淺議檔案管理科學化提升的路徑選擇

摘 要：伴隨著新時代信息技術的快速發展，數字化、信息化、云計算等新技術的不斷涌現，檔案作為重要的信息載體，在經濟發展、機構運行中的作用越來越凸顯。檔案的科學化管理是新時代檔案工作的重要課題，是信息化社會發展的必然趨勢，也是國家軟實力的重要體現?？茖W化檔案管理對于推動檔案管理的規范化、制度化、標準化具有重要意義。

關鍵詞：科學化;檔案管理;路徑選擇

中國特色社會主義進入新時代，為適應新時代、新形勢、新任務的要求，檔案管理工作必須主動融入經濟社會發展的大格局，在走向依法管理、走向開放、走向科學化上下功夫，必須著力推進科學化檔案管理，在服務經濟建設、服務民主政治建設、服務精神文明建設、服務群眾等方面展現新作為。

1 科學化檔案管理的必要性

信息化高速發展的今天，檔案的信息量、交互程度、復雜程度日益增加，社會生活的各個方面對檔案的依賴性日漸增強，檔案的作用與地位日趨凸顯，檔案管理水平將直接影響決策的制定。因此，科學化檔案管理成為當前檔案管理的必然要求。

1.1 是新時代信息化發展的必然要求

當前，我國進入了互聯網高速發展階段，特別是隨著移動智能終端的日益興起，移動應用和服務不斷豐富，互聯網的普及程度逐年提高。[1]中國互聯網網絡信息中心（CNNIC）第44次CNNIC顯示，截至2019年6月，我國網民規模為8.54億，新增網民2598萬，互聯網普及率達61.2%。信息化技術的發展和普及，在豐富檔案管理的功能、方式、資源和服務的同時，公眾對于多元化檔案信息的需求也在不斷增長，數字化、信息化、分級管理、個性定制是新時代檔案管理的必然趨勢。為順應新時代信息化的快速發展，站在信息技術前沿，加快檔案信息資源建設，創新檔案管理方式，提升檔案服務水平，履行檔案管理應有的社會責任，是新時代檔案管理工作的必然要求。[2]

1.2 是提高國家文化軟實力的必然要求

黨的十九大報告指出：“推進國際傳播能力建設，講好中國故事，展現真實、立體、全面的中國，提高國家文化軟實力?！蔽幕泴嵙畜w現了一個國家基于文化而具有的凝聚力和生命力，以及由此產生的吸引力和影響力。習近平總書記指出，提高國家文化軟實力，關系我國在世界文化格局中的定位，關系我國國際地位和國際影響力，關系“兩個一百年”奮斗目標和中華民族偉大復興的中國夢的實現。[3]檔案作為國家和民族文化的重要載體，具有最大限度還原歷史社會生活的功能，其可靠性、說服力和吸引力是其他信息來源無法比擬的。檔案的這種原始屬性，賦予了檔案管理重要的政治責任和歷史責任，是國家文化軟實力提升的重要基礎和支撐。進一步提升檔案管理的科學化水平，堅定文化自信、增強文化自覺，是當前檔案管理工作的必然要求。

1.3 是推動檔案管理工作健康發展的必然要求

當前，我國的檔案管理工作經過多年努力，在各個方面都取得一定的成果，但與新時代的新形勢和新挑戰、新任務相比，仍存在著不少問題：其一，檔案管理理念相對落后，檔案功能多數還停留在原始的館藏和儲存，導致檔案利用率長期處于較低水平。其二，檔案管理制度不夠完善，檔案流通過程不夠清晰，標準化、制度化、規范化的檔案管理體系還未真正建立。其三，信息化水平相對較低，整體的數字化水平和信息化手段遠遠落后于現代信息技術發展水平，在檔案檢索、檔案分級、網絡化等方面尤其凸顯。其四，檔案管理人員整體素質有待提高，創新能力、大局意識、主動服務意識都需要進一步加強，高層次管理人才尤其缺乏。為適應新形勢、迎接新挑戰、完成新任務，推動科學化檔案管理，是新時代檔案工作健康發展的必然要求。

2 檔案管理科學化提升的路徑選擇

檔案管理的科學化提升必須在路徑選擇上以當前的檔案管理問題為導向，深入研究檔案管理規律，注重探究改革創新方法，才能有效提升檔案管理質量和效益，進一步推動檔案管理工作標準化、制度化、規范化。

2.1 在功能上由存儲型向利用型轉變

館藏存儲功能是檔案管理的基礎功能，原始信息收集、整理歸檔、保障檔案安全等工作是檔案管理的基本要求。但檔案管理的價值并不僅止于此，其更重要的目的和意義在于利用。檔案利用在檔案管理工作中處于中心地位，是檔案實現其自身價值的必要條件，也是衡量檔案管理工作水平的重要指標。[4]新形勢下檔案利用率提高主要從以下幾個方面進行：第一，豐富檔案內容，優化檔案結構，以達到對檔案信息資源的宏觀控制;第二，加強檢索體系建設，改進檔案利用的方法與技術，確保檔案信息的調用快速、有效;第三，轉變檔案管理觀念，以主動、協作、開放的觀念向社會生活提供檔案服務。切實推進檔案管理工作由基礎的存儲型向利用型轉變，有效提升檔案利用率和實際效益，是提高檔案管理科學化水平的有效途徑。

2.2 在方式上由傳統型向信息型轉變

隨著信息技術的發展，檔案信息由傳統型逐漸向信息型轉變，檔案管理方式也應與時俱進，緊跟信息化發展趨勢，及時使用、更新信息化管理技術，為經濟社會發展提供有力支撐。檔案管理方式的信息化并非簡單的將傳統的紙質檔案進行掃描、數字化的過程，而是指運用信息技術、數據庫技術、網絡技術，生成、管理和開發利用檔案的過程。主要涵蓋了幾個方面的工作：第一，檔案信息的數字化和網絡化，這是原始信息由傳統資料轉為信息檔案的第一步，也是檔案信息化的基礎。第二，檔案信息接收、存儲、檢索、流轉的信息化建設，適用于新時代檔案需求的一體化系統的研究和開發，著力解決當前檔案信息化管理中數據異構、資料分散等問題。第三，信息化檔案的分級、共享、安全管理，信息化和網絡化在帶來極大便利的同時，也帶來相應的管理安全問題，在檔案管理方式轉變過程也是必須考慮的因素。

2.3 在服務上由被動型向主動型轉變

檔案服務是檔案管理中至關重要的一環，只有通過服務才能使檔案發揮其應有的作用。檔案服務主要由服務內容、服務范圍和服務方式構成，其轉變自然包含三個方面：第一，長期以來檔案管理的服務內容僅限于存儲或有限的提供缺少目的性的原始資料，與新時代高節奏的信息需求相比，服務內容相對單一，亟需在服務內容上進行轉變，提高檔案服務內容的指向性和效益。第二，檔案的使用范圍不僅限于信息需求者，檔案服務范圍不應僅限于被動接受檢索與調用，應適時轉變檔案服務理念，盡可能發掘檔案信息的服務范圍。第三，提升檔案服務意識，以主動、智能的方式提供更便捷更人性化的服務，利用大數據、云計算等新興技術，主動挖掘用戶的深層需求，提供一體化服務。

2.4 在資源上由數量型向質量型轉變

在傳統的管理理念中，檔案的數量代表著檔案能夠提供的信息量，在基層檔案管理中往往也代表著檔案管理的水平。然而，龐雜而無系統的材料堆積，不僅無法體現檔案管理的水平，相反容易造成檔案信息提取的困難，從而影響檔案價值的發揮?？茖W化的檔案管理，不僅要有量的積累，更要有質的提升。一方面，檔案資源的收集仍要不斷加大力度，廣集博藏，應收盡收。開拓發展檔案收集渠道，使檔案的來源不斷豐富。另一方面，要在檔案形成過程中注重質的轉變，這就需要在檔案的整理、整合和加工中下功夫，科學分類、優化結構、合理歸檔、規范管理，形成規范化、系統化、標準化的檔案信息，以便于檔案信息的存儲、管理和使用。

3 科學化檔案管理的保障體系

檔案管理科學化水平的提升是一項長期的、復雜的、系統化的工程，是檔案管理工作全方位的提升和加強，不僅需要組織領導的高度重視，各個部門的通力合作，還需要在思想觀念、體系建設、能力素養等方面有所提升，形成滿足新時代需求的科學化檔案管理保障體系。

3.1 強化科學管理觀念

習近平總書記強調，要堅持解放思想、與時俱進，主動來一場思想革命，從一切不合時宜的思維定式、固有模式、路徑依賴中解放出來。深刻領會習近平總書記指示精神，從轉變思維方式入手，樹立與新時代檔案工作體制結構、職能任務、目標要求相適應的思想觀念，打牢檔案工作科學發展的思想基礎。一是要牢固樹立服務大局的觀念。檔案部門作為服務保障機構，必須在工作實踐中緊緊圍繞黨和國家建設中心任務開展工作。二是要牢固樹立質量效益觀念，既要尋求社會效益最大化，也要尋求經濟效益最大化。三是要牢固樹立開放協作觀念，既要自成體系，又要打破“自我循環”的工作模式，既要按照歸口管理原則，充分發揮業務主管部門的職能作用，也要與相關行業機構建立協作機制，定期溝通情況，密切協同配合。

3.2 完善檔案管理體系

健全檔案管理制度是科學化檔案管理的關鍵與保證。宏觀方面，黨和政府應進一步完善檔案管理的相關法律法規，建立系統的完備的檔案管理工作指南，不斷完善并深入宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》、不同行業不同人群的檔案管理辦法等法律法規和規章制度，務求各項檔案管理工作有法可依，為科學化檔案管理提供指導。[5]微觀方面，各單位部門應依據黨和政府相關規定，重視檔案管理工作，建立相應的機構，做好相關的人員安排、資金預算、設備投資，落實工作責任。檔案管理部門應及時建立檔案管理制度、檔案安全管理辦法、檔案保密制度、檔案使用制度、各檔案管理人員崗位目標責任制度等。由上至下，上下聯動，齊抓共管，建立起一整套健全的規章制度以保障科學化檔案管理的逐步推進，進一步推動檔案管理的規范化和制度化。

3.3 提高隊伍整體素質

新時代的檔案管理工作內容更豐富、管理手段更多樣化、服務范圍更廣泛，對檔案管理人員來說，是一項巨大的挑戰，需要檔案工作者不斷提升自身素質，才能適應新型的檔案管理工作。第一，要支持、鼓勵、引導檔案管理人員進行學習和培訓，不僅需要掌握過硬的專業技能、檔案管理的專業知識等，還必須掌握科學化管理的相關技能，如信息化技術、數據庫技術、云管理等現代科技手段，通過學習和培訓，不斷更新知識結構，為科學化檔案管理提供有力的支持。第二，加強政治理論學習，在檔案管理工作中傳承敬業職守、精益求精、創新求變的工匠精神，建立學習型、創新型檔案管理隊伍。第三，樹立憂患意識和防范意識，在檔案管理工作過程中注重細節、定時自糾自查，保障檔案管理工作在科學化的過程中行穩致遠。第四，重視檔案管理人才的培養和引進，努力建設創新型、復合型的人才隊伍，為科學化檔案管理提供有力的人才保障。

參考文獻

[1]錢煜明，董振江，呂達，王蔚.BYOD企業移動設備管理技術[J].中興通訊技術，2013（06）：33-38.

[2]于詠莉.高職院校檔案管理工作中存在的問題及對策[J].太原城市職業技術學院學報，2011（07）：31-32.

[3]龍小農.如何不斷提升中華文化影響力[J].黨課參考，2018（18）：98-113.

[4]邱麗艷.新形勢下檔案管理現代化存在的問題及應對措施[J].黑龍江檔案，2013（03）：127.

[5]徐瑩秋.對武漢博物館檔案管理升級達標工作的幾點思考[J].武漢文博，2013（03）：101-102.

作者簡介

盧偉平（1976-），男，本科，籍貫南靖，辦公室主任，漳州市殘疾人康復教育中心。