信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

張博文

摘 要：因為目前信息化時代的飛速發展，檔案管理部門在現實中也離不開信息管理技術，用來記載國家、社會與個人的重要事情，有利于以后查詢。本文分析了信息時代檔案管理時的問題，總結解決措施，希望可以促進檔案管理更好地發展。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;問題;對策

1 前言

因為信息化的飛速發展，我國不少行業也在飛速進步，加重了檔案管理部門的工作任務。因為檔案管理部門記錄的檔案信息十分復雜，工作難度較大，因此要求更加規范專業的檔案管理。在檔案管理中引進信息化技術，不僅可以減少其中各項環節的成本投入，還可以提升工作效率。所以，本文研究了信息時代檔案管理工作存在的問題，并提出了具體對策。

2 檔案管理信息化的重要意義

以前傳統的檔案管理工作載體大部分是紙質的形式，管理相對落后，工作任務也相對艱巨。保管檔案時，工作人員還需要避免自然現象的干擾，比如火災、潮濕之類的。此外，查閱檔案資料相對困難，還無法備份。因為信息時代中計算機技術的發展，傳統檔案管理模式有所轉變，體現在檔案管理的載體由紙質轉變向電子化。轉變之后可以有效解決檔案資料的存儲問題，也極大方便了查閱資料，大大提升了資源利用率與工作效率。因此，做好信息化的檔案管理工作，可以更好地服務于企業、社會與國家。

3 現在檔案管理工作所面臨的主要問題

1）不夠規范標準。對檔案管理工作來說，管理前提便是標準規范地開展基礎工作。這不但極大提高檔案的管理效率，還方便了檔案管理工作者和客戶更好的溝通。但是，盡管人們正處于信息化時代，檔案管理的基礎工作仍然不夠標準規范，因為網絡上存在不少格式與建設形勢，格式與要求并不統一，極大降低了管理工作的規范性與共享性[1]。同時，現在因為計算機的快速發展與全球化趨勢，軟件更加豐富多樣，它們的兼容性十分不足，不利于規范地開展檔案管理工作。

2）檔案管理工作者業務水平不高。管理檔案時，檔案管理人員的業務水平十分重要，優秀的檔案管理工作者能夠提高檔案的管理效率與水平。目前，由于傳統的檔案管理方式正向信息化方向轉變，但是，目前眾多檔案管理機構中，仍舊是之前那些從事傳統管理工作的人，因為年紀較大，那個時代的檔案管理流程盡管已經了如指掌，可是時代在發展，這些人缺乏計算機網絡技術，也不具備一定的信息素質，盡管檔案管理知識合格，可不能與時俱進，綜合素質不達標，不利于檔案管理的信息化建設與發展。

3）檔案的安全性與保密性不夠。信息時代重視使用計算機，所以，其最大的亮點就是通過計算機管理檔案。不過，盡管實現了方便快捷地使用電子檔案，卻因為信息的不分國界與共享資源，也不利于檔案的安全性。檔案中記載了許多私密的重大事件，也涉及個人秘密，因此，一旦電子檔案無法保密，很容易被黑客入侵，盜取檔案信息，將對客戶造成無法預估的損失。

4）管理軟件不兼容。因為科技的發展，檔案管理表現出信息化特征，并出現了不少檔案管理的軟件。現實運營中，盡管檔案管理軟件可以讓檔案內容信息化，但問題依然嚴峻[2]。比如，因為不同行業的計算機類型不同，有關檔案管理軟件之間的差異較大，互相無法兼容，給檔案資源共享造成了阻礙，也不利于信息化檔案管理工作。

5）檔案管理信息化不標準。檔案管理信息化自己有很強的實際應用性。統一檔案管理信息化標準，可以讓檔案資料實現最大化安全。不過現在的檔案管理工作信息化水平仍舊不達標，信息系統與網絡上差距較大，不利于開發與共享檔案信息管理。

6）檔案管理體制不健全。我國雖然已經有相關的檔案管理工作法律法規，但沒有滿足新時代背景下檔案信息化管理的需求。因此，檔案信息化管理工作沒有法律支持，造成我國目前檔案信息化管理機制不完善。極大阻礙了信息化檔案管理工作的飛速發展。

4 信息時代檔案管理問題的解決對策

1）完善檔案數據庫。現在的檔案管理工作不夠標準范，如今主要通過把檔案數據存入計算機網絡或云端設備的手段，它們在計算機中的通用名稱叫“數據”。所以，為推動信息化時代下檔案管理工作的有序運作，必須完善數據庫來存儲檔案資源，還應不斷提升數據庫技術水平，有助于信息化時代下檔案管理工作的長遠發展。

2）加大檔案管理人才的培養力度。信息化時代管理檔案，離不開專業人士的支持，只有專業化人才足夠，才可以更好地開展檔案管理工作，高效管理檔案。所以，需要加強培養檔案管理人才，有利于提高檔案管理的工作效率。檔案管理人員的專業度直接影響到檔案管理水平，因此單位應該加強專業培訓管理人員的信息技術。之后，考核培訓內容，圍繞考核結果進行獎懲，獎勵表現優秀的員工，批評考核結果不太理想的管理人員，不過要把握好度[3]。考核不但可以提升管理人員的工作積極性，還可以激勵變得更加專業。之外，單位還應組織相關管理人員互動與交流，使管理人員可以全面了解現代化管理技術，確保提升信息化檔案管理的工作水平與效率。

3）健全檔案信息安全保障體系。現在網絡上出現了不少安全隱患及網絡詐騙等問題，為很好地保護檔案信息，需要通過必要手段，需要健全檔案信息安全保障體系。該體系需要包括存儲安全與檔案系統的使用安全，在存儲檔案信息時添加保障安全的措施以及預防網絡安全攻擊等問題。

4）加強檔案資源的信息化建設。在信息化時代下，檔案管理已經不光是簡單地存儲和使用檔案，因為全球化的發展趨勢，不少信息開始實現全球共享，要求細化的檔案管理能夠使檔案信息在全球范圍內搜索，切實實現全球信息一體化，需要最新的技術與最新的云端設備。健全和檔案相關的管理規章體系與制度，能夠很好地進行檔案管理工作。所以，完善檔案管理工作體系，編制統一的檔案管理標準，可以加強系統軟件的兼容性。同時，檔案管理部門較多，員工也多，因此，必須明確權責一致，集中管理不同部門與類別的檔案，讓檔案管理與單位工作實現同步發展。

5）加強軟件的兼容性。信息化建設可以共享檔案信息化管理的資料，提升其市場競爭優勢。所以，為共享檔案資源，檔案管理部門需要以信息技術為基礎，創新檔案管理方法，提高信息的利用效率。在分類存儲檔案資料時，檔案管理部門需要通過管理系統或檔案管理軟件自主編程，接著利用計算機技術自行識別，分類存儲進關聯信息庫，確保軟件的兼容性，再利用網絡實時有效地傳播檔案資料。上述做法可以切實防止傳統檔案管理中不少檔案資源的存儲老化問題。

6）健全檔案管理體制。要確保檔案信息管理的安全，必須健全相關法律法規。所以，基于信息化的時代背景，有關部門應該重視自身的發展情況，完善法律體系，給檔案的信息化管理提供有力保障。同時，管理人員也應創新自身的管理思維，統一電子信息檔案的有關格式，提高電子文件的歸檔效率，推動信息化檔案管理工作有序進行。

5 結束語

現在是信息化時代，檔案管理工作需要從傳統的管理模式轉變向信息化管理方式。本文先是分析了信息化時代下大部分檔案管理機構與檔案管理工作的現狀，總結出現在我國檔案管理問題，同時給出對應的解決措施，希望能夠提升我國檔案管理的工作質量與效率。

參考文獻

[1]許靜純.信息時代的檔案管理研究[J].大眾文藝，2019（02）：245.

[2]李鵬.淺析信息時代檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2018（19）：187.

[3]宋春雨.信息時代背景下檔案管理工作的創新發展新格局[J].辦公室業務，2018（13）：70.