基于信息化的行政事業單位內部控制探究

汪向陽

摘 要：信息技術的發展也給行政事業單位內部控制的開展帶來了新的機遇與挑戰，基于信息化背景下的行政事業單位應如何實現內部控制的信息化，同時有效規避信息技術帶來的風險已經成為行政事業單位關注的熱點。本文聯系實際，就信息化背景下的行政事業單位內部控制問題做具體分析。

關鍵詞：信息化;行政事業單位;財務管理

一、信息化對行政事業單位內部控制產生的影響

1.行政事業單位內部控制重點轉變

計算機、網絡技術的發展與應用，對財務的信息和數據的收集與處理產生了重要影響，而這一影響又使得行政事業單位的外部環境得到優化，為單位內部控制工作的開展創造了良好條件。總的來說，計算機、網絡技術的應用使行政事業單位內部控制的重點由人工統計轉變為計算機統計。而計算機技術的應用與數字化系統的建立使得數據收集、統計、分析等過程中的大幅降低，數據處理速率與質量上升，行政事業單位內部控制信息化有了更為良好的外部環境。此外，在計算機技術的支持下，內外部文件、材料的傳輸、保護、共享等功能的實現有了更高保障，行政事業單位內部控制質量與效率得以提高。

2.行政事業單位內部控制環境得以優化

信息化的出現與應用給行政事業單位內控制工作帶來了很大影響，具體表現在行政事業單位內部控制環境發生了較大變化，如單位內部會計人員只負責財務核算等各項會計工作。會計人員的職責更加明確，工作效率更高，行政事業單位財務管理質量與效率也得到了顯著提升。

3.行政單位內部控制風險增大

信息技術的發展與應用為行政事業單位內部控制工作的開展帶來了機遇，但也迎來了挑戰。具體表現在，在信息化背景下，行政事業單位信息、資料的安全性受到影響。由于行政事業單位資料具有開放、共享等特點，因此存在被竊取、盜用等風險，如網絡黑客攻擊會導致單位信息泄露，從而使單位經營風險增加。

4.行政單位財政資金使用效益提升

信息技術在行政單位內部管理中的應用，在一定程度上使單位的預算業務風險得到了控制。在信息化背景下，單位部門預算系統管理功能更加多樣、全面，如系統不僅有了訪問權限設置功能，還具有了數據分配功能等，在各部分控制要求與單位預算實現緊密結合的基礎上，行政事業單位內外部運行環境得到了優化，同時單位預算業務中存在的各類風險也得到了有效防控，單位運營發展的安全性提高。在完成行政事業單位內部控制的信息化建設的時候，單位資產運行的整個過程都將得到管理與控制，從而有效防止了資產不明、賬實不符等情況的出現，也有效提升了行政事業單位資產利用效率，提高了財政資金的使用效益。

二、行政事業單位內部控制信息化中的問題

1.業務系統與信息系統耦合性低

在行政事業單位中，財政業務系統、內部控制系統是兩個獨立的系統，這兩大系統雖然負責范圍、管理內容有所不同，但兩系統之間也存在緊密聯系，只有兩大系統之間項目配合，在內容、時間等方面保持高度統一，行政事業單位各項業務活動才能得到有效管理，財政資金方能得到有效運用。但當前，由于行政事業單位各類財政業務應用信息系統投入時間較早，而相應的系統建設與運行規范出臺較晚，導致《行政事業單位內部控制規范（試行）》中有部分措施與要求未能嵌入部門預算管理系統與國庫集中支付系統中，使得系統的功能作用得不到充分發揮。

2.不同系統間的兼容性較低

當前，國庫集中支付系統、部門預算系統、預算單位會計核算系統等是行政事業單位使用的幾大主要系統，這些系統雖然在同一單位中使用，但卻是由不同管理部門、不同軟件開發商進行制作，因此系統之間存在兼容性問題。分析行政事業單位各內控系統建設、使用情況發現，目前行政事業單位內部不同系統間的兼容性較低，進而也影響了不同業務系統之間的關聯性，使得單位內部各部門間數據難以實現共享，業務層面內部控制效果也難以達到預期水平。

三、基于信息化的行政事業單位內部控制路徑

1.增強內控意識，完善內控制度建設

在行政事業單位經營發展過程中，內部控制發揮著重要作用，完善內部控制建設，是提升單位財政資金利用效率，推進單位長遠穩健發展的重要舉措。因此，在信息化背景下，行政事業單位應當樹立高度的內控意識，結合單位業務開展情況，不斷建立完善財務內部牽制、財物處理程序、財務分析等基本內部會計控制制度，在多個業務環節內完善財務內控制度，做好對于財務風險的事先預防工作，防止風險行為的發生。

此外，行政事業單位也應注重內部的程序制約，嚴格把關重大事務的控制，必須經過授權、批準、執行、記錄、檢查等嚴密的控制程序，如對于單位內部大型物資采購等工作必須嚴格按照上述工作流程與秩序執行，防止出現項目虛報、賬實不符等情況的出現，實現對財政資金的有效管理。

2.加快統一的財政業務系統開發

在信息化背景下，行政事業單位要想提升自身內部控制水平，就必須重視財政業務系統開發，單位應當根據具體的業務特點，合理利用信息技術開發出統一的財政業務系統，提升財政資金管理效率。在開發財政業務系統期間，不同的行政事業單位之間應由財政部門牽頭密切聯系統籌規劃，制定科學合理的系統開發計劃，對系統的開發提供有效指導。

信息化背景下的行政事業單位財政業務系統往往擁有多個用戶，多用戶使用同一系統能提升資源利用效率，但也會帶來信息泄露等風險，因此在開發過程中應做好用戶信息防護設計，實現對量用戶各項信息的有效管理。為防止在共用系統期間發生信息泄露等，應立足行政事業單位內控需求，結合軟件忒單設計建設系統保密制度、數據定期備份制度等，有效防止意外發生，保證單位業務、資金安全。此外，在共同財政業務期間，要加強對系統使用者的管理，對于造成信息泄露等的責任人需追求法律責任，以保證系統使用的規范性、合法性。

3.優化業務系統內控流程

針對當前行政事業單位中存在的系統和兼容性低、財政管理效率低等問題，行政事業單位應當以單位財政部門為主，在財政部門的領導下制定有關應用型系統軟件編制的統一規則，并嚴格按照具體規則完成系統開發建設，確保各項軟件與行政事業單位內部各業務開展要求相符。此外，為保證各項系統能為行政事業單位內控工作提供更好的服務，單位應要求、指導系統各用戶認真分析、歸納現有系統在使用過程中存在的各項問題，同時根據各自業務與管理工作開展需求，提出針對性建議，進一步完善優化應用系統內控流程與模塊，讓內控系統的功能作用得到充分發揮。

4.深化應用支撐平臺建設

信息化背景下，要想實現行政事業單位財政管理的信息化、數字化、動態化，就必須制定統一的數據標準，從而為各項信息技術手段、信息系統的應用創造有利條件。此外，針對當前行政事業單位業務范圍廣、流程復雜等問題，單位應合理應用信息技術加快應用型工作平臺建設，即建設財政數據總庫，在財政預算總庫中財務預算編制涵蓋進去，以提高財務管理的便捷性、規范性、有效性，提高單位內部數據資源共享效率。此外，要想促進信息技術與單位內部控制的緊密結合，行政事業單位應著手建立應用軟件準入制度，通過提高準入門檻的方式改善各種應用軟件系統接入能力，以完善內部控制系統功能，提供行政事業單位內部水平。

5.注重人員培養

工作人員在推進行政事業單位內控水平提高，推進單位長遠穩健發展等方面發揮著重要作用。因此，信息化背景下，行政事業單位應著手推進內部控制人員隊伍建設與培養，為內部控制的有效開展提供根本保障。具體而言，行政事業單位應當建立完善內部控制人員的選拔與任用機制，優化人員選拔流程，提高人員選用標準，從根本上提升內控人員能力素質。在內部人員在崗任職期間，對人員的培養與教育不可缺少，行政事業單位應當堅持以德為本，在保證內控人員自身效益實現的基礎上通過適當的宣傳教育，提高工作人員內控意識，并結合單位業務特點，定期開展各部門、各崗位工作人員培訓活動，使每個人了解自己在控制活動中的職責以及權限范圍，從而保證各項內控工作的有效開展。

行政事業單位應當采用合理手段讓內部控制活動貫徹到單位的每個部門以及經濟活動的各個流程環節，確保每個部門、工作人員都成為單位內部控制的參與者與監督者，切實推進內部控制在單位的全面推行。行政事業單位要通過一定的獎懲制度調動內控人員工作積極性，同時對內控人員的工作行為予以適當的約束與規范，使其能端正工作態度，認真做好自身工作。

四、結語

加強行政事業單位內部控制，有助于提升資產管理水平，提升財政資金使用效益。為此，信息化背景下，行政事業單位應結合自身業務特點、內控要求與信息技術特點深化信息技術在單位內控中的融合與應用，并從內控系統建設、內控人員教育培養等方面為內控信息化的建設創造有利條件，讓內控系統的功能作用得到充分發揮。

參考文獻

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（責任編輯：王文龍）