試論火電機組工程項目檔案管理的難點及對策

余靜

摘 要：我國電力建設不斷完善，火電機組工程項目逐漸增多，檔案管理工作量大，作為企業考核的重要考核項目，還需提高檔案管理質量，提升企業管理水平。基于此，本文先對檔案管理難點展開分析，并提出檔案管理對策。以期提高檔案管理質量和效率，讓企業可提高管理能力，應用檔案管理工作，推動企業發展。

關鍵詞：火電機組工程;工程檔案;檔案管理;管理難點;管理對策

工程檔案涵蓋了立項資料、審批文件、勘察數據、設計方案、施工準備、施工驗收等全過程文件資料，重要數據資料以文字、數據、影像等不同載體保存在檔案中。不僅是對工程項目的記錄，更是驗收階段的重要參考標準，是項目維修、擴建的重要依據。為保證火電機組項目的正常運營、企業的健康發展，務必要重視檔案管理，采取合適的手段提高管理質量。

1 火電機組工程項目檔案管理的難點

電力工程作為現代化工程，是一項綜合性強的項目，項目從設計到完成施工、試運行，需要經歷多個階段，每個項目均需要多個施工方、建設方參與，共同協作才能完成施工。工程投資大，建設周期長，參與方多，流程復雜，造成電力工程檔案管理工作難度高，工作量大。檔案管理工作是一項系統性工程，隨著工程的發展，環環相扣，每個環節都可能產生施工材料文件、施工技術文件，施工工序文件等，為保證檔案管理的完整性和系統性，需要和施工建設同步進行，展開檔案收集工作[1]。每個環節均需要檔案管理人員參與，和施工同步完成檔案收集管理工作，以保證檔案文件的完整性和系統性，不會產生缺漏等問題。

此外由于大部分工程檔案管理工作是在竣工后進行統一管理的，造成很多檔案文件存在錯誤或缺失檔案資料，很難及時補充。管理人員無法掌握檔案文件收集和管理的進度。已經很多建設方認識到這一問題，采取同步展開檔案管理的模式，但由于建設方和施工方檔案收集編制的標準不統一，交給檔案管理人員后，檔案管理人員還需增加檔案整理環節，增加檔案管理人員工作量更影響檔案管理效率，檔案管理人員收到檔案文件后，若存在錯誤，還需返還給施工方或建設方。施工方在業余時間才能進行修正，延長了檔案管理周期，容易造成檔案文件缺失，由于檔案管理人員始終處于被動地位，很難主動改善檔案管理工作。在影響檔案管理質量的同時，增加了檔案管理人員工作難度，增加不必要的人力成本。

2 火電機組工程項目檔案管理的對策

2.1 重新編制檔案管理制度

為保證檔案管理工作的有序落實，火電機組工程項目能夠得到規范的、科學的檔案管理，需要具備管理規章制度，指導檔案管理工作的開展。管理制度能夠給檔案管理工作提供良好的環境和條件，指導檔案工作有序展開，提高檔案管理工作的科學性。我國電力建設項目較多，檔案量較大，增加了檔案管理工作的難度。由于各個施工單位在歸檔時，提交檔案的標準不一致，增加了檔案管理工作的難度[2]。因此，檔案管理制度應當在全企業推行，要求各個施工單位按規章制度對檔案進行整理，按個標準編制檔案。從建立檔案開始，以科學規范的要求整理檔案，從管理體系、獎勵處罰等多個方面作出規定，約束施工單位，按規范完成檔案建立和編寫。在檔案管理部門中，也應根據規章制度，對檔案、歸檔、分類、整理等提高檔案編制的規范性。

在立項初始階段，檔案部門應當給施工單位分發檔案編制要求、檔案管理規范等文件，要求施工隊伍能夠按照文件要求進行規范編制。檔案管理人員也要參與到檔案編制工作中，跟隨工程的進行，一同參與檔案編制工作，指導檔案編制，隨機抽查檔案編制質量，要求不合規范的施工單位進行立即整改，避免完成工程后出現錯誤無法補救。通過對檔案編制的統一管理，可為檔案管理奠定良好的基礎。

2.2 采取同步管理模式

我國電力事業不斷擴大，不斷增加火電機組容量，項目逐漸增多，工期有所延長，造成檔案數量大量增加，內容復雜。施工單位在施工期間，若未注意及時整理檔案，可能造成一線資料丟失、檔案漏項等問題，影響檔案的完整性。施工單位在施工同時，進行檔案的編制，面臨巨大困難，本身建設工作量大，壓縮其工作時間，完成檔案編制工作面臨很大的難度。檔案管理人員要加大管理力度，和施工項目展開同步管理。檔案管理也要納入建設項目方案中，要求施工隊伍接受檔案管理部門的監督。建設項目主要分為籌劃階段、施工階段和竣工階段，第以三個階段為基礎，檔案管理部門深入施工單位進行定期抽查，嚴格把控檔案的記錄，保證檔案資料的完整性。

檔案管理部門應當安排1～2名檔案管理人員到建設項目中，進行前期指導，在項目立項、審批、設計等階段，要求建設單位，實時將文件交給檔案管理人員進行留檔管理。若施工期間對設計進行變更，需要同時將變更資料發送給檔案管理人員，每完成一階段，需要有施工單位和檔案管理人員進行核對，保證檔案資料的完整性。

2.3 加強施工階段的監督管理

施工期間，檔案管理人員應當深入施工現場，核對檔案資料的準確性，及時發現資料中存在問題，進行立即處理。在施工單位竣工時，檔案管理人員應當基本完成檔案收集整理工作，在這一階段認真檢查檔案資料的完整性，務必保證建設項目的全部資料得到掌握，積極和建設部門進行溝通。定期組織階段性會議，確定檔案資料收集的完整度，未見缺漏錯誤等問題。檔案管理人員也應參與到建設方的會議討論中，了解施工及施工項目的進展，發現涉及變更問題更新材料。由于建設項目材料眾多，需要對各部分材料進行分工，由檔案管理人員對建設方和施工方進行分工，明確各方檔案收集的任務，互相配合共同完成檔案管理工作[3]。竣工階段是完成檔案管理的最終階段，尤其要重視對檔案資料驗收查證、檔案管理人員應當在這一階段，來參加竣工會議驗收期間。嚴格按照驗收標準，對檔案管理文件進行抽查，放在檔案完整性、準確性和系統性上，對檔案文件不規范的，進行撤回要求提交方重新提交。

2.4 建立檔案管理信息系統

電力項目檔案涉及建設期間方方面面，貫穿建設全程，包含內容眾多，僅依賴于檔案管理人員完成檔案管理工作，很難跟上建設項目的速度。因此檔案管理工作需要得到多個部門的協助和配合，全員參與檔案管理工作，建設企業需要不斷完善信息管理系統，利用信息管理系統，協助檔案管理工作開展。在管理系統中，以項目為單位，建設單位登錄自己的賬號，可收到檔案管理部門發出的提交任務，當建設部門提交文件后，該任務變暗。信息系統和工作人員的手機相連接，在固定時間未提交文件檔案文件，工作人員手機會收到短信通知，要求工作人員按時提交文件。根據工作人員工作崗位，給工作人員分配對應的檔案管理任務，而檔案管理人員在工程建設期間，負責監督協助工作人員，完成檔案文件提交工作，需要在現場根據施工進度，調整檔案管理任務的完成日期，督促工作人員按時提交任務。通過在信息系統的協助下，能夠跟隨建設進度，對檔案文件進行收集和管理，保證完整收集檔案文件資料。

3 結論

綜上所述，本文認識到火電機組工程項目檔案管理面臨的困難，提出檔案管理部門首先要編制檔案管理制度，依據管理制度規范，提高檔案管理人員工作質量，提高檔案編制的規范性。并采取同步管理模式，賦予檔案管理人員主動性，由檔案管理人員負責督促、檢查檔案收集整理工作。加強施工階段的監督管理，建立檔案管理信息系統，提高檔案管理能力。

參考文獻

[1]張曉平，吳文鳳.電力企業技術改造項目檔案工作中存在問題與思考[J].檔案與建設，2019（09）：52-54.

[2]張銘刻，莊佳翔，湯昊.核電站關鍵設備維修檔案的創建與運用[J].中國核電，2019，12（04）：463-467.

[3]王巍.如何推進企業檔案工作規范化和標準化[J].城建檔案，2018（10）：75-79.