高校人事檔案在工會工作中的功用及科學管理的途徑

摘 要：高校人事檔案具有政治性、原則性、歷史性、真實性等特點。它在工會工作中，無論是對教師個人、學校，還是社會都有重要的作用。高校工會應將人事檔案管理參與到高校人才管理工作中，讓檔案準確有效地反應教師在教學、科研、管理活動中出色的表現，就需要和相關部門一起推動人事檔案的管理;加快人事檔案信息化建設;注重人事檔案保密制度建設;提升人事檔案管理隊伍素質。

關鍵詞：高校工會;人事檔案;檔案管理

高校人事檔案管理是高校人力資源開發和服務的重要內容，具有服務性、保密性、真實性、安全性、重要性等特點。因此，人事檔案在服務在校教師中可以發揮重要作用。目前高校在人事檔案管理方面還存在一定的問題，限制了檔案本身作用的發揮。如何通過有效管理人事檔案來服務于高校的教學、科研、學科建設、人才培養等環節，是非常重要的命題，也是對檔案部門和檔案管理人員提出的新的要求。

1 高校人事檔案的特點

高校人事檔案是指在學校組織人事管理活動中形成，并經組織審查或認可的，記錄、反映人員經歷和德才表現等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案。它作為國家檔案工作的重要組成部分，具有很強的政治性、原則性、歷史性和真實性的特點。首先，人事檔案工作政治性的集中表現為檔案工作的服務方向。維護黨和國家歷史的真實面貌，是一種嚴肅的政治斗爭，因此，高校人事檔案管理干部要旗幟鮮明講政治，牢固樹立政治理想，正確把握政治方向，堅定站穩政治立場，嚴格遵守政治紀律，加強政治歷練，積累政治經驗，提高政治能力，自覺把講政治貫穿于黨性鍛煉和履職盡責的全過程。其次，人事檔案的原則性要求干部人事檔案管理部門和工作人員，必須按照統一的政策、規章制度和上級的具體規定進行工作，同時負責人事檔案工作人員必須是黨員且要求較高的整治素質。再次，人事檔案的歷史性在于它的延續性。高校教師在學習、生活、科研、崗位等不斷地進行變動，所以形成的人事檔案是不斷增加、補充和完善的過程，這是一個歷史演進的過程。最后，人事檔案的真實性要求記錄的一個人政治面貌、學習經歷、思想品德、工作履歷必須實事求是、準確完整。

2 高校人事檔案在工會工作中的作用

高校人事檔案是高校工會、人事、組織部門做好工作不可缺少的依據，通過人事檔案，可以看到每個教職工的歷史真跡，具有無可置疑的論證作用，成為工會考察、培養，梳理典型的重要參考。“高校人事檔案管理活動盡管不直接參與學者的知識生產與技術研發實踐，但在學校管理專業化的視野中，高校人事檔案管理活動對確保整個大學有序運轉、內力凝聚、實力攀升具有戰略意義。”[1]

第一，人事檔案對于教職工個人的作用。人事檔案具有極強的法律效益，具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用。當教師個人需要辦理社會保險以及開具出國、考研等有關證明時，只有真實、全面地反映個人歷史的人事檔案才能提供有效證據。具體來說，保留個人原有干部身份，辦理工作調動，參加公務人員招考政審，辦理個人退休手續，專業職稱晉升，出國政審和公證時，都需要查閱個人人事檔案。

第二，人事檔案對于學校管理中的作用。學校在確定教師工資、職稱評審、工資調整以及離退休手續的辦理時，需要調閱個人認識檔案。這就為學校開展教師的轉正定級、出國（境）政審、黨團關系管理、婚姻生育管理、社會保險代辦等方面提供了重要依據。所以人事檔案可以為學校領導決策、教學、科研和管理等工作提供了有效服務。

第三，人事檔案對于服務社會的作用。人事檔案是社會對個人建立信用以及在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系，獲得發展最有力的工具。所以人事檔案是社會幫助維護個人自身權益和應有的社會、政治待遇的重要工具。

3 高校人事檔案科學管理的途徑

高校工會如何通過對人事檔案的有效管理來助推高校教學、科研、管理隊伍建設，做到對人的合理使用，充分激勵教師的學術潛能，產出更多更高水平的高科技成果，都是非常值得探究的問題。

第一，加強人事檔案的管理。加強學校人事檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為全校教學、科研服務。檔案管理部門要貫徹執行國家關于人事檔案工作的政策法規，規范、指導和管理全校人事檔案工作。檔案管理人員要嚴格按照規定集、鑒別、整理、分類、轉遞和保管全校各類人員檔案及有關資料。同時，要強化學校領導重視意識，“如果高校領導不重視檔案管理工作，缺乏意識，使檔案工作無法開展，檔案管理工作走向科學化現代化的軌道更是一句空談。”[2]

第二，加快人事檔案信息化建設。“人事檔案依托大數據思維，可以實現對人事檔案的信息化建設，從而改變傳統的經驗管理方式，逐漸轉向科學管理的數字化方向，從而為在高校中的人力資源工作做出貢獻。”[3]檔案管理部門及工作人員要推動將人事檔案參加學校信息工作的整體化建設，采用先進技術，積極開發人事檔案信息資源，逐步實現人事檔案工作管理的科學化和現代化。與此同時，“還可以靈活運用互聯網信息技術，創新人事檔案管理，向社會提供高質量的人才檔案信息服務，從而實現信息資源的有效共享。”[4]

第三，遵守人事檔案保密制度。不管是檔案工作人員還是人事檔案利用者都應當嚴格遵守保密制度，閱檔時只限翻閱與工作有關的內容，不準給無關人員翻閱或向無關人員泄露及擅自向外公布檔案內容。同時，利用者應當在指定的閱覽室查閱檔案，查閱時不得隨意摘抄，因工作需要須摘抄檔案內容時，應當經過檔案管理人員同意，所摘抄的材料用后應當及時銷毀，不得丟失或私自存放。

第四，提升人事檔案管理隊伍素質。由于人事檔案的特點和重要作用，這就決定著人事檔案管理者要熱愛本職工作，注意加強學習，提高自己政治素質和業務能力，不斷創新工作方式和服務方式，為全校師生認真做好服務。同時學校要有計劃、有步驟地分階段、分層次地對檔案管理人員進行業務培訓，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。

綜上所述，在高校管理中，人事檔案是考察、了解教職工的重要手段，是高校組織、人事部門做好工作不可缺少的依據，是澄清個人有關問題的憑證，是高校開發人才所依據的信息和數據，是編寫人物傳記和專業史的寶貴史料。因此，高校檔案特別是人事檔案在工會工作中發揮著重要的作用，需要對人事檔案工作給予重視，加強管理和運用，才能更好地為師生服務。

參考文獻

[1]王劍.高校人事檔案管理的變革方向[J].蘭臺世界，2013（17）：64.

[2]娜嘉.加強高校人事檔案管理充分發揮人事檔案作用[J].蘭臺世界，2006（17）：49.

[3]趙子葉.基于大數據思維下對高校人力資源管理的人事檔案信息化建設的探討[J].品牌研究，2018（5）：201.

[4]屈俊華.新形勢下高校人事檔案管理問題與對策[J].山西檔案，2017（1）：58.

作者簡介

楊小鳳（1988-），女，漢族，安徽五河人，安徽理工大學檔案館，館員，碩士研究生，主要從事檔案管理工作。