無紙化辦公模式下醫院檔案管理探討

崔奇

摘 要：隨著我國醫療事業改革的深入推進，醫院通過建立科學高效的醫院辦公管理體系，加強了醫院各科室、各部門之間的聯系，推進了醫院的現代化、信息化發展。借助于先進的信息技術，無紙化辦公模式逐漸得到了推廣與普及，檔案管理作為醫院辦公管理的重要組成部分，實現紙質檔案向電子檔案的轉化是醫院檔案管理工作的一大趨勢，本文就主要圍繞無紙化辦公模式下醫院檔案管理的相關問題進行分析和研究。

關鍵詞：無紙化辦公;醫院;檔案管理

無紙化辦公實現了辦公方式和辦公平臺的變革，實現了由紙質文件向電子文檔轉變、由人工作業到計算機平臺操作的轉變。伴隨著信息載體的變化，辦公效率得到了大幅度的提升，同時還可以節省資源，醫院在現代化改革進程中，也更加廣泛的利用計算機等的設備和系統軟件實現聯網操作，掛號、就診和繳費都可以通過線上平臺來進行，大大提升了醫院數據的整合程度與服務質量。[1]同樣的在醫院檔案管理領域，也要在無紙化辦公模式的引導和影響下，明確電子檔案的應用特征以及檔案管理工作的優化改進措施，目的是提升醫院檔案管理質量和水平。

1 無紙化辦公模式下醫院電子檔案的應用特征

1）靈活性增強。在無紙化辦公模式的影響下，醫院的檔案管理正在逐步實現電子化的檔案管理，醫院檔案管理主要就包括人事檔案管理、科研資料管理、醫療數據管理以及基建檔案管理等幾個部分，伴隨著醫療事業的不斷發展，醫院在運營過程中產生的信息數據是十分龐大的，借助于信息技術實現電子化和數據化的檔案收集和整理，就能夠實現檔案管理的可規劃性和可維護性。[2]能夠實現實時的數據上傳與更新，同時還能夠保留檔案資料的修改歷史痕跡，既確保了檔案資料的安全性，又能夠實現聯網操作和異地操作，使得醫院檔案管理的靈活性大大增強。

2）綜合管理功能強大。醫院的檔案管理工作實現無紙化辦公，突出電子檔案的使用價值，還能夠彰顯其綜合管理功能強大的特征。由傳統的紙質檔案向無紙化電子檔案轉變，能夠在統一的電子檔案管理平臺上實現收文、發文、分類、整理歸檔、傳遞、溝通等的各項功能，同時還能夠極大的提升檔案資料信息收集的全面性和真實性，還提供了更加便于使用的檢索和查詢功能，這對于實現在檔案管理的移動應用以及信息整合提供了必要的幫助。

2 無紙化檔案管理與傳統檔案管理的區別

1）歸檔程序的區別。要探索醫院檔案管理的無紙化辦公新模式，就必須要明確無紙化檔案管理和傳統紙質檔案管理之間存在的一些差別。首先就是體現在歸檔程序上，傳統的紙質檔案一般都是采用定期歸檔，也就是說對于一部分文件檔案資料要經過一個周期的整理之后再進行統一的歸檔，而無紙化檔案也就是電子檔案主要采用的歸檔方式為邏輯歸檔，[3]就是可以借助于計算機以及相應的信息采集系統實現實時的信息上傳、檔案內容更新與補充，這樣不僅能夠保證電子檔案的完整性，優化了檔案歸檔的程序，通過分類檢索、時間排序還能夠實現快速查找。

2）檔案保管方式的區別。無紙化辦公模式下醫院的檔案管理工作在對檔案進行保存時也發生了相應的變化。在以往使用傳統的紙質檔案進行保存，主要是采用檔案室保管的方法，在保管的過程中，尤其需要控制檔案室內的溫度和濕度，同時還要防蟲防蛀，以免紙質資料破損或霉變，進而影響檔案資料的使用價值。而無紙化的電子檔案，其保管平臺則轉移到了網絡上，利用計算機或數據庫來對檔案信息數據進行存儲，這在一定程度上節約了檔案管理的成本，還能夠最大限度的拓展網絡存儲空間。但是電子檔案的保管必須要更加重視其安全性，為防止數據丟失或信息泄露，必須要進行相應的備份，同時構建必要的安全防護體系。

3）檔案利用形式的區別。醫院檔案管理模式的變革還使得檔案利用的形式出現了相應的變化。檔案管理的意義就在于實現檔案資源的有效利用，傳統的紙質檔案在進行使用的過程中，需要辦理相關的查閱和調取手續，并且為了保護檔案的完整性大多是提供復印件來進行借閱。而無紙化的電子檔案則是通過相應的計算機信息系統或平臺，通過設置登錄權限來實現檔案信息的查閱和調取，對于有需要的人員還可以提供下載路徑。[4]利用形式的變化在一定程度上提高了檔案管理的效率。

3 無紙化辦公模式下醫院檔案管理的優化措施研究

1）構建信息化檔案管理平臺。無紙化辦公環境下醫院檔案管理工作的開展，需要構建必要的信息化檔案管理平臺，通過提供平臺支撐，來推動檔案管理工作方式方法的創新。首先就要求醫院要投入必要的資金，強化計算機設備等硬件設施，同時還要引進先進的檔案管理系統來作為軟件支持，采用軟硬件結合的方法，來確保醫院檔案管理信息化建設的有效推進。[5]其次是要進一步完善信息化檔案管理平臺的功能，除了必要的檔案資料收集、整理、歸檔以及查詢之外，還可以助于大數據技術整合檔案資源庫，實現對信息資料作為精準的數據分析和處理，同時提供更為便捷的檔案管理服務，上線檔案咨詢服務中心，面向普通用戶實行診療檔案聯通式服務，確保可公開與可查詢類檔案信息數據的真實性和準確性。

2）做好紙質檔案向電子化檔案的轉化與銜接。在無紙化辦公環境下，醫院的檔案管理工作正在朝著有紙質檔案向電子化檔案的方向發展，在這個過程中最重要的就是要做好紙質檔案，像電子化檔案的轉化與銜接工作。醫院在運營發展的過程中，保存有大量的紙質檔案和文書資料，對這些檔案的轉化與整理不是一朝一夕的，這就要求醫院的檔案管理部門必須要制定嚴格的轉化與銜接制度，采取規范化的管理，明確轉化流程，分批次的實現對紙質檔案的電子掃描與系統錄入，在這個過程中一定要注意審核檔案信息資料的完整性。[6]除此之外，醫院必須要借助更為先進的掃描儀器，對于紙質檔案中的成像要使用專業的色彩掃描儀，保證圖像的清晰和完整，這樣才能夠確保電子檔案資料的利用價值。

3）提升醫院檔案管理人員的專業能力。無紙化辦公模式下醫院的檔案管理工作對檔案管理人員的專業能力和綜合素質提出了更高的要求。醫院必須要改變傳統的檔案管理理念，進一步優化檔案管理部門的組織結構，解決好檔案管理部門轉崗及離退休人員占比過大的問題。這就要求醫院根據實際需求調整檔案管理部門的崗位與人員構成，大力培養和引進具備專業檔案管理能力和計算機應用能力的年輕人才，組織好定期的崗位培訓，同時要設置專門的技術人員崗位，用于檔案管理信息化平臺及其系統的日常維護，通過組建高素質檔案管理人員團隊，來確保無紙化電子檔案管理的有效性。

4 結語

隨著信息技術的發展和互聯網在醫療行業滲透程度的加深，無紙化辦公的模式在醫院運營管理中將會越來越常見，電子檔案管理作為無紙化辦公的重要外在體現，更加需要平臺的支撐、制度的引導以及人才的培養，從而實現電子檔案管理的常態化、專業化。

參考文獻

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[2]潘宜興.醫院檔案管理的信息化建設研究[J].蘭臺內外，2020（03）：30-31.

[3]王家棟.淺新時代醫院檔案管理工作的開展[J].辦公室業務，2020（02）：140-141.

[4]李景，韓梅玲，劉洋.無紙化辦公模式下醫院檔案管理發展探討[J].中醫藥管理雜志，2019（01）：187-189.

[5]陳麗.無紙化辦公模式下醫院檔案管理新探索[J].管理觀察，2019（36）：173-174.

[6]孫野.醫院無紙化辦公實現與檔案信息化建設的思考[J].中國管理信息化，2015，18（24）：184.