新時代背景下的人事檔案管理制度與模式

張丕榮

摘 要：本篇文章首先對新時代背景下的人事檔案管理形勢進行闡述，從重視力度不強、檔案收集內容不足、信息系統開發不強三個方面，對人事檔案管理存在的問題進行解析，并以此為依據，提出新時代背景下的人事檔案管理制度與模式。

關鍵詞：新時代;人事檔案;管理制度

不管是國家機構，還是企業單位，人力資源中人事檔案管理在其中發揮著重要的意義。為了實現人力資源科學管理，加強人力資源開發，做好人事檔案管理工作是非常必要的。隨著近幾年我國社會經濟水平得到了大幅度提升，大部分單位都給予人力資源開發利用高度重視，但是在實際人事檔案管理過程中，將會面臨各種問題，人事檔案管理部門應結合新時代發展趨勢，對現有管理模式進行創新和改革，以更好滿足時代發展需求。

1 新時代背景下的人事檔案管理形勢

人事檔案自動化管理是當前時代背景下單位人力資源管理的重要形式，為了實現人事檔案管理信息化，需要把現代化技術應用其中，實現人事檔案信息的整合和處理，將兩者充分整合到一起，定期進行檔案信息核查和分析，實現信息錄入。人事檔案電子化保存方式和傳統紙質檔案保存方式比較，不會受到外界因素的影響，同時也不會出現信息損壞，如紙質檔案將會受到氣候、溫度等環境影響，縮短紙質檔案應用期限。而人事檔案電子化保存方式不僅保存周期長，同時也能實現重要人事檔案信息的備份，有效保證人事檔案信息安全。在信息查找上更為便利，可以讓相關人員簡單操作[1]。由此可見，在新時代背景下，通過人事檔案信息化管理，能夠更好滿足各個單位人力資源管理要求。

2 人事檔案管理存在的問題

1）重視力度不強。人事檔案作為人力資源管理中不可或缺的一部分，是單位用人、管人的重要憑證。因為人事檔案是一項不受人們重視的工作，部分單位管理層級人員對人事檔案管理工作的關注力度偏低，對人事檔案了解僅僅停留在查閱、信息傳遞等方面，沒有把人事檔案管理與單位運營和發展充分連接，使得部分單位沒有安排專業人員負責人事檔案管理工作，基礎設施投放不足，造成人事檔案管理水平較低，不滿足時代發展要求。除此之外，部分職工沒有認識到人事檔案在自身職業發展中起到的作用，所以在今后工作及發展中形成的信息無法及時進行保存和處理，使得人事檔案信息缺少完整性，時常會受到各種因素影響造成檔案凍結或者檔案斷裂。

2）檔案收集內容不足。近幾年來，國家機構及相關部門在人力資源管理過程中，逐漸意識到人事檔案管理在其中發揮的作用，在單位引進、選拔人才過程中，需要查閱相關檔案信息，不但關注擬錄用或選拔人才當前情況，也要重視去過去，但是在傳統人事檔案中，呈現的檔案內容比較單一，只是包含了職工的履歷信息、考核信息等。針對人事檔案中包含的個人工作能力、工作績效等信息沒有真實展現，無法體現出職工自身特點和特長，使得人事檔案應用效率降低，不能給單位人才引進和培養提供數據參考[2]。此外，隨著時代的快速發展，檔案信息采集依舊采取傳統方式，注重信息采集，忽視信息開發，在這種情況下，不但不能滿足單位人事管理要求，也無法對單位人力資源進行科學分配，造成資源閑置。

3）信息系統開發不強。在科學技術水平不斷提升的當前，現代化辦公系統得到了各個領域的普及，但是在人事檔案管理過程中，依然采取紙質檔案管理模式，計算機技術沒有在人事檔案管理中高效應用，對于現代化電子信息系統沒有得到推廣。部分區域存檔單位或者部門受到各種因素影響，無法實施電子化檔案管理系統。即便在經濟發達城市的單位中，已經開發建設了現代化人事檔案管理系統，但是普及度不強，且由于人事檔案管理系統缺少統一應用標準，導致數據匯總水平偏低，不利于信息之間的傳遞和共享。

3 新時代背景下的人事檔案管理制度與模式

1）創新管理理念。在開展人事檔案管理工作時，不但需要確保人事檔案信息的安全性和完整性，同時還要實現人事檔案資源的高效應用，發揮應用價值。對于人們對人事檔案管理的錯誤認知，管理工作人員應該在單位內部做好人事檔案管理宣傳工作，讓每個人員都能意識到人事檔案管理的意義。在新時代背景下，各級單位需要了解當前人才流動趨勢，明白人才流動不應由于人事檔案管理檳城一種限制因素，反之必要的流通可以促進人才之間的交流，這對單位發展有著重要意義。

2）完善管理體系。人事檔案管理作為一項系統性工作，需要給予高度重視，要求嚴格按照單位標準進行人事檔案管理，防止工作失誤。在進行人事檔案管理過程中，要求單位結合實際制定一套完善的管理體系，引導人事檔案管理工作順利進行，提升人事檔案管理水平。以某單位為例，該單位在落實人事檔案管理工作過程中，要求相關工作人員結合新時代背景要求，建設檔案信息采集和管理機制，不但需要明確人事檔案管理范疇，還要合理劃分人事檔案管理職責，防止出現歸檔渠道不通的狀況[3]。此外，該單位要求根據《鑒別歸檔制度》內容，對人事檔案管理人員進行專業培訓，提升其檔案甄別及管理能力，及時找出人事檔案中虛假信息，并補充完善，保證人事檔案信息的真實性和完整性，提升人事檔案管理水平。

3）加強信息收集。為了更好迎合新時代發展要求，檔案管理工作人員應該做好人事檔案信息采集工作，通過擴充人事檔案內容，提升人事檔案應用效率。首先，建設展現個人能力的人事檔案，除了收集職工基本信息之外，還要把再教育、培訓考核等信息融入其中。其次，在人事檔案中適當添加展現個人特長和價值的信息，例如用人單位對職工工作表現的評價、職工信譽情況等，將其當做職工職業生涯的考核依據。最后，構建可以展現職工工作業績的檔案，及時把領導干部工資表現、績效等信息記錄到檔案中，特別是其在參與重大活動中的工作表現等，給單位今后人才選拔和考核提供參考。

4）檔案信息化建設。從目前情況來說，部分單位在人事檔案管理過程中，工作方式依舊停留在紙質檔案管理上，使得人事檔案管理工作量比較大，工作效率偏低，這與現代化社會發展標準相背離。隨著科學技術的快速發展，現代化辦公系統及軟件得到了廣泛應用，存檔部門或者用人單位需要轉變傳統人事檔案管理模式。首先，把計算機技術應用到人事檔案管理工作中，通過建設電子化檔案，及時更新檔案信息，實現動態管理，保證電子檔案信息的真實性和完整性。其次，加強電子檔案一體化系統建設，構建數字化人事檔案管理平臺，全面消除存檔機構或者用人單位中存在的各自為政狀況，實現人事檔案管理信息化和自動化[4]。與此同時，通過建設人才信息服務網絡系統，促進人事檔案社會化管理，讓檔案信息應用更加便利，形成一套有效的管理體系，保證人事檔案管理工作順利進行。

4 結束語

總而言之，引進現代化人事檔案管理理念，實現人事檔案信息化管理，能夠有效提升單位人力資源管理水平，增強單位人才分配能力。在傳統人事檔案管理過程中，部分問題在人力資源開發和管理中展現出來，這給人才流通帶來了直接影響。所以，相關部門應結合時代發展，改革創新人事檔案管理方式，加強人事檔案管理信息化系統開發，更好迎合新時代發展要求，提升人事檔案管理水平，促進各單位健康發展。

參考文獻

[1]胡瀟瀟.新時代背景下干部人事檔案管理工作研究[J].山東行政學院學報，2019（03）：55-58.

[2]姚珊.大數據時代電子信息人事檔案創新管理研究[J].蘭臺世界，2018（S1）：129-130.

[3]何景星.人事制度改革對人事檔案管理的影響分析[J].智庫時代，2018（21）：35-36+59.

[4]胡健.淺談新時代如何做好人事檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2018（03）：69.