行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理建設(shè)的意義及對(duì)策探討

冷旭梅

摘 要：在行政事業(yè)單位的檔案管理中，人事檔案是一個(gè)重要內(nèi)容。文章從人事檔案的特點(diǎn)和管理意義出發(fā)，指出人事檔案管理存在的問題，闡述了現(xiàn)代化人事檔案管理建設(shè)的對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;人事檔案;現(xiàn)代化管理;建設(shè)對(duì)策

在人事檔案中，記錄了個(gè)人身份、學(xué)歷和資歷，不僅具有法律效用，而且和組織關(guān)系、工資待遇、社會(huì)保障等密切相關(guān)[1]。在行政事業(yè)單位中，人事檔案是崗位考核、職務(wù)任免、人事調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲培訓(xùn)的依據(jù)，要想推動(dòng)單位管理工作的開展，必須加強(qiáng)人事檔案管理。以下結(jié)合實(shí)踐，探討了現(xiàn)代化人事檔案管理措施。

1 人事檔案的特點(diǎn)和管理意義

1.1 特點(diǎn)

人事檔案的特點(diǎn)是：1）全面性，記錄了職工個(gè)人的全面資料，是職工信息的儲(chǔ)存庫，可以反映出職工全貌。2）現(xiàn)實(shí)性，人事檔案是人才使用、工資調(diào)整的依據(jù)，能直接為現(xiàn)實(shí)管理工作服務(wù)。3）真實(shí)性，要求檔案內(nèi)容真實(shí)、客觀、完整，能為人事部門的管理打下基礎(chǔ)。4）動(dòng)態(tài)性，隨著職工的發(fā)展，人事檔案也會(huì)動(dòng)態(tài)變化，必須及時(shí)收集補(bǔ)充材料，減小和職工實(shí)際情況的時(shí)間差。5）流動(dòng)性，人事檔案的管理，要和人力資源管理步伐統(tǒng)一，避免人檔脫節(jié)，遵循“檔隨人走”的原則。6）機(jī)密性，檔案資料中含有職工的隱私信息，屬于黨和國家的機(jī)密，因此要做好保管工作，不得出現(xiàn)泄漏問題。

1.2 管理意義

第一，優(yōu)化人力結(jié)構(gòu)。行政事業(yè)單位在日常業(yè)務(wù)中，人力組織結(jié)構(gòu)是否合理，直接影響業(yè)務(wù)成果。新形勢(shì)下，單位的用人和工作模式改變，促使人力組織結(jié)構(gòu)變化，人事檔案記錄了這一過程，有利于優(yōu)化人力結(jié)構(gòu)，提高單位對(duì)人力資源的利用效率，為業(yè)務(wù)開展打下基礎(chǔ)。第二，指導(dǎo)人事調(diào)動(dòng)。行政事業(yè)單位在不同發(fā)展階段，面對(duì)不同內(nèi)外部環(huán)境，需要進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)。為了保證人員和崗位相匹配，單位會(huì)分析人事檔案內(nèi)容，尤其是學(xué)習(xí)過程、工作經(jīng)歷、性格、才能等要素，確保人員滿足崗位工作需求，提高人事調(diào)動(dòng)的科學(xué)性[2]。第三，提供考評(píng)依據(jù)。通過人事檔案，可以對(duì)職工進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，提供針對(duì)性的培訓(xùn)方案，提升職工的綜合素質(zhì)。在績(jī)效考核上，不僅關(guān)系到職工的切身利益，也是單位優(yōu)化管理的路徑。利用人事檔案，能輔助管理者對(duì)職工進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，并且將結(jié)果記錄在檔案中。

2 行政事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1 管理意識(shí)薄弱

一直以來，行政事業(yè)單位將管理重點(diǎn)放在業(yè)務(wù)領(lǐng)域，忽視了檔案工作，導(dǎo)致檔案管理意識(shí)薄弱。一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)三令五申，雖然屢次強(qiáng)調(diào)檔案管理工作，但職工面對(duì)繁忙的業(yè)務(wù)，沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要意義，認(rèn)為不會(huì)對(duì)單位發(fā)展帶來實(shí)質(zhì)幫助，因此管理工作比較隨意，工作態(tài)度不端正。另一方面，國家針對(duì)檔案管理有明確的法律規(guī)定，單位內(nèi)部也制定了相應(yīng)的規(guī)范措施。但在實(shí)際工作中，人事檔案的管理具有滯后性，例如職工的崗位和職務(wù)已經(jīng)變化，但檔案內(nèi)容沒有隨之更新，繼而影響薪酬、考核工作，成為一個(gè)突出管理問題。

2.2 管理不夠規(guī)范

人事檔案的管理，主要涉及收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等內(nèi)容，各個(gè)環(huán)節(jié)均有明確的規(guī)范制度。管理不夠規(guī)范，體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是存在檔案造假、涂改等情況，影響檔案的真實(shí)性、權(quán)威性，無法為人力資源管理提供有價(jià)值的依據(jù)。二是從事檔案管理的人員，自身專業(yè)水平差，缺少理論知識(shí)和操作技能。調(diào)查發(fā)現(xiàn)[3]，在一些單位內(nèi)，人事檔案管理人員是臨時(shí)借調(diào)而來，并不是專業(yè)管理出身，檔案資料的收集、整理效率低，很容易出現(xiàn)人為誤差。

2.3 利用效率低下

人事檔案的管理工作，最終目的是合理利用，為單位運(yùn)行管理提供服務(wù)，而不是保管和存放。行政事業(yè)單位內(nèi)，人事檔案的利用效率低下，一是依然采用人工手動(dòng)管理模式，先進(jìn)設(shè)備設(shè)施缺失;或者引入計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，但運(yùn)行維護(hù)不到位，難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。二是人事檔案本身具有機(jī)密性，檔案的查詢和利用有明確要求，由于審核條件嚴(yán)格，也會(huì)限制檔案的利用。如此一來，人事檔案對(duì)人力資源管理的反饋?zhàn)饔糜邢蓿焕趩挝患皶r(shí)發(fā)現(xiàn)管理問題。

3 現(xiàn)代化人事檔案管理建設(shè)的對(duì)策

3.1 增強(qiáng)管理理念

建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理體系，首先要增強(qiáng)管理理念，從深入學(xué)習(xí)相關(guān)法律制度入手。第一，以《檔案法》、《干部人事檔案工作條例》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》為例，明確了人事檔案各個(gè)管理環(huán)節(jié)的要求[4]。單位應(yīng)組織全體職工學(xué)習(xí)制度內(nèi)容，認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展、對(duì)單位發(fā)展的重要性，營造出良好的管理氛圍。第二，日常管理中，嚴(yán)格落實(shí)制度措施，結(jié)合單位發(fā)展情況，采取合適的監(jiān)督檢查方法，既能激發(fā)工作人員的積極性，又能減少工作道路上的阻礙，為人事檔案管理提供充足的保障。

3.2 創(chuàng)新管理模式

第一，創(chuàng)新管理體制。在規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合人事檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，設(shè)置合理的管理目標(biāo)，在宏觀指引下開展管理工作，既滿足制度的要求，又具有較高的實(shí)操性。第二，創(chuàng)新管理形式。對(duì)于行政事業(yè)單位而言，人事檔案管理首先從干部入手，遵循凡進(jìn)必審的原則，重點(diǎn)審查工作時(shí)間、教育經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等，評(píng)價(jià)檔案資料的真實(shí)性，看各項(xiàng)材料是否齊全。第三，創(chuàng)新工作方法。人事檔案的管理，要解決實(shí)際問題，提高檔案工作的規(guī)范化，例如：從檔案資料的收集入手，明確檔案內(nèi)容，保證歸檔材料真實(shí)有效;在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)細(xì)化工作要求，采用統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn);建立權(quán)限管理制、責(zé)任追究制，對(duì)于違法違紀(jì)行為，加大懲處力度。

3.3 提高利用力度

要想發(fā)揮出人事檔案的實(shí)用性，就要提高利用力度，這就要借助于現(xiàn)代信息技術(shù)手段。第一，加大資金投入，用于設(shè)施建設(shè)和設(shè)備購進(jìn)，發(fā)揮出計(jì)算機(jī)、掃描儀的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理效率。結(jié)合單位實(shí)際情況，構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，以電子檔案為核心，收集、整理、保管、查詢實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、數(shù)據(jù)化，方便檔案的查找和利用[5]。第二，在職工績(jī)效考核、職務(wù)調(diào)動(dòng)時(shí)，既要結(jié)合業(yè)務(wù)表現(xiàn)，又要參考人事檔案，全面評(píng)估職工的個(gè)人能力、工作態(tài)度、職業(yè)道德，發(fā)揮出人事檔案的反饋?zhàn)饔茫嬲l(fā)現(xiàn)人才、留住人才。

3.4 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

管理者是人事檔案工作的經(jīng)手人，提升管理者的綜合素質(zhì)，才能加快現(xiàn)代化人事檔案管理體系的建設(shè)。其一，改進(jìn)人才聘用形式，講究專業(yè)對(duì)口，要求管理者具有扎實(shí)的理論知識(shí)，以及嫻熟的操作技能，能應(yīng)對(duì)復(fù)雜的檔案管理工作，提高檔案管理水平。其二，通過崗位培訓(xùn)的形式，學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的管理方法，既提高人事檔案管理效率，又能降低人力物力成本。其三，注重思政教育工作，改變管理者的思想認(rèn)識(shí)，樹立高度責(zé)任心，能自覺遵守法律法規(guī)、嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案是檔案管理的重要組成部分，做好人事檔案管理工作，能優(yōu)化人力結(jié)構(gòu)、指導(dǎo)人事調(diào)動(dòng)、提供考評(píng)依據(jù)。分析可知，目前行政事業(yè)單位在人事檔案的管理中存在一些問題，只有增強(qiáng)管理理念，創(chuàng)新管理模式，提高利用力度，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，才能建成現(xiàn)代化管理體系，推動(dòng)單位健康發(fā)展。

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