告、圖紙不規(guī)范，影響檔案的準確性。

（三）信息化建設(shè)有待加強

總體而言，相較于其他企業(yè)，電力企業(yè)在檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的水平較高，但也存在一定的漏洞。一是對紙質(zhì)類建設(shè)項目檔案沒有及時進行數(shù)字化處理，無法進一步通過信息技術(shù)對電力建設(shè)項目檔案進行開發(fā)利用。二是對于不同類型的建設(shè)項目檔案，沒有明確具體的標準。例如，對于電力建設(shè)項目中形成的圖紙類、聲像類、視頻類以及其他類檔案的處理標準不明確。三是檔案資源安全管控力度不足，無法有效保障企業(yè)的商業(yè)秘密以及知識產(chǎn)權(quán)。四是信息化領(lǐng)域的培訓(xùn)滯后，檔案管理人員對新型信息技術(shù)的操控能力不足，無法推動檔案管理人才隊伍從單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變。

三、電力建設(shè)項目檔案管理的有效對策

（一）做好項目檔案的移交工作，確保檔案的完整性

為了防止電力建設(shè)項目檔案出現(xiàn)遺漏、丟失等問題，電力企業(yè)必須要進一步強化項目檔案的移交工作。一是落實主體責(zé)任，按照建設(shè)項目的布局以及建設(shè)項目檔案工作的特點來明確檔案移交中各個節(jié)點的責(zé)任人，并明確相應(yīng)的交接期限，強化檔案管理人員的責(zé)任意識以及規(guī)范意識。二是要確保檔案管理進程與電力建設(shè)項目的進程同步。檔案管理人員應(yīng)主動要求并催促相關(guān)業(yè)務(wù)人員移交相應(yīng)的檔案，并做好檔案的核實以及校對工作，完成交接手續(xù)。三是如果發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)遺漏或者丟失等現(xiàn)象，要及時查找原因并想辦法對檔案資源進行補充，盡量確保建設(shè)項目檔案的完整性。四是要完善人力資源配置，確保檔案資源移交工作的正常進行。

（二）完善建設(shè)項目檔案管理制度

電力建設(shè)項目內(nèi)容多、內(nèi)容雜以及形成時間長，因此，電力企業(yè)必須要通過制度來約束和規(guī)范檔案管理人員的各項行為，確保檔案管理工作有章可循。一是要明確建設(shè)項目檔案管理人員在收集、移交、爭辯、管理、傳閱中的職責(zé)，形成系統(tǒng)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。二是要明確立卷標準，結(jié)合單位具體情況出臺《電力建設(shè)項目檔案整理規(guī)范》以及《電力建設(shè)項目檔案立卷要求》等相應(yīng)的規(guī)章制度，解決檔案管理中不規(guī)范的現(xiàn)象。

（三）抓好信息化建設(shè)，減輕檔案管理人員壓力

信息化社會，電力企業(yè)必須要進一步推動信息化建設(shè)，嚴格控制電力建設(shè)項目檔案的質(zhì)量。一是要及時對紙質(zhì)類檔案進行處理，利用檔案管理系統(tǒng)對電力建設(shè)項目檔案進行管理、開發(fā)和利用。二是要明確不同類型檔案的歸檔標準，統(tǒng)一格式，確保檔案管理系統(tǒng)與電力項目檔案的兼容。三是要強化安全管控，綜合利用云加密、云儲存、區(qū)塊鏈以及數(shù)字密鑰對檔案或者檔案管理系統(tǒng)進行加密。三是要做好檔案管理人才培訓(xùn)工作，開展以“信息化建設(shè)”為專題的培訓(xùn)，強化檔案管理人員對信息化技術(shù)的應(yīng)用能力。

四、結(jié)束語

電力建設(shè)歷來是城市發(fā)展以及社會發(fā)展的重點工程，直接關(guān)系到群眾和企業(yè)的用電。因此，電力企業(yè)必須要將電力建設(shè)項目檔案作為一項根本性的工作來抓，探尋電力建設(shè)項目檔案管理的有效方式，提升電力建設(shè)項目檔案管理的效率和質(zhì)量。一方面，電力企業(yè)必須要加強統(tǒng)籌規(guī)劃，從宏觀入手對電力建設(shè)項目檔案管理工作進行科學(xué)規(guī)劃，為檔案管理人員指明方向，規(guī)范檔案管理人員的日常管理行為。另一方面，電力企業(yè)要重點從信息化建設(shè)以及人才建設(shè)的角度來做好電力建設(shè)項目檔案的管理工作，進一步夯實企業(yè)管理基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]楊靜.如何做好電力建設(shè)項目檔案管理[J].發(fā)明與創(chuàng)新（職業(yè)教育），2019 （01）：112.

[2]林彤.電力建設(shè)項目檔案管理實踐[J].電力勘測設(shè)計，2017 （05）：77-80.

作者簡介：邱荷南（1966.04–）女，籍貫：浙江嵊泗，學(xué)歷：專科，畢業(yè)于浙江海洋學(xué)院，職稱：中級館員，研究方向：檔案管理。