新形勢下事業單位檔案立卷歸檔工作的對策探討

摘 要：作為一項基礎性工作，立卷檔案工作的效率和質量會影響檔案的完整性、真實性、準確性，影響后期對檔案資源的利用。新形勢下，事業單位檔案種類更為豐富、檔案數量也逐漸增多，立卷歸檔工作面臨著的新挑戰。如何做好立卷歸檔工作，夯實檔案管理基礎，確保檔案價值，成為當前檔案管理人員需要重點關注并思考的課題。文章就事業單位檔案立卷歸檔工作的重要性進行分析，闡述當前立卷歸檔工作中存在的突出問題，提出自己關于立卷歸檔工作的見解，旨在進一步為相關單位改進檔案管理工作提供參考，彰顯檔案管理的價值。

關鍵詞：立卷歸檔;事業單位;重要性;對策;問題

1 事業單位檔案立卷歸檔工作的重要性

1.1 確保檔案資源完整真實

立卷歸檔是檔案管理的“火車頭”，會直接影響檔案管理的完整性和真實性。做好立卷歸檔工作，從事前角度對檔案的內容、數量進行把關，檢查檔案資源是否齊全和完整，能夠將寶貴的信息資源保存下來，減少工作紕漏[1]。除此之外，做好立卷歸檔工作，嚴格按照相應的規章制度和標準處理檔案資源，可以進一步對各種檔案資源進行排序，便于后期進一步規范使用。總而言之，做好立卷歸檔工作，及時發現檔案中存在的錯誤和缺失，要求送交部門改動和糾正，能夠夯實單位檔案管理基礎。

1.2 為單位決策提供依據，提升內部管理效能

檔案資源是單位決策的重要參考，能夠優化決策內容，增強決策的科學性。做好立卷歸檔工作，推動單位檔案管理朝著標準化、規范化以及全面化的防線發展，能夠更好地為單位決策提供依據。檔案管理人員通過科學的方法對檔案進行快速分類和整理，及時清理失去時效的檔案資源，做好細節管理工作，可以為管理者提供系統性的參考[2]。除此之外，做好立卷歸檔工作，后期的利用工作效率也會隨之提升，檔案管理成本會進一步縮減，進而使內部整體管理效能不斷提升。

2 事業單位檔案立卷歸檔工作中存在的主要問題

2.1 歸檔立卷制度不完善

歸檔立卷標準對于指導歸檔立卷工作，明確歸檔立卷的流程以及內容具有重要的意義。一旦歸檔立卷制度不完善，將會降低立卷歸檔工作的剛性約束。當前，部分事業單位立卷歸檔制度內容不科學，難以適應新形勢下立卷歸檔工作的要求。一是立卷歸檔的職責不明確，檔案人員立卷歸檔前缺乏必要的前置處理環節，難以形成送交部門與檔案部門相互配合的工作機制。二是立卷歸檔的標準不清晰，不同種類檔案的立卷歸檔標準不明確，難以提升整理、分類工作的效率和質量，存在重復加工、重復勞動的問題。三是立卷歸檔的流程不科學，不利于對資源進行統籌，影響工作效能。

2.2 立卷歸檔意識不強

近些年來，隨著事業單位各類信息資源的數量不斷增多，加之事業單位事務性工作量不斷增多，部分事業單位工作人員的立卷歸檔意識不強，影響了立卷歸檔的質量。一是文件分類不科學，沒有嚴格按照相應的要求對文件進行分類處理，而是將不同的文件摻雜在一起，影響后期的檢索[3]。二是沒有建立歸檔目錄以及案卷目錄，立卷歸檔工作不規范、不嚴謹，存在工作紕漏。三是歸檔不及時，導致檔案資料在傳輸和使用過程中出現丟失，給單位造成損失。四是工作交接過程中忽視將檔案資料進行交接，導致部分檔案資料長期沒有歸檔。

2.3 電子類檔案的立卷歸檔工作不科學

經過長期的經驗積累，我國事業單位對于紙質類檔案的立卷歸檔工作模式較為成熟，但電子類檔案的立卷歸檔工作仍然存在部分問題，難以適應當前信息化社會的基本要求。一是檔案管理系統與辦公OA系統之間存在傳輸壁壘和共享壁壘，無法實現文件的自由傳輸和實時共享。檔案管理人員在立卷歸檔過程中難以通過一個平臺收集、填充相應的電子文件資源。二是檔案管理系統功能單一，對聲像檔案、圖片檔案、影像檔案的處理效率低，仍然需要人工編輯和分類。三是電子類檔案的處理格式、處理標準不明確，立卷歸檔的質量低。例如，聲像檔案是否應為原版原件;圖片檔案應統一使用TIFF格式還是JPEG格式。

3 事業單位檔案立卷歸檔工作的對策

3.1 完善歸檔立卷制度，增強立卷歸檔的規范性

新形勢下，要進一步加快建章立制，強化制度的剛性約束作用，厘定職責，細化流程，優化內容，指引相關工作人員更為高效科學地開展工作。一是要明確立卷歸檔職責。探索搭建檔案管理人員為主體，其他部門工作人員配合的立卷歸檔機制。一方面，要設置前置處理環節，明確送交歸檔部門相關專責事前處理和整理檔案的職責，提升管理效能。另一方面，要明確檔案管理人員在甄別、立卷環節的職責。對于檔案資料不完善、不合規的，要及時說明理由，并退還送交部門的專責，從事前角度控制立卷歸檔的質量。二是要明確立卷歸檔的標準。結合不同類型檔案的特性對標準進行細化，做到“高標準，嚴要求”，把好立卷歸檔的質量關口。三是要優化立卷歸檔的流程，統籌人力、物力以及財力資源，減少不必要的中間環節，增強立卷歸檔的系統性。總而言之，事業單位要從制度角度對上述內容予以規范，營造良好檔案管理分為，做到及時歸檔、高效歸檔、科學歸檔。

3.2 強化各部門的立卷歸檔意識，夯實立卷歸檔基礎

檔案管理工作要做好，不僅需要檔案管理部門這一側發力，更需要其他部門工作人員給予足夠的配合和理解。為此，單位要強化檔案部門在內各部門的立卷歸檔意識。一是大力宣傳《檔案法》以及內部的其他規范性文件，增強各個部門的責任意識。二是要將立卷歸檔與績效考核、責任落實有機聯系，解決目錄不規范、歸檔不及時等問題，逐步引導工作人員，培育其良好的立卷歸檔習慣。三是要明確工作交接的內容，通過檔案資料交接表來確保檔案資料能夠在工作交接時同步移交，為后期立卷歸檔工作奠定基礎。

3.3 著力建設電子類檔案的立卷歸檔工作，補齊短板

信息化社會，事業單位要堅持紙質類檔案管理與電子類檔案管理齊手共抓，全方位提升檔案管理效能。只有著力建設電子類檔案的立卷歸檔工作，才能更好地適應時代發展趨勢，補齊立卷歸檔中存在的短板。一是要通過技術手段關聯檔案管理系統與辦公OA系統，明確相應的訪問權限，減少電子類檔案立卷歸檔的中間環節，提升工作效率。二是要完善檔案管理系統，通過大數據技術、數據識別技術對聲像檔案、圖片檔案、影像檔進行關鍵信息捕捉和處理，減少人工編輯和分類的工作量。三是明確電子類檔案的處理格式、處理標準。通常而言，聲像檔案應盡量為原版原件，確保其真實性，卻有特殊情況的，應證明其與原件一致;圖片檔案中應采用10M以上的TIFF格式，確保其清晰度。

4 結束語

檔案是一種具有參考價值和特定效力的文書資源，是事業單位內部管理的重要憑證和對外溝通聯系的重要媒介。實踐證明，只有做好立卷歸檔工作，才能為后期查閱、檢索和利用打下扎實的基礎，提升檔案利用率。故此，檔案管理人員要進一步拓寬思維，善于尋找問題并解決問題，不斷提升立卷歸檔工作的規范性、科學性以及系統性。具體而言，一是要完善歸檔立卷制度，增強立卷歸檔的規范性;二是要強化各部門的立卷歸檔意識，夯實立卷歸檔基礎;三是要著力建設電子類檔案的立卷歸檔工作，補齊短板。

參考文獻

[1]錢明，史敬陽.事業單位檔案歸檔文件整理方法探討[J].辦公室業務，2020（01）：108-109.

[2]寇文君，張蕊新.新形勢下機關文書檔案立卷歸檔工作的對策[J].蘭臺內外，2019（27）：37.

[3]李紅.加強事業單位人事檔案立卷歸檔工作的思考[J].城建檔案，2018（02）：92-94.

作者簡介

賀國良（1982-），男，內蒙古準格爾旗，本科，中級工程師（化工），研究方向：檔案管理及辦公文件材料的整理。