高校人事檔案在工會(huì)工作中的功用及科學(xué)管理的途徑

摘 要：高校人事檔案具有政治性、原則性、歷史性、真實(shí)性等特點(diǎn)。它在工會(huì)工作中，無論是對(duì)教師個(gè)人、學(xué)校，還是社會(huì)都有重要的作用。高校工會(huì)應(yīng)將人事檔案管理參與到高校人才管理工作中，讓檔案準(zhǔn)確有效地反應(yīng)教師在教學(xué)、科研、管理活動(dòng)中出色的表現(xiàn)，就需要和相關(guān)部門一起推動(dòng)人事檔案的管理;加快人事檔案信息化建設(shè);注重人事檔案保密制度建設(shè);提升人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：高校工會(huì);人事檔案;檔案管理

高校人事檔案管理是高校人力資源開發(fā)和服務(wù)的重要內(nèi)容，具有服務(wù)性、保密性、真實(shí)性、安全性、重要性等特點(diǎn)。因此，人事檔案在服務(wù)在校教師中可以發(fā)揮重要作用。目前高校在人事檔案管理方面還存在一定的問題，限制了檔案本身作用的發(fā)揮。如何通過有效管理人事檔案來服務(wù)于高校的教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)等環(huán)節(jié)，是非常重要的命題，也是對(duì)檔案部門和檔案管理人員提出的新的要求。

1 高校人事檔案的特點(diǎn)

高校人事檔案是指在學(xué)校組織人事管理活動(dòng)中形成，并經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個(gè)人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案。它作為國家檔案工作的重要組成部分，具有很強(qiáng)的政治性、原則性、歷史性和真實(shí)性的特點(diǎn)。首先，人事檔案工作政治性的集中表現(xiàn)為檔案工作的服務(wù)方向。維護(hù)黨和國家歷史的真實(shí)面貌，是一種嚴(yán)肅的政治斗爭，因此，高校人事檔案管理干部要旗幟鮮明講政治，牢固樹立政治理想，正確把握政治方向，堅(jiān)定站穩(wěn)政治立場，嚴(yán)格遵守政治紀(jì)律，加強(qiáng)政治歷練，積累政治經(jīng)驗(yàn)，提高政治能力，自覺把講政治貫穿于黨性鍛煉和履職盡責(zé)的全過程。其次，人事檔案的原則性要求干部人事檔案管理部門和工作人員，必須按照統(tǒng)一的政策、規(guī)章制度和上級(jí)的具體規(guī)定進(jìn)行工作，同時(shí)負(fù)責(zé)人事檔案工作人員必須是黨員且要求較高的整治素質(zhì)。再次，人事檔案的歷史性在于它的延續(xù)性。高校教師在學(xué)習(xí)、生活、科研、崗位等不斷地進(jìn)行變動(dòng)，所以形成的人事檔案是不斷增加、補(bǔ)充和完善的過程，這是一個(gè)歷史演進(jìn)的過程。最后，人事檔案的真實(shí)性要求記錄的一個(gè)人政治面貌、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、工作履歷必須實(shí)事求是、準(zhǔn)確完整。

2 高校人事檔案在工會(huì)工作中的作用

高校人事檔案是高校工會(huì)、人事、組織部門做好工作不可缺少的依據(jù)，通過人事檔案，可以看到每個(gè)教職工的歷史真跡，具有無可置疑的論證作用，成為工會(huì)考察、培養(yǎng)，梳理典型的重要參考。“高校人事檔案管理活動(dòng)盡管不直接參與學(xué)者的知識(shí)生產(chǎn)與技術(shù)研發(fā)實(shí)踐，但在學(xué)校管理專業(yè)化的視野中，高校人事檔案管理活動(dòng)對(duì)確保整個(gè)大學(xué)有序運(yùn)轉(zhuǎn)、內(nèi)力凝聚、實(shí)力攀升具有戰(zhàn)略意義。”[1]

第一，人事檔案對(duì)于教職工個(gè)人的作用。人事檔案具有極強(qiáng)的法律效益，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用。當(dāng)教師個(gè)人需要辦理社會(huì)保險(xiǎn)以及開具出國、考研等有關(guān)證明時(shí)，只有真實(shí)、全面地反映個(gè)人歷史的人事檔案才能提供有效證據(jù)。具體來說，保留個(gè)人原有干部身份，辦理工作調(diào)動(dòng)，參加公務(wù)人員招考政審，辦理個(gè)人退休手續(xù)，專業(yè)職稱晉升，出國政審和公證時(shí)，都需要查閱個(gè)人人事檔案。

第二，人事檔案對(duì)于學(xué)校管理中的作用。學(xué)校在確定教師工資、職稱評(píng)審、工資調(diào)整以及離退休手續(xù)的辦理時(shí)，需要調(diào)閱個(gè)人認(rèn)識(shí)檔案。這就為學(xué)校開展教師的轉(zhuǎn)正定級(jí)、出國（境）政審、黨團(tuán)關(guān)系管理、婚姻生育管理、社會(huì)保險(xiǎn)代辦等方面提供了重要依據(jù)。所以人事檔案可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)、科研和管理等工作提供了有效服務(wù)。

第三，人事檔案對(duì)于服務(wù)社會(huì)的作用。人事檔案是社會(huì)對(duì)個(gè)人建立信用以及在社會(huì)活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營等方面建立和利用信用體系，獲得發(fā)展最有力的工具。所以人事檔案是社會(huì)幫助維護(hù)個(gè)人自身權(quán)益和應(yīng)有的社會(huì)、政治待遇的重要工具。

3 高校人事檔案科學(xué)管理的途徑

高校工會(huì)如何通過對(duì)人事檔案的有效管理來助推高校教學(xué)、科研、管理隊(duì)伍建設(shè)，做到對(duì)人的合理使用，充分激勵(lì)教師的學(xué)術(shù)潛能，產(chǎn)出更多更高水平的高科技成果，都是非常值得探究的問題。

第一，加強(qiáng)人事檔案的管理。加強(qiáng)學(xué)校人事檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為全校教學(xué)、科研服務(wù)。檔案管理部門要貫徹執(zhí)行國家關(guān)于人事檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)范、指導(dǎo)和管理全校人事檔案工作。檔案管理人員要嚴(yán)格按照規(guī)定集、鑒別、整理、分類、轉(zhuǎn)遞和保管全校各類人員檔案及有關(guān)資料。同時(shí)，要強(qiáng)化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視意識(shí)，“如果高校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，缺乏意識(shí)，使檔案工作無法開展，檔案管理工作走向科學(xué)化現(xiàn)代化的軌道更是一句空談。”[2]

第二，加快人事檔案信息化建設(shè)。“人事檔案依托大數(shù)據(jù)思維，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息化建設(shè)，從而改變傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理方式，逐漸轉(zhuǎn)向科學(xué)管理的數(shù)字化方向，從而為在高校中的人力資源工作做出貢獻(xiàn)。”[3]檔案管理部門及工作人員要推動(dòng)將人事檔案參加學(xué)校信息工作的整體化建設(shè)，采用先進(jìn)技術(shù)，積極開發(fā)人事檔案信息資源，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案工作管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。與此同時(shí)，“還可以靈活運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，創(chuàng)新人事檔案管理，向社會(huì)提供高質(zhì)量的人才檔案信息服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享。”[4]

第三，遵守人事檔案保密制度。不管是檔案工作人員還是人事檔案利用者都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密制度，閱檔時(shí)只限翻閱與工作有關(guān)的內(nèi)容，不準(zhǔn)給無關(guān)人員翻閱或向無關(guān)人員泄露及擅自向外公布檔案內(nèi)容。同時(shí)，利用者應(yīng)當(dāng)在指定的閱覽室查閱檔案，查閱時(shí)不得隨意摘抄，因工作需要須摘抄檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過檔案管理人員同意，所摘抄的材料用后應(yīng)當(dāng)及時(shí)銷毀，不得丟失或私自存放。

第四，提升人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。由于人事檔案的特點(diǎn)和重要作用，這就決定著人事檔案管理者要熱愛本職工作，注意加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自己政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，不斷創(chuàng)新工作方式和服務(wù)方式，為全校師生認(rèn)真做好服務(wù)。同時(shí)學(xué)校要有計(jì)劃、有步驟地分階段、分層次地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

綜上所述，在高校管理中，人事檔案是考察、了解教職工的重要手段，是高校組織、人事部門做好工作不可缺少的依據(jù)，是澄清個(gè)人有關(guān)問題的憑證，是高校開發(fā)人才所依據(jù)的信息和數(shù)據(jù)，是編寫人物傳記和專業(yè)史的寶貴史料。因此，高校檔案特別是人事檔案在工會(huì)工作中發(fā)揮著重要的作用，需要對(duì)人事檔案工作給予重視，加強(qiáng)管理和運(yùn)用，才能更好地為師生服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王劍.高校人事檔案管理的變革方向[J].蘭臺(tái)世界，2013（17）：64.

[2]娜嘉.加強(qiáng)高校人事檔案管理充分發(fā)揮人事檔案作用[J].蘭臺(tái)世界，2006（17）：49.

[3]趙子葉.基于大數(shù)據(jù)思維下對(duì)高校人力資源管理的人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].品牌研究，2018（5）：201.

[4]屈俊華.新形勢下高校人事檔案管理問題與對(duì)策[J].山西檔案，2017（1）：58.

作者簡介

楊小鳳（1988-），女，漢族，安徽五河人，安徽理工大學(xué)檔案館，館員，碩士研究生，主要從事檔案管理工作。