數字檔案管理障礙和方法分析

摘 要：當前信息化技術在社會各個領域得到廣泛的應用，從而不斷促進了信息技術的快速發展同時也推動了各領域的快速發展。現階段檔案管理已逐漸的向數字化管理的方向發展，從而使得檔案管理方面的工作效率得到了相對較高的提升。但是現階段檔案數字化的管理的發展過程中由于多方面因素的制約從而導致了檔案管理相關工作受到一定程度的影響。本文主要是針對數字檔案管理方面的障礙以及相應的解決辦法進行有效的分析。

關鍵詞：檔案管理;數字化;障礙;方法

隨著信息技術的不斷發展我國各領域的數字化程度也在不斷的得到大幅度的提升，對檔案管理進行數字化的管理使得其工作效率以及工作質量都得到有效的提升，同時也使得檔案管理的工作量得到一定程度的控制使得參與檔案管理工作人員的工作量得到較為明顯的下降。傳統形式的檔案管理主要是以紙質為主，現階段隨著信息技術的不斷提高檔案管理逐漸的向數字化方向發展。但是在檔案管理工作向數字化發展的過程中使得管理過程中存在的問題凸顯出來從而嚴重的制約了數字化的檔案管理工作的開展。

1 數字檔案管理的必要性

傳統的檔案管理主要是采取的紙質化的管理方式，傳統的管理方式使得管理內容以及檔案的類型受到一定程度的制約?，F階段采用數字化的檔案管理模式使得檔案內容得到了極大的豐富，除了紙質化內容的信息以外，數字化的管理模式能夠對相關的音頻檔案資料展開科學有效的管理，同時對于以前的紙質化的檔案可以采取掃描以及信息數據的錄入等信息化手段對其展開數字化的管理，并且能夠采取信息化技術對其展開科學合理的分類，從而大幅度的提升了檔案管理方面的工作效率以及一定程度上豐富了檔案管理的內容。并且采用數字化的管理方式能夠使得在進行檔案的調閱時變得相對較為便利同時對于檔案信息的維護以及保管上相對較為簡單，并且采用數字化的模式進行檔案管理能夠大幅度的控制檔案管理對于土地資源的使用以及有效的提升了檔案的安全性。所以檔案管理方面的工作向數字化方向發展是現階段其發展的必然趨勢，不僅能夠有效的提升檔案管理的工作效率同時也能夠為檔案使用者提供極大的便利從而推動社會的快速發展提供幫助。

2 當前數字檔案管理存在的障礙

2.1 對于數字檔案管理的認識程度較低

由于檔案管理方面的工作的特性導致該方面的工作與其他工作具有相對較大的區別，具體表現在檔案管理工作其在現實生活中的具體效益的體現上相對不太突出，所以往往出現人們對于該方面工作的重要得不到充分的認識。同時因為對于檔案管理工作的認識程度較低導致了部分參與檔案管理的相關工作人員在主管意識上產生了一定的偏差，從而使其不能夠充分的了解檔案管理的工作內涵。此外在現實活動中往往存在部分領導人員對于參與檔案管理的工作者的素質方面的要求以及業務能力方面的重視程度不夠，從而一定程度上打擊了參與檔案管理的相關工作人員的主管能動性。在現實生活中存在多數人覺得檔案管理方面的工作屬于技術方面要求相對較少的一項工作，以及對社會的發展以及企業的效益的影響相對較小。此類問題的存在其關鍵性的因素是由于企業以及相關檔案管理的機構其管理人員沒有充分的認識到檔案管理工作的內涵以及意義，并且在檔案管理方面所投入的資源相對較少從而導致了數字檔案管理過程中未能夠形成較為規范化以及科學化的管理模式。

2.2 制約數字檔案管理發展的安全因素分析

互聯網屬于一把雙刃劍其在提供發展的機遇的同時也帶來的相對較大的挑戰。隨著信息化時代的到來，信息化技術得到了快速的發展并且其應用范圍也在不斷的得到拓展，同時其安全性也在成為人們在采用信息化技術的過程中極為重視的環節。在信息技術發展過程中其安全方面的問題也一直存在著并且人們對其安全方面的重視程度也在不斷的提高。根據現實情況進行分析，現階段新構建的網絡平臺在運行過程中遭受到網絡病毒的侵入的概率相對較高，并且網絡系統在正常運行的過程中均會出現網絡病毒的入侵。由于現階段信息技術處于高速發展的過程中使得網絡安全事故的發生概率也在不斷的增加，盡管針對網絡安全方面建設有防火墻以及具有殺毒功能的軟件等安全防護手段，然而在現實活動中仍然存在大量的網絡不法分子通過編寫具有攻擊性的網絡程度進行對網絡進行惡意入侵。對于檔案管理來講采用數字化的管理模式同樣也面臨著這網絡信息安全方面的問題，因此在對檔案管理采取數字化的管理過程中應當充分的考慮到網絡安全方面的問題并且做好該方面的防護工作。

2.3 參與檔案管理工作人員綜合素質相對較低

對于檔案管理方面的工作來講其技術方面以及專業方面要求相對較高并且在管理活動過程中要求具有相對較高的連續性。所以，參與檔案管理的相關工作人員需要具有相對較高的專業化的管理水平以及崗位的流動性需要得到有效的控制。在具體的檔案管理的過程中參與管理的工作人員需要擁有相對較高的專業化素質從而保障檔案管理工作的有效開展。在具體的檔案管理活動中只有有效的控制參與檔案管理人員的流動從而才能夠使得檔案管理工作保持相對較為穩定的狀態進行，同時也能夠有效的保障管理工作的持續性。

3 完善數字檔案管理的辦法

3.1 增加數字檔案管理資源的投入

由于數字檔案管理的建設過程中其對硬件設備方面的要求相對較高因此在建設的過程中應當根據具體的發展情況進行對其資源的投入合理的增加，從而不斷的完善數字檔案管理的相關設備。同時數字檔案管理過程中應當對其相關系統軟件進行深入的研究發展以及合理的應用，從而滿足當前的發展需求以此提升檔案管理的工作效率。

3.2 不斷完善安全防護措施

采用數字化檔案管理模式應當注重其信息技術方面的安全性以及網絡系統運行的穩定性。對于數字化檔案管理來講其網絡完全問題是制約其發展的關鍵性因素。因此在實際發展的過程中參與檔案管理的相關人員應當具備相對較高的信息安全意識以及專業的信息技術。在具體的數字檔案管理過程中相關的工作人員需要通過對檔案信息進行有效的保管并且對于檔案信息中不公開的數據進行有效的保管需要相關人員具有相對較高的信息技術水平從而保障該類檔案信息的安全。此外，在日常的管理過程中應當對其網絡系統進行定期的網絡病毒的查殺以此確保網絡系統的安全性以及穩定性。

3.3 加強專業人才的培養

檔案管理向數字化的方向發展，要求參與檔案管理工作的相關人員具有相對較強的信息技術，所以應當在工作人員的聘用上應當注重引進具有相對較高的專業技術水平的工作人員從而確保相關工作的順利開展。同時也需要注重進行內部人才的培養，通過定期組織培訓從而提升數字檔案管理人員的綜合素質。通過定期組織培訓使得工作人員在專業技術方面得到有效的提升同時強化其對數字檔案管理工作的重視程度，從而提高其工作效率以及工作質量。

4 結束語

現階段檔案管理已逐漸的向數字化的發展，并且數字化已成為檔案管理領域發展的必然趨勢，對數字檔案管理中的相關障礙展開深化的分析從而采取相應的措施確保管理工作健康穩定的開展。參與數字檔案管理的工作人員需要具備相對較高的專業技術水平從而確保相關管理工作得到順利的開展。

參考文獻

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[2]王蘭成.新媒體環境下數字檔案管理新技術發展與應用[J].中國檔案，2017（1）：64-66.

作者簡介

賈思琦（1988-），女，漢，北京，本科，北京市優質農產品產銷服務站。