淺談機構改革中的檔案管理工作

摘 要：檔案工作是維護歷史真實面貌、提高工作效率和質量的基礎性工作。在機構改革過程中，檔案最容易散失、丟失，稍有不慎就會造成對社會、對國家無法彌補的損失。文章針對機構改革過程中檔案管理工作提出了幾點建議，希望能夠給相關人士提供重要的參考價值。

關鍵詞：機構改革;檔案管理

2018年3月，中共中央印發了《深化黨和國家機構改革方案》，方案涉及了深化黨中央機構改革、深化地方機構改革等多方面重要內容，而為了保證這類改革推進過程中檔案管理工作的順利開展，正是本文圍繞構建適應機構改革需要的檔案管理工作體系開展具體研究的原因所在。

1 摸清基本情況

為做好機構改革檔案管理移交的前期準備工作，檔案部門對涉及機構改革的相關部門需開展摸底調查工作，摸清涉及改革部門檔案室現存基本情況，將實際情況與新時期檔案管理工作相結合，探索工作對策，為制定下一步工作方案提供堅實的事實依據。強調新組建后的單位，檔案用房面積按照標準設置，更新基礎設施，提供必要的保管設備，辦公和庫房分開、庫房不得堆放雜物，要保障庫房安全，有必要的防火設備等。

2 明確職責定位

本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的態度，明確責任，密切配合，積極采取必要措施，進一步健全完善檔案工作機制，確保檔案得到妥善安全處置。改革涉及的部門和單位，要制定檔案管理與處置工作方案，明確檔案工作負責機構和人員安排，確定檔案各種門類、各種載體，收集、整理、清點、交接工作的程序和環節，以及日常保管、利用要求等，方案經同級檔案行政管理部門同意后實施。按照規定及時向同級綜合檔案館或新組建機構移交檔案。新組建和職能發生變化的部門和單位要編制或修訂文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，報同級檔案行政管理部門審查同意后執行。檔案行政管理部門負責本行政區域內涉改單位的檔案管理與處置工作方案審查，檔案交接與管理工作監督指導，文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審定等工作，協調處理本行政區域內發生的檔案歸屬爭議等問題。檔案部門要積極做好檔案接收進館的各項準備工作，防止因接收不及時出現檔案遺失的現象。

3 制定處置方案

明確分管負責人、責任部門及人員、時間安排和具體工作要求。落實工作經費，要留足滿足檔案整理、數字化及移交工作所需費用。組織檔案清點、移交大動員，明確檔案各種門類、各種載體收集、整理、鑒定、保管、利用和清點、交接等工作具體要求，特別要強調音像、實物、電子等特種載體類檔案收集、移交要求。將檔案清點、歸檔移交與人員轉隸相結合，檔案未完成移交的，不得辦理轉隸手續。任何部門單位和個人不得擅自帶走、留存、轉移、銷毀檔案。

4 依法履行檔案職責

明確分管檔案工作領導，解決新組建機構檔案工作相關事宜;明確檔案管理機構及其職責，承擔新組建機構檔案管理制度制定、檔案收集、保管、利用等職責;落實檔案工作人員，完善工作機制，規范有序管理新組建機構檔案;制定或重新修訂文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，明確各部門文件形成積累、歸檔管理等職責。縣市檔案部門是負責監督指導機構改革部門單位檔案管理、處置工作的主體。要做到三個主動：一是主動和當地編辦聯系。了解掌握機構改革動態、涉改單位名單和基本情況，根據涉改單位情況組織督查指導小組。二是主動和機構改革單位聯系。涉改單位多，情況復雜，需要分類分組開展指導。撤銷、合并單位，審查檔案管理與處置工作方案，重點監督指導檔案收集、清點、整理、數字化，做好移交準備并辦理移交;新組建或職責調整單位，根據單位三定方案修訂的主要工作職責和改革進度，重點協助指導他們搞好改革期間的檔案資料收集和移交工作，審定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，指導做好檔案管理制度制定、人員落實、保管設施設備配置等工作，確保檔案完整齊全和安全保密。三是主動向機構改革領導小組報告工作進展情況、存在的問題及建議。對于發現的拒不移交、銷毀買賣、遺棄、贈送、撕毀等擅自處置檔案的行為，要及時依法查處。

5 整合立卷思路

機構變動形式不同，帶來的檔案歸屬流向、全宗的劃分、檔案管理職責的變化也不同。涉改單位應根據機構改革方案的要求，對檔案進行合理合法處置，做到科學有序。具體思路：一是不再保留、納入重新組建機構、撤銷建制的部門和單位，自變動之日起檔案全宗終止，實行封口管理，不得分散，按照規范要求進行整理，移交同級綜合檔案館[1]。二是新組建的獨立機構自成立之日起形成的檔案，由同級檔案行政部門分配新的檔案全宗，按有關規定進行管理。三是保留原機構名稱、優化職能或部分職責發生變化的，沿用原檔案全宗。部分職責劃入其他機構的，劃入前的檔案仍屬原檔案全宗，不得分散，不得擅自帶入新機構。相關機構需要利用該部門檔案的，檔案保管部門應按照規定提供利用。四是更名、調整領導管理體制的機構繼續沿用原檔案全宗。五是兩個或兩個以上機構合并成一個新機構的，原機構全宗終止。之前形成的文件材料整理、清點完畢后，按照進館要求移交同級綜合檔案館，或實行封口管理，由新組建機構代管，達到規定進館年限后，再移交進館。新組建機構所形成的檔案按新單位名稱另立全宗管理。六是存在其他情況的，檔案的管理與處置按《機關檔案工作條例》第二十六條規定執行。七是結合單位主要職能，清查散存在各內設機構和個人手上的文件材料，并進行登記造冊，做到應收盡收。對各門類檔案嚴格按照行業標準及移交進館要求進行系統整理、編目，編制好檢索工具。八是移交內容包括檔案、資料和檢索工具。移交的檔案是指原機構存續時保管與形成的全部檔案資料，包括文書檔案、科技檔案、專業檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案和重大活動檔案等。資料主要包括各種業務職能活動的資料、出版物及基礎數據匯編、全宗卷等[2]。

6 結論

簡而言之，在當前機構改革中，作為機關基礎工作的檔案管理，面臨重大變化和挑戰，切實做好機構改革中的檔案管理工作，維護檔案的完整與安全，記錄好、整理好、交接好、管理好、使用好文書檔案，維護好機構改革前后歷史的真實面貌，是做好檔案工作的重要環節。

參考文獻

[1]高永華.昭通市檔案局123措施抓機構改革檔案管理工作[J].云南檔案，2019（02）：9.

[2]朱捷.機構改革中機關檔案管理工作的體會和思考[J].辦公室業務，2019（01）：92.

作者簡介

馬華措（1978-），女，藏族，甘肅，青海省老干部大學，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。