企業招投標工程文件歸檔管理的問題與對策研究

沙山瀠

摘 要：進入21世紀以來，我國的社會經濟水平不斷發展和進步，我國招標工作越來越受到人們的重視。近年來，招標業務量逐年增長，與之對應的招標檔案也呈幾何級數增長。

關鍵詞：企業招投標;檔案管理;問題;對策

就目前招投標檔案管理工作的開展情況來說，記錄信息的難度整體提高，信息的規模也不斷擴大，隨之而來的是檔案工作的加重。目前招投標檔案管理工作日常運行數據是極為龐大，這些數據信息如果依靠人工管理的話，產生的成本也是極為龐大的。而工作人員的工作效率和質量也對招投標檔案的記錄管理存在極大的影響，比如檔案資料不全的情況，就會對招投標檔案管理工作帶來直接的負面影響。

1 正確理解認識招標檔案管理工作的重要性

目前，只重視招投標工作而忽視招標檔案的現象普遍存在，招標檔案管理工作一般是在招標結束以后才進入程序，亦或是進行一些所謂的補救工作。招標檔案管理工作與招標工作不同步進行，不僅導致材料歸檔不及時，更易導致招標歸檔材料不齊全或材料缺失，致使材料歸檔后所體現出的招標過程與實際進程銜接不合理。因此，要想做好招標檔案的管理工作，必須充分認識招標檔案管理工作的重要性。

1.1 招標檔案是招標活動的重要組成部分

招標檔案系統、完整、真實地記錄了招投標活動的全過程，是檢驗招標活動是否公開、公平、公正的依據。這些檔案資料真實可靠，一方面便于招標人和有關部門、機構對項目進行后期的管理、驗收、審核和備查，另一方面也有助于管理工作人員對招投標工作進行學習研究、總結經驗、汲取教訓，以提高以后的工作水平。

1.2 招標檔案使招標過程更加規范有序

招標工作是嚴格按照《中華人民共和國招標投標法》所規定的程序運作的，整個運作的程序和過程中都會形成格式化的檔案材料，執行嚴格的檔案管理制度，確保這些材料收集齊全完整、及時歸檔、移交驗收，可以對招標的各個程序是否規范運作進行檢查，這實際上也是保證招標工作質量的一道重要防線。

2 做好招標檔案規范化管理的措施

2.1 健全制度，規范管理

建立完善招投標檔案管理工作制度，做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，根據招投標業務特性，執行招標項目檔案由經辦人收集、整理、歸檔、檔案管理人員集中保管。招投標檔案應當設專人管理，檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，維護招投標檔案的完整、準確與安全。招投標檔案資料移交檔案管理工作人員時必須齊全完善，整理規范，歸檔的招投標檔案資料應完整、準確、圖形清晰、字跡工整。檔案管理人員在收到歸檔的招投標文件材料后，應及時登記，并認真做好檔案資料的立卷、裝訂、歸檔和集中管理工作，歸檔裝訂的文件材料應有案卷封面和卷內目錄。建立健全招投標檔案借閱制度，凡查閱或借閱招投標檔案必須履行登記、簽收、注銷制度。借閱的檔案不許拆卷、抽頁、涂改、轉借，應按期歸還，防止丟失。招投標檔案管理人員離開工作崗位前，應當按規定移交招投標檔案資料，不得擅自處理或帶走。推行招投標項目檔案以計算機保存為主，紙質、電子文檔并存，做好招投標檔案的數字化存儲工作，逐步實現招投標項目檔案電子化。

2.2 運用新技術，確保電子化檔案信息安全

隨著社會的發展，招投標檔案管理工作所涉及的信息量越來越龐大，傳統的文本記錄已經不適合當前的工作形式，而電子技術能夠大大提高信息的存儲量，為檔案提供有效的載體，幫助我們獲取更多的信息。在招投標檔案管理過程中普遍存在的問題就是記錄檔案不明確，導致招投標檔案管理后期缺乏管制。對于招投標檔案管理工作來說，可以借助電子技術，參考檔案記錄的實際運行情況，對招投標檔案管理的工作環節作出有效的調整。例如：檔案的保存形式轉變為電子檔案為主，可以大大增強檔案內容的真實性。當前應用比較多的技術有轉PDF文件，等等。還有，在招投標檔案管理內容的保存方面，包括檔案的加密、預防入侵，都要作出極大的完善。新技術的發展意味著傳統的招投標檔案管理工作還有較大提升空間，應該及時完善招投標檔案管理的相關工作。

2.3 提升檔案管理人員業務素養

檔案員的業務素質直接決定著本單位檔案管理水平的高低。招標檔案管理人員要具備較高的業務能力和責任意識。招標單位的檔案管理人員半數以上不是檔案專業，也沒有從事檔案管理工作的經歷。因此，檔案管理人員上崗之前，必須接受檔案知識和業務培訓，走上崗位之后，要定期參加當地檔案部門舉辦的業務培訓班，提高業務素質。檔案工作是一項延續性很強的工作，檔案管理人員頻繁變動不利于檔案工作的有序開展，招標單位有必要設立專職檔案管理人員，提高其待遇，提升檔案崗位的穩定性。

2.4 加強招標檔案管理硬件設施建設

目前，由于企業對招標檔案管理設施重視程度不夠等多方面的原因，招標檔案管理的硬件設施跟不上招標業務發展的需要，普遍存在庫房面積小、無查閱利用室、安全設施配備不齊全等現象，達不到規范化管理檔案的要求。因此，要加大資金投入，配齊檔案存放檔案柜或密集架、溫濕度儀、滅火器、等設施設備以及安全防盜門、監控報警器等安全設施，使檔案庫房達到“防盜、防火、防水、防蟲、防光、防塵、防輻射、防污染”的“八防”要求，以滿足招標檔案的安全規范管理和日益增長的檔案數量存放要求。

2.5 強化宣傳學習，增強檔案管理意識

在完善招標采購制度這個大前提下，強化檔案管理的重要性宣傳必不可少。只有在思想上認識到檔案管理的重要性，才能在檔案管理上投入人力、物力、財力，才能進一步做好檔案管理工作。相關責任人要做好招標采購業務檔案的規范化管理工作，實現業務檔案管理的標準化、規范化、系統化。要加大對檔案管理工作的資金投入，完善檔案管理所需硬件設備，配備標準合格的檔案室。要加強招標采購檔案人才培訓，爭取做到讓專業的人干專業的事。無論是業主單位還是招標代理機構，均應組建自己專門的檔案管理團隊。檔案管理工作細致、繁瑣，最好由專員專門負責。

2.6 梳理招投標工作的業務流程，明確招投標

檔案的形成節點，實現對招投標檔案的全程控制。各有關企業可以根據自身招標工作的業務活動特點，認真梳理招標工作的業務工作流程，明確招投標檔案形成的重要節點，標明各節點需要形成的文件種類，并實行全程管理控制，確保招投標文件資料的有序形成、積累和歸檔，避免缺失和失控，維護每個項目尤其是重大招標項目檔案的完整性。

3 結語

總之，做好招投標檔案管理工作是一個招投標企業健康發展的需要。首先我們要從宣傳招投標項目檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度，確保檔案的完整、準確。其次在檔案管理過程中，檔案管理人員不但要加強責任心，更要及時總結，不斷創新，更加科學地管理好檔案，使招投標項目檔案管理向著規范化管理的軌道健康發展。

參考文獻

[1]溫秋月.招投標電子化檔案管理勢在必行[J].中國招標，2015（41）：25-26.

[2]徐晶晶.“大數據”背景下招投標檔案數字化管理探析[J].決策與信息旬刊，2015（10）：194.

[3]魏麗艷.招標檔案歸檔管理應注意的問題[J].中國招標，2012（33）：21-22.

[4]王英瑋，陳玉清.企業招投標檔案管理的問題與對策研究[J].中國檔案，2010，20（6）：14-16.