淺談新時期學校檔案管理的創新

摘 要：信息時代的到來，我們獲得信息的途徑也變得多種多樣，信息的保存以及交流等方式也開始發生了一系列的變化，各種不適應新時代的東西在被淘汰、在不斷的創新、發展，學校的檔案管理也不例外。由于以前的檔案管理方式傳統，不再適應社會發展的要求了，因此必須要對學校的檔案管理進行改革。在新時代發展的過程中，抓住新時代所帶來的機遇，為學校檔案的管理帶來新的生機和活力，讓檔案管理在新的時代能夠適應新的發展要求。

關鍵詞：新數字媒體;新時期;檔案管理;創新

學校的檔案在一定程度上是學校自我形象一個鮮明的代表，也是學校歷史文化悠久的象征和載體，記錄了學校的發展、演變歷程，所以學校的檔案可以作為學校發展的參考依據。如果在新的時期對于學校的檔案管理進行一定的創新，可以抓住新時期的機遇，以此來提高學校的管理能力，為學校發展提供更好的服務，同時也為教師和學生的查閱以及參考提供更大的幫助。

1 學校檔案管理的現狀

當前學校檔案管理方面存在著各種各樣的問題不能適應現代社會發展的需要，不能充分發揮學校檔案管理的作用。

1）學校檔案管理的模式過于老舊。現在的檔案管理大部分都還是采用傳統的人工方式，因此在對文件進行查找的過程中，由于信息量非常的大，對于一些知道的不夠具體，只是知道一些模糊的時間或者是標題的文件查詢起來就非常的不方便，需要翻找出很多的文件一起來尋找，尋找的過程中也極為繁瑣，嚴重影響了檔案管理工作人員工作效率，并且有的范圍比較廣的，有可能會找出很多沒有影響的文件，導致效率很低。而且受到了傳統的學校管理的影響，對于學校的檔案管理工作沒有一整套成熟的檔案管理模式。很多學校會將檔案放在一個無人看管的房間，隨意的存放檔案，導致一些檔案可能會出現潮濕，模糊，丟失的可能發生。使得檔案不能合理的利用及發揮檔案最大的作用，從而為學校的檔案工作產生了一定的消極作用。

2）當前學校缺少在檔案管理方面的人才。由于對學校檔案管理的不夠重視，檔案管理大部分都是臨時人員，或者是一些并不具備專業的檔案管理素養的人員。因此可能會出現大多數時間從事別的任務，只有小部分時間用來對檔案進行管理，所以導致他們對于檔案的熟悉程度不夠了解，在整理的過程中也會出現這樣那樣的問題。即使堅守在檔案管理的崗位上，對于檔案的內容工作也是一知半解，無法為師生提供很好的服務，對于學校的管理工作也會帶來一定的不便。

3）當前學校在管理技術上不夠先進。當前雖然科學技術快速發展，但很多學校的檔案管理仍然處于最傳統最老舊的形式，甚至有的學校還是采用手寫的方式，給學校的檔案管理人員帶來了很大的工作量，而且對于檔案的查詢整理以及存放等都有非常大的影響。對于一些新的需要整理的檔案也無法進行及時的更新，更不用說是適應當今節奏飛快的社會，對于校園檔案管理工作提出的要求了。

2 新時期學校檔案管理創新的意義和重要性

新時期對學校檔案管理提出了新的要求，如果學校的檔案管理不抓住時機，則有可能會產生一些消極的影響，并且對學校的后續發展也會造成一定的損失。學校檔案管理工作是一件非常專業的事情，必須要有具備專業的管理素養的人來進行管理，不能采用一些閑雜人等。這項工作不僅在硬件設施上要求高，而且對于相應的檔案管理工作人員也有非常高的要求。不僅僅要具備專業的檔案管理素養，還需要有耐心負責任夠嚴謹，因為學校的檔案管理是一件非常繁瑣而又復雜的事情。但由于當前的學校管理模式過于老舊，使得檔案管理并不能促進學校的進一步發展，不能為學校提供更好的服務。因此在新時期學校的檔案管理就顯得非常的重要。要想在新時期對檔案管理進行創新，則必須要打破傳統的舊的學校檔案管理模式，重視起對于學校檔案管理工作的認識，才可以為傳統的檔案管理添加新的活力，讓學校檔案管理獲得新的生命力，以此來滿足檔案管理對于學校發展的推動作用，為學校的師生提供更好的服務，使學校在未來的發展之路上越來越好。

3 新時期學校檔案管理創新的策略

學校要確保檔案在管理使用的過程中發揮最大的用處，必須要重視起學校檔案管理的工作，才能最大限度地使所有人對于檔案管理工作的認識有一個更深的程度。從而把學校的檔案管理工作作為學校管理的一項重點來認真對待。并且對于學校檔案管理工作正遇到的一些困難，學校的領導要想方設法一起來對困難進行解決，從根本上引起重視。

1）強化學校檔案管理的法規建設。學校應該設置專門的檔案管理工作室，工作人員要相應的將各類檔案進行歸類排序，讓檔案管理能夠進行的井井有條。通過聘請專業人員來對檔案進行管理，制定一套相應的檔案管理工作的獎罰措施，讓檔案管理工作有法可循，有章可依，將責任分配到每個人身上，使責任做到明確具體，以加強對管理人員進行相應的管理和約束。這樣不僅推動了檔案管理工作人員積極上進的心，同時促進檔案管理工作人員的態度嚴謹認真，在出現問題時不至于互相推諉，從而利于學校檔案管理工作得到真正的落實。

2）廣納賢才，加強對于檔案管理工作人員的培養。雖然當今國內已有部分學校設置了相應的檔案管理的專業，但仍然屬于比較冷門的專業，在國內仍然非常缺乏檔案管理的專業人才，在數量上仍然無法滿足社會對于現當今檔案管理工作的要求。在這種情況下，則要求學校要重視其對于學校檔案管理工作人員的審核與培養。多進行挖掘、聘請專業性比較強的學校檔案管理的人才，學校在對檔案管理人員進行招納時，也應該引起我國教育的重視，推動相關檔案管理的課程的發展與重視。學校對于招納的人才要進行崗前培訓，使得他們具備專業的檔案管理素養以及了解一些最基本的檔案管理工作的知識，學校通過兩手抓的措施，為學校檔案管理工作的進一步發展培養了人才，相信學校的檔案管理工作也會為學校的發展提供幫助。

3）引進先進的檔案管理設施，提高檔案管理的技術水平，加強檔案管理的開發和利用。在數字化的時代，如果還是采用傳統的方法對檔案進行管理，可能會使得檔案不能發揮最大的用處，不能在促進學校發展的方面提供幫助。網絡社會的快速發展為各行各業的發展都提供了新的手段和技術，檔案管理工作也不例外。在數字媒體普及的時代要抓住時機，學校通過引入新的先進的檔案管理的措施，將網絡信息化社會與學校的檔案管理進行完美的結合，將檔案管理工作落實到網絡上，通過利用數字媒體對檔案進行存儲，也有利于學校的檔案進行更新和查找，為學校的廣大師生提供了方便，而且也節省了檔案的存儲空間，并且對于檔案的保存程度上也有保證，避免了一些模糊不清的現象的存在。同時也促進了檔案管理人員在對檔案進行查找的過程中存在的不便的減小，可以減少檔案管理工作中所需要的人力資源，在為學校減少開支的過程中也錯進了檔案對學校發揮應有的貢獻，使學校的檔案價值能夠發揮到最大。

4 結束語

總的來說，在信息飛速發展的時代，要重視起對于學校檔案管理的認識，對檔案管理進行創新，因為任何事物必須要適應社會生產力的發展才能夠提供更好的服務。新的時代為檔案價值得到充分的發揮提供了客觀條件，而檔案管理工作者更要利用好這一優勢，通過努力把檔案服務提升到一個新的水平，為學校的進一步發展奠定基礎，并且能夠為師生提供最大的幫助更好地服務，為學校做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]王軍.如何做好新時期檔案管理創新[J].檔案管理，2013，11（15）：128-129.

[2]周瑩瑩.論新時期檔案管理的創新[J].山西科技，2010，11（20）：96-97.

[3]封立新.探究在新時期檔案管理的創新[J].才智，2012，07（15）：112-113.

作者簡介

潘雅寧（1985-），女，廣東省梅州市，大學本科，法學學士，講師，專職檔案員，研究方向：檔案管理。