高校數碼照片檔案收集與整理工作淺析

楊力

摘 要：高校數碼照片是高校聲像檔案的重要組成，其對于高校經營管理、教育服務等各方面都有著一定價值。特別是信息化時代，數碼照片檔案的收集與整理工作也呈現數字化特點，如何做好相關工作是每個高校檔案管理人員亟待思考的問題。下面文章就對高校數碼照片檔案管理現狀與工作措施展開探討。

關鍵詞：高校檔案;數碼照片;照片檔案;檔案管理

隨著社會的發展和信息化時代的到來，高校檔案的管理工作在高校日常工作和學生生活中的重要性日益顯著。所以說，打造一支素質強、業務強、作風好的管理隊伍至關重要，這是現代社會對高校檔案工作提出的要求，也是新時代下高校管理的任務。因此，解決現階段高校檔案管理存在問題，尋找相應的對策至關重要。

1 高校檔案的重要作用

檔案的重要作用是指檔案價值的內在與外在和具體表現形式。檔案產生于豐富的社會實踐中，能夠廣泛地滿足社會需求，因此，它的作用是顯而易見的。第一，黨群行政工作的查考憑據。檔案是高校各類黨群行政單位工作的參考證據，是機關、單位歷史活動的真實記錄，是連續工作必須查考的憑據。為了有效地實行管理，必須切實地掌握材料。檔案可以為高校各部門的領導工作和業務管理提供證據和咨詢資料，借以熟悉情況、總結經驗、制定計劃、進行決策、處理各種問題。第二，社會實踐活動的參考依據。檔案脫胎于社會實踐，在記載學校史實情況的同時，還會有反映學校發展的當時環境、各種條件、發展主題、實踐經驗等方面的內容，起到為進行當前各類實踐活動參考、參謀、溯源的作用。第三，教學科研的可靠資料。任何一種教學和研究都必須以廣泛占有資料為基礎，以資料的真實可靠性為前提。在教學和科研活動中，檔案不但能通過原始的記錄提供直接的借鑒，而且可以通過分析、概括、總結、實驗等手段獲得間接的參考，為各類教學科研活動提供可靠、詳實的資料。第四，宣傳教育的生動素材。檔案是歷史的“紀錄片”。和其他宣傳材料相比，檔案以其原始性、直觀性、具體性和生動性等特點見長。利用檔案著書立說、報告演講、進行文藝創作、舉辦各種展覽、實施學生思想教育等將具有更強烈的說服力和感染力[1]。

2 高校數碼照片檔案收集與整理工作現狀

2.1 收集渠道不暢通

由于高校各部門職能分工的限制及信息渠道不暢通影響聲像檔案工作的開展。盡管檔案人員做了大量工作，但聲像檔案的收集歸檔工作難度仍然較大。高校在重大政治活動、科研活動、生產運輸等方面形成的照片、錄音帶、錄像帶等資料大部分散失在新聞部門、兼職攝影者或其他個人手中，原始信息易丟棄或損壞。

2.2 檔案可用性較低

聲像檔案是以感光、磁性材料為載體，以圖片、圖像、聲音的形式記載事件的檔案，由于載體的特殊性，保管難度大，加上技術的推陳出新，計算機軟硬件環境的頻繁升級，聲像檔案在其保管過程中必須不斷遷移技術環境，由此帶來了遷移過程的安全性以及遷移后聲像檔案的真實有效性問題。如何確保不同生成環境、不同技術平臺上聲像資料的可讀、可用，是聲像檔案保管利用的一大難題。

2.3 檔案歸檔方式存在問題

信息技術的進步促進了信息的傳輸，也改變了檔案的歸檔方式。以前收集的檔案都是以紙質形式存在的，因此只需將這些紙質檔案歸檔即可。隨著信息化時代的到來，現在的聲像檔案不僅有紙質檔案還有大量以數字化形式存在的檔案，而且為了以現代化管理手段管理檔案，實現檔案管理工作的智能化、信息化，還需要將紙質檔案進行掃描將其轉化為數字檔案。另一方面，以前上門面對面收集檔案，現在電子版照片或視頻等檔案可以在網上提交歸檔，極大地方便了歸檔部門歸檔，同時促進了檔案歸檔更加齊全完整。另外，在聲像檔案的歸檔工作過程中，檔案工作者應變被動收集為主動參與到檔案形成過程中，發揮橋梁和紐帶作用，比如在學校一些重大活動中，檔案人員積極參與一些題材專題片的拍攝制作，這是檔案工作者重要的角色轉變，使自己從幕后走到臺前，實現了對檔案形成全過程的控制，也是檔案工作模式發展變化的具體體現[2]。

3 高校數碼照片檔案收集與整理工作的提升措施

3.1 做好照片檔案的備份

照片檔案在高校聲像檔案中所占比例不低，因此做好照片檔案的備份十分重要。首先，對照片進行電子版備份。采用掃描或者直接將照片導入到計算機中，進行備份儲存保管。同時要對不規則的照片進行翻拍，保存完整照片。其次，對照片采用電子版與紙質版兩種方式儲存，實現雙套制備份。在照片打印或者沖印中注重紙張選擇，選擇壽命更長更容易保存的紙張。除了采用紙張打印之外還可以采用膠片印制，膠片相對壽命較長，材質穩定性也比較好，可以進一步提高儲存年限，但是這種方式相對成本比較高，高校可以根據具體情況決定是否采用。

3.2 建立健全數碼相片檔案管理制度

在進行環境治理數碼照片檔案管理時，相關人員應結合數碼照片檔案管理的具體情況，對現有的照片檔案管理制度進行完善。這樣照片檔案管理工作的水平才能得到提升，照片檔案管理工作中出現質量問題的概率才能得到降低。相關人員要立足于環境治理數碼照片檔案管理的現狀，專門指派人員進行數碼照片檔案管理。這樣整理收集工作的水平才能得到提高，管理工作的水平也才能得到提高，才能保證工作的連續性。相關人員應對環境治理數碼照片檔案管理策略進行完善，對數碼照片檔案的歸檔要求進行完備，對數碼照片檔案的歸檔時間和收集范圍進行明確，制定嚴格的數碼照片管理制度，采用統一的數碼照片管理規章，減少數碼照片管理過程中的流失、分散問題。在對數碼照片檔案進行管理時，相關人員應加大對照片的整理、保管、利用等的工作力度，將相關規定落實到具體的管理工作中，提升數碼照片檔案管理工作的質量[3]。

3.3 完善檔案存儲方式

檔案存儲方式由過去的紙質版照片變為現在既有紙質版照片又有電子版照片，還有很多電子版的影像資料，因此信息化時代對信息存儲技術的要求較高，檔案工作者應通過對現代化技術的應用，不僅對檔案信息進行保護、貯存和備份，而且還可以通過科學合理的數字化管理手段對聲像檔案進行規范化管理，將紙質版的照片和影像資料等進行數字化處理，既方便利用，也可以減少紙質版照片的使用頻率，保證館藏檔案的完整，同時還要注意網絡環境下檔案信息資源安全等問題。

3.4 積極開放利用聲像檔案

檔案工作者有促進檔案利用的職責。在遵循法規制度、確保安全和隱私的前提下，運用多種方法，讓一些生動形象的歷史圖片、聲頻、視頻廣為人知，這些方法包括互聯網與網絡出版物、印刷資料、公共項目、商業媒體以及教育和推廣活動，通過印刷品、數字產品、機構網站或與外部的出版合作項目等方式，主動將公眾普遍感興趣的館藏提供利用，增加人們對檔案的了解。

4 結語

綜上所述，檔案信息資源的開發與利用前景廣闊，只有盡可能地挖掘呈潛在狀態的檔案信息，以滿足學校利用需要，要想將檔案信息資源開發和利用這項事業深入持久地進行下去，必須要有一個堅實的理論體系作為支撐和法律法規做保證，通過建立檔案管理制度、完善存儲方式、加強備份管理，照片檔案價值將會得到更高效的利用。

參考文獻

[1]張瑛.實物、聲像檔案的數字化服務研究[J].知識經濟，2018（21）：78-79.

[2]程靖.嚴格把守高校照片檔案的歸檔質量[J].湖南科技學院學報，2013（08）.

[3]游利.聲像檔案管理工作的重要性及改進措施[J].傳媒論壇，2018，1（09）：147.