檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的運用研究

梁忠科

摘 要：文章說明了現代社會醫院開展檔案管理工作的重要價值，并分析這項工作面臨的問題，提出如何進行檔案管理模式改革，以提升檔案管理水平。

關鍵詞：醫院;檔案管理工作;價值;問題;舉措

1 引言

醫院檔案管理工作是醫院日常管理工作的重點，特別是近年來，醫院面對的患者增加，提供的業務范圍擴大，本身有承擔一些科研工作，所以每天產生的檔案資料都很龐大。在這種情況下，為了更好的開展檔案管理工作，醫院紛紛進行檔案管理模式改革，希望能夠提升檔案管理水平，適應新時期的業務需求。

2 現代社會醫院檔案管理工作的重要價值

對于現代醫院來說，檔案內容包括患者資料、醫療服務情況、科研進度、各項活動的組織開展等，因此進行檔案管理工作，對于醫院的順利發展有積極意義。首先是可以見證醫院的發展歷史，醫院檔案真實記錄了醫院各項活動的發展歷程，可以幫助人們從不同角度和層次出發進行不同時期重大事件的研究，討論在不同時期對醫院發展做出重大貢獻的人物和技術等，屬于探究醫院歷史，追溯醫院成長軌跡的關鍵資料。其次是開展現代化管理工作的依據，隨著信息技術的普及應用，各個醫院紛紛借助檔案資源提供科學依據，支持管理工作的開展，推動管理模式的信息化變革。再次是進行醫療科研的資源基礎。醫療檔案中容納十分豐富的疾病和診療信息，對這些信息進行分析和總結，可以對醫療科研工作起到推動作用，提供珍貴的醫療資源。最后是解決醫療糾紛的重要憑證，在醫院日常工作中，醫療糾紛經常出現，而檔案資源中有詳細的某位患者的檢查、治療信息，借助這些資料，可以幫助醫患雙方保護自己的合法權益，解決醫療糾紛。

3 現代社會醫院檔案管理工作面臨的問題

3.1 醫院檔案內容復雜，管理難度大

醫院本身屬于非盈利性機構，進行運營更多的是依靠政府財政支持以及自己的運營管理，但是深入發展的市場經濟體制下，來自政策的扶持力度逐漸減小，使得醫院面臨更多的發展壓力，需要進行管理創新，盡量實現“自收自支”的運營模式。這就意味著檔案管理工作不僅要滿足醫院的正常運行需求，還要滿足管理需求。但醫院進行檔案管理工作，隨著時代的發展，需要管理的檔案內容更加豐富，包括成本預算、采購、會議組織、醫療服務等信息，都被納入檔案管理工作中，增加了管理難度。[1]

3.2 更重視病例保存，忽視病案管理

醫院更多的是為群眾提供多樣化的醫療服務工作，檔案管理工作只是日常管理的一部分。而對于患者的病例資料的采集，屬于檔案管理的重點內容。而很多醫療活動本身具有較高的探索性和風險性，尤其是針對擁有復雜疾病情況的患者，進行治療措施的選擇時，就需要慎重考慮，存在較大的風險。而此時一旦出現問題，病例檔案是進行證明的資料。如果醫生不重視病案管理工作，導致病例信息出現丟失、損毀等問題，或者病例信息記錄不及時、不全面、不準確等，都會影響相關工作的開展。[1]

3.3 管理效率不高

隨著時代的發展，醫院日常管理范圍不斷擴大，需要納入檔案管理的內容也越來越多，檔案種類不斷增加，當前的檔案管理模式已不能滿足新時期的檔案管理工作需求。[1]現代社會醫院的檔案分類較多，包括行政工作、人事工作、醫療服務、醫療科研、醫療設備和技術等，有十分詳細的分類;現代化背景下，醫院的檔案形式出現很大變化，改變過去的紙質檔案形式，出現電子檔案，而且出現圖片、音像等形式，給檔案資料的儲存工作增加了難度。

4 檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用舉措

4.1 強化人員培訓

醫院開展檔案管理工作，離不開檔案管理人員的工作。因此當前針對醫院的檔案管理工作實際，定期安排檔案管理人員進行培訓和學習，醫院最好引進專職的檔案管理人員，專門負責各類檔案管理工作，避免兼職情況的出現。醫院要重視提升檔案管理人員的綜合素質，打造高水平的人才隊伍，引進先進的檔案管理理念和模式，提升檔案管理水平。定期組織開展檔案管理相關知識培訓，提高理論知識豐富水平;組織[1]開展思想意識教育，提升責任意識和法律意識，塑造良好的職業道德品質;積極學習信息技術的使用，提升信息化水平，可以熟練操作應用于檔案管理的各類軟件。醫院要重視針對忽視病例管理的問題，定期召開工作會議，針對病例資源進行匯總分析，強調這項工作的重要性;同時強化病例檔案的規范化書寫，并將之作為醫護人員考核的重要指標之一。[1]另外要培養檔案管理人員的創新能力，可以對檔案管理模式進行創新，提出更加方便快捷先進的模式，提升檔案管理效率;同時要培養檔案管理人員發現問題的能力，可以在工作期間發現下突出的問題，并能提出有效的解決措施。

4.2 強化信息化建設水平

在互聯網日趨普及的基礎上，醫院也要積極引進先進的信息技術，實現檔案的信息化管理，借助各類軟件和系統的應用，進行智能管理，減少人為因素帶來的不足，提高檔案管理工作效率。一方面，要加強信息化基礎設施建設，為實現檔案管理信息化奠定完善的設施基礎。[1]醫院管理人員要注意配備先進的計算機系統，搭建高速的網絡，并注意信息化設備的保存，避免潮濕，防止雷電等。規劃好信息化管理平臺的建設，針對檔案管理建立專門的網站和數據庫，或者在醫院網站中為檔案管理單獨開辟一個板塊，保證檔案管理的獨立性。結合醫院工作實際引進先進的信息化軟件和硬件設施，做到信息化錄入、管理和查詢工作，提升檔案管理工作效率。同時借助信息系統的優勢，實現對檔案信息的實時跟蹤，及時收集各個部門和業務單位的檔案資源，借助掃描儀等信息技術將會議結論、科研結果、教學資料等轉變換成電子文件，并使用數據庫進行處理，歸檔保存。對于醫院本身保存的館藏資料，利用掃描儀等進行電子備份，實現長期儲存和處理，實現數字化管理。另一方面，因為醫院開展檔案管理涉及多個部門和單位，所以醫院需要積極與這些部門和單位溝通，實現互動式交流和信息共享，提升檔案工作效率。[1]利用信息技術科學設計檔案數據庫的收錄程序、目錄、查詢系統等，方便進行信息錄入和檢索工作。對于正在進行的醫院各項活動，借助信息技術進行動態跟蹤，并應用微博、微信等新媒體技術，實現對活動的實時交流和資料保存收集等工作，跟蹤醫院的服務和活動，避免資料丟失和損毀。

4.3 規范醫療檔案管理機制

醫院要開展檔案管理模式改革，需要健全醫療檔案管理機制，細化醫療檔案管理流程，推動檔案管理工作的規范化進展。[1]對此，醫院需要建立檔案信息管理監督部門，對所有的病例記錄進行監督和管理，借助信息技術實現動態和實時監督，打造一體化的檔案管理系統，收集全面的檔案數據資料;將病例資料的記錄和歸檔工作列為績效考核的一部分，嚴格按照相應標準進行檢查和考核，與醫護人員和檔案管理人員的績效掛鉤，配合科學的獎懲機制，提高工作人員的積極性。

5 結語

現代化背景下，醫院要積極創新檔案管理工作模式，引進新模式，比如信息化管理模式，從而提升檔案管理工作效率和治療，更好的為醫療服務的進步做出貢獻。

參考文獻

[1]郭攀.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2019，（21）：90-91.