事業單位檔案管理信息化建設的途徑探討

石春杰

摘 要：目前由于科技技術的發展，信息技術已經得到了飛快的發展，信息技術能夠幫助人們提高工作效率，方便人們的生活。相同在事業單位檔案管理過程當中使用信息化建設能夠更加高效的完成檔案管理工作，為工作人員提供便利，本文對于事業單位檔案管理信息化建設的途徑進行討論研究。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

在事業管理工作當中，檔案管理是其中非常重要的一項內容，由于目前事業單位的不斷改革和發展，需要管理的檔案數量也在不斷的增多，會產生大量的檔案信息，所以人工對于檔案進行管理就會非常繁瑣復雜，并且還有可能出錯。所以為了能夠解決事業單位檔案管理問題，可以采用信息化管理的模式，從而才能夠保證檔案的準確性以及完整性。所以事業單位必須建立好信息化的檔案管理模式，從而提升事業單位的工作效率。

1 事業單位檔案管理信息化建設的意義

由于目前事業單位的發展，以及檔案數量正在不斷遞增，對于事業檔案管理人員來說有著不小的壓力，同時由于數量的增加，人工出錯的概率也就大幅度增長。所以對于這些問題，事業單位檔案管理必須要進行信息化的建設，因為目前計算機技術的快速發展，很多OA辦公系統都在被廣泛使用，同樣也能夠應用在事業單位檔案管理系統當中，這樣就能夠極大程度上提高事業單位檔案管理的工作效率，而且還不會出錯。所以由以上可以得知事業單位檔案管理有著非常重要的作用，利于工作效率的提升以及服務質量的提升，從而能夠實現持續發展。

2 事業單位檔案管理信息化建設的對策

2.1 完善檔案管理基礎設施

事業單位要想在檔案管理上采取信息化建設，首先對于完善好檔案管理的基礎設施，做好各項基礎工作的管理建設工作。第一是需要健全好檔案的管理制度。因為事業單位在對于檔案管理方面都是需要進行一個制度化管理，無規矩不成方圓，所以首先需要完善自身的管理制度，對于一些不合理的制度需要擯棄，完善管理制度不僅僅能夠有利于事業單位的發展，同時還能夠提升工作效率。第二點是需要提升事業單位的自動化辦公水平。在目前科技飛速發展的今天，很多事情都可以用機器來代替人工，事業單位也是如此，在日常的小事情當中，多可以采用機器來代替人工進行工作，提高自動化水平。第三點就是需要加強對于電子檔案的管理監督工作。電子檔案是根據紙質檔案來進行編寫的，科學的編寫電子檔案，確保電子檔案的完整以及準確性。

2.2 實現檔案管理的數字化

由于事業單位是在不斷發展的，所以檔案數量也是不斷增加，必須要進行信息化管理建設工作，在信息化管理建設過程當中數字化是其中最重要的一部分。目前由于很多事業單位在信息化建設管理工作上資金投入不夠，就導致了很多單位在實現數字化檔案管理上，都是將紙質轉變成數字信息，加上沒有專業的檔案管理人員，很難有著非常明顯的效果。所以針對于這種情況，首先需要對于有著較高價值的檔案進行優先保存，轉變成數字化，然后在對于一些普通的檔案進行數字化管理工作，在進行數字化管理工作的同時，需要注意對于檢索類型的優化，不然一旦數量很大，就會很難尋找，反而增加了工作量。

2.3 明確檔案管理標準與規范

因為事業單位每天都會產生很多類型的檔案，并且這些單位都是需要根據類型保存在各個部門當中，所以為了能夠對于這些檔案進行有條不紊的歸類，整理，保存等等工作，就需要事業能夠有著一套高效的信息化管理平臺，所以檔案的收集、整理，入庫保存等等工作內容都在這個平臺上進行，就能夠實現精確化的工作，而且還不會出錯，同時也對于事業單位的檔案管理工作標準化了，在此過程當中制定出一個明確的目標，從而每個管理人員進行參考，提高工作效率的同時還能夠為減少事業單位的成本支出，提供可持續發展。

2.4 加強檔案資料安全保護

在現代社會的發展過程當中，計算機技術正在被人們廣泛使用，人們已經離不開計算機技術了，事業單位信息化管理依靠的也就是計算機技術，雖然目前計算器技術有著不錯的發展，但與此同時安全問題也是很多人都關注的問題，所以事業單位需要注意檔案資料的丟失以及泄露等等問題。同時目前也會存在電腦被黑客攻擊以及計算機病毒入侵等等，這些都會給事業單位的信息化管理帶來很多的風險，所以就要求事業單位的工作人員要做好各項保密工作，如果發生了信息泄露的問題，對于事業單位的發展也有著很大的影響，對于信息化平臺需要進行網絡安全措施，從而才能夠應對目前各種各樣的風險。因為這些檔案在信息平臺當中都是以數據的形式保存的，所以為了不讓這些數據丟失，工作人員也需要定時進行數據備份工作，當平臺被攻擊導致數據丟失就可以直接恢復，降低了事業單位損失。

2.5 重視檔案人員的培養

事業單位采取了信息化管理之后，對于單位工作人員需要進行系統化的培訓工作，例如如何使用信息化平臺，以及如何應對一些突發問題，同時對于一些想學習更多知識的人進行網絡建設、數據庫管理以及計算機操作等等方面的培訓工作，提升員工的綜合能力，才能夠適應目前技術的發展。同時在培養的過程當中，對于人員的評價考核也需要進行完善，將員工的工資和日常評價考核進行掛鉤，這樣就能夠很大程度上提高員工的工作效率，提高工作積極性。

3 結束語

綜上所述，事業單位需要做好檔案管理工作的同時需要注重對于員工的培養教育，同時員工只有自身得到了很好的進步和發展，才能夠為企業帶來更好的價值，同時由于傳統的檔案管理工作都是人工進行，在進行了信息化檔案管理建設之后，很多工作人員都不懂平臺如何去進行操作，就需要進行培訓工作，以滿足目前的工作需求，提升員工的綜合素質能力。另外事業單位信息化建設的過程當中，特別注意安全防護工作，因為里面保存了大量的檔案數據，這些數據一旦泄露就會造成無法估量的損失，所以需要加強防護工作。

參考文獻

[1]明浩利.事業單位檔案管理信息化建設的途徑探討[J].辦公室業務，2017，（15）：56-56.

[2]王春霞.事業單位檔案管理信息化建設路徑探討[J].卷宗，2018，（27）.

[3]闞澤微.關于事業單位檔案管理信息化建設與發展的探討[J].黑龍江科技信息，2017，（5）：146-146.

[4]楊小蘭.事業單位檔案管理信息化建設探討[J].祖國，2018，（20）.