新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案立卷歸檔工作的對(duì)策探討

摘 要：作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，立卷檔案工作的效率和質(zhì)量會(huì)影響檔案的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，影響后期對(duì)檔案資源的利用。新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案種類(lèi)更為豐富、檔案數(shù)量也逐漸增多，立卷歸檔工作面臨著的新挑戰(zhàn)。如何做好立卷歸檔工作，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，確保檔案價(jià)值，成為當(dāng)前檔案管理人員需要重點(diǎn)關(guān)注并思考的課題。文章就事業(yè)單位檔案立卷歸檔工作的重要性進(jìn)行分析，闡述當(dāng)前立卷歸檔工作中存在的突出問(wèn)題，提出自己關(guān)于立卷歸檔工作的見(jiàn)解，旨在進(jìn)一步為相關(guān)單位改進(jìn)檔案管理工作提供參考，彰顯檔案管理的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：立卷歸檔;事業(yè)單位;重要性;對(duì)策;問(wèn)題

1 事業(yè)單位檔案立卷歸檔工作的重要性

1.1 確保檔案資源完整真實(shí)

立卷歸檔是檔案管理的“火車(chē)頭”，會(huì)直接影響檔案管理的完整性和真實(shí)性。做好立卷歸檔工作，從事前角度對(duì)檔案的內(nèi)容、數(shù)量進(jìn)行把關(guān)，檢查檔案資源是否齊全和完整，能夠?qū)氋F的信息資源保存下來(lái)，減少工作紕漏[1]。除此之外，做好立卷歸檔工作，嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)處理檔案資源，可以進(jìn)一步對(duì)各種檔案資源進(jìn)行排序，便于后期進(jìn)一步規(guī)范使用?？偠灾?，做好立卷歸檔工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的錯(cuò)誤和缺失，要求送交部門(mén)改動(dòng)和糾正，能夠夯實(shí)單位檔案管理基礎(chǔ)。

1.2 為單位決策提供依據(jù)，提升內(nèi)部管理效能

檔案資源是單位決策的重要參考，能夠優(yōu)化決策內(nèi)容，增強(qiáng)決策的科學(xué)性。做好立卷歸檔工作，推動(dòng)單位檔案管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及全面化的防線發(fā)展，能夠更好地為單位決策提供依據(jù)。檔案管理人員通過(guò)科學(xué)的方法對(duì)檔案進(jìn)行快速分類(lèi)和整理，及時(shí)清理失去時(shí)效的檔案資源，做好細(xì)節(jié)管理工作，可以為管理者提供系統(tǒng)性的參考[2]。除此之外，做好立卷歸檔工作，后期的利用工作效率也會(huì)隨之提升，檔案管理成本會(huì)進(jìn)一步縮減，進(jìn)而使內(nèi)部整體管理效能不斷提升。

2 事業(yè)單位檔案立卷歸檔工作中存在的主要問(wèn)題

2.1 歸檔立卷制度不完善

歸檔立卷標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于指導(dǎo)歸檔立卷工作，明確歸檔立卷的流程以及內(nèi)容具有重要的意義。一旦歸檔立卷制度不完善，將會(huì)降低立卷歸檔工作的剛性約束。當(dāng)前，部分事業(yè)單位立卷歸檔制度內(nèi)容不科學(xué)，難以適應(yīng)新形勢(shì)下立卷歸檔工作的要求。一是立卷歸檔的職責(zé)不明確，檔案人員立卷歸檔前缺乏必要的前置處理環(huán)節(jié)，難以形成送交部門(mén)與檔案部門(mén)相互配合的工作機(jī)制。二是立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)不清晰，不同種類(lèi)檔案的立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)不明確，難以提升整理、分類(lèi)工作的效率和質(zhì)量，存在重復(fù)加工、重復(fù)勞動(dòng)的問(wèn)題。三是立卷歸檔的流程不科學(xué)，不利于對(duì)資源進(jìn)行統(tǒng)籌，影響工作效能。

2.2 立卷歸檔意識(shí)不強(qiáng)

近些年來(lái)，隨著事業(yè)單位各類(lèi)信息資源的數(shù)量不斷增多，加之事業(yè)單位事務(wù)性工作量不斷增多，部分事業(yè)單位工作人員的立卷歸檔意識(shí)不強(qiáng)，影響了立卷歸檔的質(zhì)量。一是文件分類(lèi)不科學(xué)，沒(méi)有嚴(yán)格按照相應(yīng)的要求對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)處理，而是將不同的文件摻雜在一起，影響后期的檢索[3]。二是沒(méi)有建立歸檔目錄以及案卷目錄，立卷歸檔工作不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，存在工作紕漏。三是歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致檔案資料在傳輸和使用過(guò)程中出現(xiàn)丟失，給單位造成損失。四是工作交接過(guò)程中忽視將檔案資料進(jìn)行交接，導(dǎo)致部分檔案資料長(zhǎng)期沒(méi)有歸檔。

2.3 電子類(lèi)檔案的立卷歸檔工作不科學(xué)

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)積累，我國(guó)事業(yè)單位對(duì)于紙質(zhì)類(lèi)檔案的立卷歸檔工作模式較為成熟，但電子類(lèi)檔案的立卷歸檔工作仍然存在部分問(wèn)題，難以適應(yīng)當(dāng)前信息化社會(huì)的基本要求。一是檔案管理系統(tǒng)與辦公OA系統(tǒng)之間存在傳輸壁壘和共享壁壘，無(wú)法實(shí)現(xiàn)文件的自由傳輸和實(shí)時(shí)共享。檔案管理人員在立卷歸檔過(guò)程中難以通過(guò)一個(gè)平臺(tái)收集、填充相應(yīng)的電子文件資源。二是檔案管理系統(tǒng)功能單一，對(duì)聲像檔案、圖片檔案、影像檔案的處理效率低，仍然需要人工編輯和分類(lèi)。三是電子類(lèi)檔案的處理格式、處理標(biāo)準(zhǔn)不明確，立卷歸檔的質(zhì)量低。例如，聲像檔案是否應(yīng)為原版原件;圖片檔案應(yīng)統(tǒng)一使用TIFF格式還是JPEG格式。

3 事業(yè)單位檔案立卷歸檔工作的對(duì)策

3.1 完善歸檔立卷制度，增強(qiáng)立卷歸檔的規(guī)范性

新形勢(shì)下，要進(jìn)一步加快建章立制，強(qiáng)化制度的剛性約束作用，厘定職責(zé)，細(xì)化流程，優(yōu)化內(nèi)容，指引相關(guān)工作人員更為高效科學(xué)地開(kāi)展工作。一是要明確立卷歸檔職責(zé)。探索搭建檔案管理人員為主體，其他部門(mén)工作人員配合的立卷歸檔機(jī)制。一方面，要設(shè)置前置處理環(huán)節(jié)，明確送交歸檔部門(mén)相關(guān)專(zhuān)責(zé)事前處理和整理檔案的職責(zé)，提升管理效能。另一方面，要明確檔案管理人員在甄別、立卷環(huán)節(jié)的職責(zé)。對(duì)于檔案資料不完善、不合規(guī)的，要及時(shí)說(shuō)明理由，并退還送交部門(mén)的專(zhuān)責(zé)，從事前角度控制立卷歸檔的質(zhì)量。二是要明確立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合不同類(lèi)型檔案的特性對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化，做到“高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求”，把好立卷歸檔的質(zhì)量關(guān)口。三是要優(yōu)化立卷歸檔的流程，統(tǒng)籌人力、物力以及財(cái)力資源，減少不必要的中間環(huán)節(jié)，增強(qiáng)立卷歸檔的系統(tǒng)性?？偠灾?，事業(yè)單位要從制度角度對(duì)上述內(nèi)容予以規(guī)范，營(yíng)造良好檔案管理分為，做到及時(shí)歸檔、高效歸檔、科學(xué)歸檔。

3.2 強(qiáng)化各部門(mén)的立卷歸檔意識(shí)，夯實(shí)立卷歸檔基礎(chǔ)

檔案管理工作要做好，不僅需要檔案管理部門(mén)這一側(cè)發(fā)力，更需要其他部門(mén)工作人員給予足夠的配合和理解。為此，單位要強(qiáng)化檔案部門(mén)在內(nèi)各部門(mén)的立卷歸檔意識(shí)。一是大力宣傳《檔案法》以及內(nèi)部的其他規(guī)范性文件，增強(qiáng)各個(gè)部門(mén)的責(zé)任意識(shí)。二是要將立卷歸檔與績(jī)效考核、責(zé)任落實(shí)有機(jī)聯(lián)系，解決目錄不規(guī)范、歸檔不及時(shí)等問(wèn)題，逐步引導(dǎo)工作人員，培育其良好的立卷歸檔習(xí)慣。三是要明確工作交接的內(nèi)容，通過(guò)檔案資料交接表來(lái)確保檔案資料能夠在工作交接時(shí)同步移交，為后期立卷歸檔工作奠定基礎(chǔ)。

3.3 著力建設(shè)電子類(lèi)檔案的立卷歸檔工作，補(bǔ)齊短板

信息化社會(huì)，事業(yè)單位要堅(jiān)持紙質(zhì)類(lèi)檔案管理與電子類(lèi)檔案管理齊手共抓，全方位提升檔案管理效能。只有著力建設(shè)電子類(lèi)檔案的立卷歸檔工作，才能更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，補(bǔ)齊立卷歸檔中存在的短板。一是要通過(guò)技術(shù)手段關(guān)聯(lián)檔案管理系統(tǒng)與辦公OA系統(tǒng)，明確相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，減少電子類(lèi)檔案立卷歸檔的中間環(huán)節(jié)，提升工作效率。二是要完善檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)識(shí)別技術(shù)對(duì)聲像檔案、圖片檔案、影像檔進(jìn)行關(guān)鍵信息捕捉和處理，減少人工編輯和分類(lèi)的工作量。三是明確電子類(lèi)檔案的處理格式、處理標(biāo)準(zhǔn)。通常而言，聲像檔案應(yīng)盡量為原版原件，確保其真實(shí)性，卻有特殊情況的，應(yīng)證明其與原件一致;圖片檔案中應(yīng)采用10M以上的TIFF格式，確保其清晰度。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案是一種具有參考價(jià)值和特定效力的文書(shū)資源，是事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要憑證和對(duì)外溝通聯(lián)系的重要媒介。實(shí)踐證明，只有做好立卷歸檔工作，才能為后期查閱、檢索和利用打下扎實(shí)的基礎(chǔ)，提升檔案利用率。故此，檔案管理人員要進(jìn)一步拓寬思維，善于尋找問(wèn)題并解決問(wèn)題，不斷提升立卷歸檔工作的規(guī)范性、科學(xué)性以及系統(tǒng)性。具體而言，一是要完善歸檔立卷制度，增強(qiáng)立卷歸檔的規(guī)范性;二是要強(qiáng)化各部門(mén)的立卷歸檔意識(shí)，夯實(shí)立卷歸檔基礎(chǔ);三是要著力建設(shè)電子類(lèi)檔案的立卷歸檔工作，補(bǔ)齊短板。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

賀國(guó)良（1982-），男，內(nèi)蒙古準(zhǔn)格爾旗，本科，中級(jí)工程師（化工），研究方向：檔案管理及辦公文件材料的整理。