新時代醫院檔案管理業務流程規范化研究

劉譯聰

摘 要：醫院檔案是醫院綜合管理過程中的重要環節，規范化的業務流程有助于醫院檔案管理水平的全面提升，有助于醫院其他各項工作開展的順利進行。本文就新時代下醫院檔案業務流程規范化建設的重要意義進行了闡述，并提出了在業務流程規范化建設中應遵循的原則和對策措施。

關鍵詞：新時代;醫院檔案;業務流程;規范化

當那管理是醫院運行與管理的重要組成部分。醫院的檔案管理在醫院的日常經營中時刻體現著其重要意義，如病例檔案對于醫學研究的數據支撐，再如人事檔案對于醫院人力資源可持續發展的基礎性作用，等等。特別是近年來，隨著國家經濟社會的不斷發展，國家對于各個領域、各個企事業單位的檔案管理提出了更高、更新的要求：在中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發【2014】15號）中就強調了“做好檔案工作是各地區各部門各單位的重要職責”，必須進一步強化檔案管理的規范化、標準化、制度化，加大對檔案工作的支持保障力度，促進檔案管理事業的科學發展。[1]而隨著醫院的不斷發展壯大，檔案管理在醫院綜合管理中的地位也日漸凸顯。

1 醫院檔案管理業務流程規范化建設的重要性

1.1 醫院檔案管理業務流程分析

醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、記錄、圖表、錄音、錄像、照片等各種類型的文書、影音資料及證書、獎杯、獎章等實物資料。[2]在檔案管理過程中，無論何種類型的檔案都需要根據一定的制度要求進行管理。綜合來看，一般情況下的醫院檔案管理業務流程分為三個步驟[3]：一是歸檔。無論是醫院日常管理中所依據的規章制度，還是領導講話、會議材料，亦或是病患病例、專業技術人員檔案，都需要按時、及時歸檔。二是整理保存。各級各類檔案按照統一標準、統一要求、統一規范進行整理，編制好相應的全宗號、時間、件號后，放置于專門配備的檔案室中妥善保存。三是利用。無論是手工提檔還是網上借閱，都要根據相應的管理規定按流程步驟操作，履行有關手續。

1.2 加強醫院檔案管理業務流程規范化的重要意義

1）提升醫院檔案管理綜合水平。檔案管理的綜合水平體現在檔案管理工作的方方面面，其中最重要的環節就是檔案業務流程，該環節的標準性、規范性、科學性和準確性決定了醫院各類檔案能否得到妥善處理，是否是在安全有序的環境下進行管理的。由此可知，加強檔案業務流程的規范化對于提高醫院檔案管理乃至醫院整體綜合管理水平是具有現實意義的。

2）為醫院開展各項工作提供準確的檔案支持。醫院檔案是醫院的寶貴財富，是醫院歷史發展的真實寫照，也是醫院文化傳承的實物載體。規范化的檔案管理流程保證了檔案數據的真實準確，保證了檔案資料的安全儲存，在醫院管理者進行重大決策時，檔案能夠為其提供有力的數據支撐;在醫生探討各類病例或進行科學研究時，也是檔案為他們找到了方向，提供了巨大的支持。

2 加強醫院檔案管理業務流程規范化應遵循的原則

2.1 以人為本，以需求為導向

以人為本包括兩個部分，一部分是指檔案管理人員，另一部分則是指需要借閱、利用檔案的單位或人員。檔案管理的業務流程是檔案管理人員必須熟知的，而借閱檔案的單位或人員也必須要按照流程規范開展檔案查閱工作。因此，加強管理業務流程規范化應從檔案管理人員和檔案需求者的角度入手，增強他們的規范意識，將他們的需求放在首位，在保證流程規范的同時為他們提供更多便捷，從而提升檔案管理的整體效率。

2.2 精準施策，確保信息安全

加強醫院檔案管理業務流程規范化的目的之一就是為了能夠進一步提升檔案信息資源的安全性。特別是在大數據、互聯網技術飛速發展的當下，在進行流程規范化過程中，尤其要注重對檔案信息安全的保護。對特殊檔案要特殊管理，對涉密檔案要提高安全等級，百分百確保檔案信息的安全。

2.3 依制而行，管理有的放矢

在提升檔案業務流程規范化進程中，制度的制定和完善是必不可少的。必須要加強對于檔案管理各方面制度的更新，從而使檔案管理的業務流程能夠依制而行，檔案管理人員則要以遵守規章制度為首要原則對醫院的各級各類檔案進行管理。

3 新時代提升醫院檔案管理業務流程規范化的對策措施

3.1 管理理念再造，重視檔案業務管理流程規范化

首先，要轉變檔案管理觀念。意識決定行動，樹立符合新時代特征的檔案管理觀念對于業務流程規范化具有重要意義。現代信息技術的日趨成熟為檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰，檔案管理部門和人員應該要認識到技術革命為檔案管理領域所帶來的沖擊和發展契機，擺脫傳統思維模式的束縛，與時俱進，開拓創新。其次，可結合企業管理理念。流程管理本就是檔案工作的核心環節，檔案管理人員應學習和運用全過程管理、全面質量管理等先進企業管理思想，從根本上改變醫院檔案管理的不足，提升管理效率。[4]

3.2 進行專項建設，加強業務流程規范化進展速度

首先是制度的建設。根據《中華人民共和國檔案法》《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》等國家的法律法規和文件，結合醫院的實際情況，改進、完善和更新檔案管理制度，特別要注重對于業務流程制度的制定，從小處入手，分解每個業務環節制定相應的操作規范。其次，要加大資金投入和基礎設施建設，如檔案管理所需要的研究基金、建設基金，及時更換軟硬件設備，確保檔案庫房符合專業要求，等等，為提升業務流程的規范化奠定堅實基礎。

3.3 組建專業團隊，強化檔案管理質量的全面提升

注重增強檔案管理團隊的專業化建設，為檔案管理部門配備具有專業知識儲備和一定信息技術水平的人員，從客觀上促進業務流程規范化的實施和長期保持。加強對檔案管理從業人員的繼續教育和業務培訓，明確流程規范化對于檔案管理質量提升的關鍵作用。同時，加強對相關法律法規的學習和宣傳教育，不僅使檔案管理人員遵守流程規范，也要讓檔案需求者了解并按照規范開展檔案利用活動。

3.4 注重追蹤反饋，促進業務規范流程可持續發展

實施規范化管理的同時，必須要加強對于實際情況的了解、掌握、追蹤和反饋。對于在規范檔案業務流程中出現的問題要予以及時解決，并以最快速度再進行優化處理，務必保證業務流程的順暢和規范;同時還要定期對檔案管理人員和檔案需求者進行調研，針對問題持續改進，直至問題解決。此外，檔案管理部門還要加強對醫院其他部門的業務指導，使全院人員共同遵守流程規范，促進檔案管理的可持續健康發展。

4 結束語

隨著國家經濟發展水平的提高，人們對于醫療衛生行業的要求也越來越高，檔案作為醫院運營中的重要組成部分，理應受到應有的重視。規范化的業務流程是提升檔案管理質量的主要環節，因此，醫院要從更新管理理念入手，加強對于檔案管理的專項建設，著眼于業務流程的規范化，從而促進檔案管理和醫院整體的現代化發展與綜合競爭力。

參考文獻

[1]中共中央辦公廳國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發【2014】15號）[EB/OL].（2014-10-21）.http：//daglzx.lnu.edu.cn/info/10339/59858.htm.

[2]田冬梅，李日，郝曉梅，等.互聯網+時代醫院檔案管理流程研究[J].中國衛生產業，2017（02）：118-120.

[3]張莉.醫院文書檔案業務流程優化思考[J].檔案時空，2019（04）：54-55.

[4]陳霞.基于全過程管理的檔案業務流程重組[J].蘭臺世界，2019（04）：40-42.