基層綜合檔案室檔案收集工作的實(shí)踐與探索

李曉芳

摘 要：文章基于基層綜合檔案室檔案收集工作的重要性，分析此工作開展中存在的問題，對(duì)此工作的完善策略進(jìn)行研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：基層綜合檔案室;檔案收集工作;問題;完善策略

1 引言

在機(jī)關(guān)內(nèi)部以及檔案事業(yè)中，基層檔案室檔案工作是重要組成部分，其不僅為機(jī)關(guān)工作提供參考和咨詢，作為機(jī)關(guān)工作的基礎(chǔ)保障。同時(shí)也是檔案工作體系中的基礎(chǔ)組織，其管理的檔案也是重要的國家信息資源。而檔案管理工作就是對(duì)重要的檔案開展保管和保護(hù)工作，同時(shí)在此基礎(chǔ)上通過信息資源共享以及計(jì)劃、決策科學(xué)性的提升來實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)工作效率的提升。在此工作中的首要環(huán)節(jié)就是開展檔案收集工作，此工作不僅對(duì)檔案室中檔案的數(shù)量和質(zhì)量產(chǎn)生影響，同時(shí)也會(huì)影響其他機(jī)關(guān)工作的順利推進(jìn)。本文就針對(duì)此問題來進(jìn)行研究。

2 基層綜合檔案室檔案收集工作的重要性

此檔案收集工作就是在國家相應(yīng)規(guī)定的基礎(chǔ)上將分散在各個(gè)單位和個(gè)人手中存在價(jià)值的檔案集中到綜合檔案室中的工作。而其中的歸檔文件材料來說，主要有上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性材料、會(huì)議文件材料以及需要辦理的文件材料等;還有本單位中的會(huì)議文件資料、頒發(fā)的正式文件、內(nèi)部各種工作計(jì)劃、報(bào)告、報(bào)表等文件以及下級(jí)的請(qǐng)示上級(jí)的批復(fù)文件等;還有同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料以及下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料等內(nèi)容。通過對(duì)以上檔案內(nèi)容的收集，不僅可以保證檔案資料的齊全和完整性，而且可以確保機(jī)關(guān)檔案工作的順利推進(jìn)，保障其他的整理、鑒定、保管、編研等其他工作的順利開展以及檔案工作的健康發(fā)展。

3 基層綜合檔案室檔案收集工作中存在的問題分析

3.1 檔案不夠齊全和完整的問題

以檔案中的文件資料為例，齊全的檔案要求是要此文件材料包括從通知立項(xiàng)、到實(shí)施以及結(jié)論所有環(huán)節(jié)中的相關(guān)資料。而完整性的要求就是所有載體形式以及此檔案相關(guān)各個(gè)部門相關(guān)文件材料的完整。雖然檔案管理工作在多個(gè)方面都具有重要作用，但是由于不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益而容易被領(lǐng)導(dǎo)以及職工的忽視，或者出現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的理解存在偏差的問題，加之沒有做好對(duì)檔案的科學(xué)管理而出現(xiàn)遺失的問題，這不僅會(huì)影響單位的正常工作，還會(huì)影響人員的正常晉升等管理工作，并且會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)工作中的后期查證以及審計(jì)等工作造成不同程度的影響。

3.2 檔案內(nèi)容不夠規(guī)范和準(zhǔn)確的問題

所收集檔案的準(zhǔn)確性要求就是要真實(shí)反映事實(shí)并且保證圖片、文件內(nèi)容等與實(shí)際情況相符，而且相應(yīng)的手續(xù)齊全。而規(guī)范性要求指的是所收集的檔案中的文件是在一定的條例準(zhǔn)則下形成或者處理的。但是在目前的檔案收集工作中，容易出現(xiàn)文件被修改或涂抹而影響檔案的真實(shí)可靠性，或者由于文件紙張的問題而影響其保管的持久性、整齊性，并且還會(huì)對(duì)檔案平整、依據(jù)以及參考作用造成負(fù)面影響。

3.3 檔案收集時(shí)間上的問題

檔案收集時(shí)間也就是檔案管理人員對(duì)分散在不同部門和人員手中的檔案資料進(jìn)行收集的時(shí)間，或者是后者向前者進(jìn)行檔案移交的時(shí)間。通常對(duì)于機(jī)關(guān)文書以及業(yè)務(wù)部門檔案移交的時(shí)間要求是在次年上半年開展，而且在移交作業(yè)中需要在移交目錄基礎(chǔ)上開展核對(duì)工作以及對(duì)移交手續(xù)進(jìn)行執(zhí)行。而針對(duì)會(huì)計(jì)檔案來說則通常在隔年上半年進(jìn)行移交，或者規(guī)定在原部門中的時(shí)間不能超過3年。此外，針對(duì)基建檔案來說則需要在項(xiàng)目驗(yàn)收之后的3個(gè)月內(nèi)進(jìn)行移交。但是在目前的上述檔案收集作業(yè)中，存在較為嚴(yán)重的收集時(shí)間滯后的問題，這就會(huì)造成收集到早應(yīng)存檔的文件而影響了此文件的應(yīng)用，或者出現(xiàn)檔案殘缺或丟失等問題，引發(fā)檔案不夠齊全和完整，或者是對(duì)其準(zhǔn)確性與規(guī)范性造成影響等惡性循環(huán)的問題。

4 基層綜合檔案室檔案收集工作的完善策略

4.1 進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系的建立

為了提升基層綜合檔案室的檔案收集水平，需要建立從上而下的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系。在此管理體系中，需要在局領(lǐng)導(dǎo)為核心的同時(shí)，基于檔案室領(lǐng)導(dǎo)以及檔案室中的專職管理人員保證檔案工作管理?xiàng)l例的落實(shí)。同時(shí)，通過此管理體系在集中統(tǒng)計(jì)管理、規(guī)劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督檔案的同時(shí)，也通過統(tǒng)一的制度和組織來保證此檔案收集工作的相關(guān)組織。不僅對(duì)具體的檔案管理人員及其相關(guān)職責(zé)內(nèi)容進(jìn)行明確，保證責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，而且通過統(tǒng)一的指導(dǎo)培訓(xùn)來保證檔案收集工作完整性、準(zhǔn)確性以及規(guī)范性的提升。

4.2 做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

無論是專職還是兼職的檔案管理人員來說，需要定期組織相關(guān)人員開展學(xué)習(xí)交流會(huì)，而且通過表彰激勵(lì)機(jī)制以及薪酬激勵(lì)機(jī)制來增強(qiáng)檔案管理人員的榮譽(yù)感。通過定期培訓(xùn)來提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，有利于實(shí)現(xiàn)檔案收集工作規(guī)范性的提升，保質(zhì)保量將單位工作管理中的相關(guān)檔案向檔案室移交。通過多種舉措，按照以人為本的原則提高管理人員的存在感，保證管理人員意識(shí)到自身崗位的重要性，意識(shí)到自身工作會(huì)對(duì)檔案形成部門的工作狀態(tài)以及單位的對(duì)外形象產(chǎn)生直接影響的作用，逐漸培養(yǎng)其責(zé)任心。

4.3 做好對(duì)文件收集時(shí)間的把握

通過對(duì)文件收集時(shí)間的準(zhǔn)確把握可以保證文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，為此，通常在活動(dòng)結(jié)束之后對(duì)活動(dòng)前期準(zhǔn)備、實(shí)施以及總結(jié)材料等文件進(jìn)行收集可以保證檔案收集的齊全。二是在出現(xiàn)人員變動(dòng)情況時(shí)需要對(duì)紙質(zhì)和電子檔案進(jìn)行及時(shí)收集。三是隨時(shí)收集本單位的發(fā)文。四是次年年初進(jìn)行零散文件的收集。五是按照分階段的方式來對(duì)歷時(shí)比較長(zhǎng)的文件進(jìn)行收集。

5 結(jié)語

在基層檔案室開展檔案管理工作之前需要做好檔案收集工作，而且此工作對(duì)于檔案的利用效果產(chǎn)生直接影響。為此，針對(duì)目前此工作開展中遇到的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及收集時(shí)間等方面的問題，需要通過檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建立和應(yīng)用，加強(qiáng)人員培訓(xùn)以及把握好文件收集時(shí)間等，不斷探索和尋找解決對(duì)策，確保檔案收集工作以及檔案工作的順利開展。

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