基層綜合檔案室檔案收集工作的實踐與探索

李曉芳

摘 要：文章基于基層綜合檔案室檔案收集工作的重要性，分析此工作開展中存在的問題，對此工作的完善策略進行研究，以供參考。

關鍵詞：基層綜合檔案室;檔案收集工作;問題;完善策略

1 引言

在機關內部以及檔案事業中，基層檔案室檔案工作是重要組成部分，其不僅為機關工作提供參考和咨詢，作為機關工作的基礎保障。同時也是檔案工作體系中的基礎組織，其管理的檔案也是重要的國家信息資源。而檔案管理工作就是對重要的檔案開展保管和保護工作，同時在此基礎上通過信息資源共享以及計劃、決策科學性的提升來實現機關工作效率的提升。在此工作中的首要環節就是開展檔案收集工作，此工作不僅對檔案室中檔案的數量和質量產生影響，同時也會影響其他機關工作的順利推進。本文就針對此問題來進行研究。

2 基層綜合檔案室檔案收集工作的重要性

此檔案收集工作就是在國家相應規定的基礎上將分散在各個單位和個人手中存在價值的檔案集中到綜合檔案室中的工作。而其中的歸檔文件材料來說，主要有上級機關的指導性材料、會議文件材料以及需要辦理的文件材料等;還有本單位中的會議文件資料、頒發的正式文件、內部各種工作計劃、報告、報表等文件以及下級的請示上級的批復文件等;還有同級機關和非隸屬機關的文件材料以及下級機關的文件材料等內容。通過對以上檔案內容的收集，不僅可以保證檔案資料的齊全和完整性，而且可以確保機關檔案工作的順利推進，保障其他的整理、鑒定、保管、編研等其他工作的順利開展以及檔案工作的健康發展。

3 基層綜合檔案室檔案收集工作中存在的問題分析

3.1 檔案不夠齊全和完整的問題

以檔案中的文件資料為例，齊全的檔案要求是要此文件材料包括從通知立項、到實施以及結論所有環節中的相關資料。而完整性的要求就是所有載體形式以及此檔案相關各個部門相關文件材料的完整。雖然檔案管理工作在多個方面都具有重要作用，但是由于不直接產生經濟效益而容易被領導以及職工的忽視，或者出現對檔案內容的理解存在偏差的問題，加之沒有做好對檔案的科學管理而出現遺失的問題，這不僅會影響單位的正常工作，還會影響人員的正常晉升等管理工作，并且會對會計工作中的后期查證以及審計等工作造成不同程度的影響。

3.2 檔案內容不夠規范和準確的問題

所收集檔案的準確性要求就是要真實反映事實并且保證圖片、文件內容等與實際情況相符，而且相應的手續齊全。而規范性要求指的是所收集的檔案中的文件是在一定的條例準則下形成或者處理的。但是在目前的檔案收集工作中，容易出現文件被修改或涂抹而影響檔案的真實可靠性，或者由于文件紙張的問題而影響其保管的持久性、整齊性，并且還會對檔案平整、依據以及參考作用造成負面影響。

3.3 檔案收集時間上的問題

檔案收集時間也就是檔案管理人員對分散在不同部門和人員手中的檔案資料進行收集的時間，或者是后者向前者進行檔案移交的時間。通常對于機關文書以及業務部門檔案移交的時間要求是在次年上半年開展，而且在移交作業中需要在移交目錄基礎上開展核對工作以及對移交手續進行執行。而針對會計檔案來說則通常在隔年上半年進行移交，或者規定在原部門中的時間不能超過3年。此外，針對基建檔案來說則需要在項目驗收之后的3個月內進行移交。但是在目前的上述檔案收集作業中，存在較為嚴重的收集時間滯后的問題，這就會造成收集到早應存檔的文件而影響了此文件的應用，或者出現檔案殘缺或丟失等問題，引發檔案不夠齊全和完整，或者是對其準確性與規范性造成影響等惡性循環的問題。

4 基層綜合檔案室檔案收集工作的完善策略

4.1 進行檔案網絡管理體系的建立

為了提升基層綜合檔案室的檔案收集水平，需要建立從上而下的檔案網絡管理體系。在此管理體系中，需要在局領導為核心的同時，基于檔案室領導以及檔案室中的專職管理人員保證檔案工作管理條例的落實。同時，通過此管理體系在集中統計管理、規劃、協調、監督檔案的同時，也通過統一的制度和組織來保證此檔案收集工作的相關組織。不僅對具體的檔案管理人員及其相關職責內容進行明確，保證責任落實到個人，而且通過統一的指導培訓來保證檔案收集工作完整性、準確性以及規范性的提升。

4.2 做好對檔案管理人員的培訓工作

無論是專職還是兼職的檔案管理人員來說，需要定期組織相關人員開展學習交流會，而且通過表彰激勵機制以及薪酬激勵機制來增強檔案管理人員的榮譽感。通過定期培訓來提高管理人員的業務水平，有利于實現檔案收集工作規范性的提升，保質保量將單位工作管理中的相關檔案向檔案室移交。通過多種舉措，按照以人為本的原則提高管理人員的存在感，保證管理人員意識到自身崗位的重要性，意識到自身工作會對檔案形成部門的工作狀態以及單位的對外形象產生直接影響的作用，逐漸培養其責任心。

4.3 做好對文件收集時間的把握

通過對文件收集時間的準確把握可以保證文件的規范性和準確性，為此，通常在活動結束之后對活動前期準備、實施以及總結材料等文件進行收集可以保證檔案收集的齊全。二是在出現人員變動情況時需要對紙質和電子檔案進行及時收集。三是隨時收集本單位的發文。四是次年年初進行零散文件的收集。五是按照分階段的方式來對歷時比較長的文件進行收集。

5 結語

在基層檔案室開展檔案管理工作之前需要做好檔案收集工作，而且此工作對于檔案的利用效果產生直接影響。為此，針對目前此工作開展中遇到的齊全性、完整性、準確性、規范性以及收集時間等方面的問題，需要通過檔案網絡管理系統的建立和應用，加強人員培訓以及把握好文件收集時間等，不斷探索和尋找解決對策，確保檔案收集工作以及檔案工作的順利開展。

參考文獻

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