淺談人事檔案系統建設及數字化服務管理現狀

包偉

摘 要：干部人事數字檔案是按照國家相關技術標準，利用掃描等技術手段將干部人事紙質檔案轉化形成的數字圖像和數字文本。檔案管理也由原來使用紙質保存檔案，實現檔案系統建設及數字化服務管理工作，干部檔案信息化項目包括干部檔案管理信息系統、干部檔案數字化采集和相關硬件集成。在大數據的環境背景下，提高干部檔案管理效率，并維護好信息檔案的安全性。故而，難點是干部人事檔案數字化采集工作，由于此項工作實施周期長、安全質量要求高，所以必須進行詳細的項目規劃工作。

關鍵詞：系統建設;數字化;檔案管理

為了貫徹新時代黨的組織路線，落實從嚴管理干部要求，充分發揮干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化，根據《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等國家法律法規，對干部人事檔案工作的體制機制、內容建設、日常管理、利用審核、紀律監督等加以規范完善，是今后一個時期全國各級各類干部人事檔案工作的基本遵循。切實把干部人事檔案作為新時代黨的重要執政資源。要著力完善管理體制、健全工作制度、細化工作標準、創新工作方式，全面提升干部人事檔案工作質量，持續推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化，服務廣大干部人才，服務黨的建設新的偉大工程，服務新時代中國特色社會主義偉大事業。干部人事檔案管理系統主要針對中共黨員及干部的人事檔案信息進行采集、管理及輔助鑒定整理。

1 人事檔案管理數據化建設的現狀

單位人事檔案一般由所在單位組織人事、勞工部門管理，負責保存記錄在職職工、離退休人員等一生的年度考核、學籍材料、黨籍材料、征兵入伍、職稱晉升、工資年度評審晉升、職務任免等各種大小事情，獲得的相關榮譽以及獎項均記錄在案。對于人事檔案的管理一直以來都采用了紙質檔案的管理，工作量較大。同時，紙質版檔案更新以及修改等較為繁瑣，在保管中還有的檔案材料損壞、破損嚴重，同時，紙質材料的字跡、印章等在時間的積累下，變的越來越淡、模糊不清。存在修復困難，補充材料不齊全、不及時，經辦人的不同管理水平，裝訂時的錯裝，使檔案的完整性不夠，查閱檔案應用上效果欠缺。

組織人事部門及其干部人事檔案工作機構在干部人事檔案數字化過程中，應當嚴格規范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份、安全管理等基本環節，保證數字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質檔案一致。

2 人事檔案管理數據化建設的目標

電子檔案在人們的生活和生產活動中具有較高的使用率，包括記錄文字、公民信息、圖表等，具有一定的保存價值和反復調閱的必要性。對于人事檔案信息，我們必須要保證的就是其相關信息的完整，再此之前可能由于種種原因而導致某些人的人事檔案中的信息并不完整，在進行人事檔案數據化管理的同時我們需要對所有人的相關信息進行核查并進行補齊，對于人事檔案數據化管理模式的建立。

2.1 建立干部檔案信息庫

建立同原始檔案一一對應的數字檔案，保持高分辨率真色彩的原貌，采用圖像加密鎖定等技術手段，有效遏制涂改造假，保證檔案的真實性和有效性，為干部工作提供最準確的參考信息。干部人事檔案管理系統解決了傳統軟件的專業程度高、操作難度大等問題，以簡單、直觀的操作方式來管理檔案，將復雜的管理邏輯隱藏到后臺。與傳統軟件相比較，其結構更加靈活，可以根據本單位的實際情況，來動態的創建所需的數據存儲結構和檔案管理業務。方便快捷的掃描、著錄方式使檔案數據的采集變得簡單易行。規范化的數據接口，使保管的檔案數據很容易與其它管理系統進行數據交換。

2.2 建設干部檔案管理信息平臺

安裝干部檔案管理信息系統界面，具有良好的操作性，實現數字檔案方便靈活的查詢利用，提高查借閱干部檔案的工作效率;實現檔案目錄、檔案查借閱登記、檔案轉入轉出登記、檔案的在庫狀態統計等日常工作臺帳的自動處理，提高干部檔案管理效率。干部人事檔案管理應用系統，旨在減輕干部人事檔案保管的工作強度，提高干部人事檔案的保管質量，降低干部人事檔案數字化成本。還可以根據組織部門的最新規范和要求，輔助檔案保管人員，對檔案進行分類、檢查和鑒別工作。

2.3 提供安全、可靠的干部數字檔案技術手段

通過干部數字檔案加密技術、用戶身份認證、瀏覽控制技術、區域控制技術和光盤加密等技術，有效保障干部數字檔案管理的安全。進入新世紀以來，隨著互聯網技術和信息技術的革命和創新，大數據時代的來臨為人們的工作生活帶來了較大的變化。在這樣的背景下，電子檔案的信息安全，尤其是人事檔案的信息安全也面臨著較大的風險，如何保障信息安全和檔案安全是檔案信息電子化所面臨的主要問題之一。同時，由于檔案管理人員的管理方式單一，人員技術水平不平衡，還存在人為的技術安全管理。數字備份管理也是需要高度重視，保管的處置安全、人員使用中的瀏覽安全等方面因人而異，對管理人員的教育、培訓、管理也常態引起重視。

3 人事檔案管理數據化建設的重視

事業單位的人事檔案包含了干部、工勤、離退休人員、死亡檔案等人員檔案，干部人事檔案實現了數學化、規范化，但是其他的人事檔案管理還存在一定的困難，只能維持現有的紙質檔案保存。加大對其應用效率不高，工勤人員的人事檔案由單位勞工部門分管，裝訂方式、內容、保管等均區別于干部人事檔案，重視程度不高，管理人員利用率也不高。需要干部人事檔案管理應用系統，納入干部管理檔案數字化建設中，工勤人員在身份的轉變中，也作為干部提拔使用，需要同時提高數字化轉接、查詢等工作，提高保管、利用。

4 小結

人事檔案數據化的管理工作極為重要，數據化管理規范人事檔案保證了信息的完整性以及共享性，也需要重視信息的安全性，所以有些屬于機密的事情必須要進行相關的保密措施。為了保證檔案數據的安全性，定期對于數據庫中所有的數據進行備份，以防止由于軟件或是系統的問題而導致相關文件的丟失。此外，我們還應該定期對于數據庫進行維護，同時我們還應該規范的使用數據庫。只有這樣才能保證人事檔案數據化管理模式的安全性。系統將以檔案數據為支撐，基于智能檢索技術，實現干部檔案工作現代化管理，從而實現干部檔案職能功能從保管服務型到主動服務型的轉變。