新時期做好基層單位檔案管理工作的創新思路

陳佩群

摘 要：在社會發展過程中，檔案是歷史記錄的正確記錄，是為社會服務和人民受益的特殊工作，無論是在編寫各種歷史記錄方面，還是在日常工作參考資料方面，無論是在科學研究還是在政府信息搜索方面，都是如此，對檔案材料的實際需求很大，對檔案管理的要求也越來越高。進入信息時代，各種信息技術廣泛應用，如何充分利用先進技術為檔案管理工作服務，不斷提高基層檔案的科學管理水平，充分挖掘檔案信息隱藏的巨大價值，使檔案更好地為社會服務，這是檔案管理工作面臨的時代和發展機遇。鑒于此，本文對新時期做好基層單位檔案管理工作的創新思路進行分析，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;基層單位;管理水平;途徑

基層單位的檔案管理工作只有不斷地提升管理水平，堅持與時俱進，才能滿足新形勢發展的需要，努力創造基層單位檔案管理的新局面，盡快實現檔案工作管理的規范化、科學化、法制化。

1 基層單位部門檔案管理工作內容

基層單位部門的工作相對繁雜，各種蓋章檔案，會議記錄和影像資料等都需要歸檔工作，檔案資料數量龐大，又由于基層單位有民政、黨建、計生等不同性質的部門。因此，基層單位的檔案管理工作也有所不同，使基層單位的檔案管理工作更加復雜。檔案管理信息能夠反映本部門的工作流程和相關工作，及時記錄反饋工作流程，并保存過去的工作信息，作為提高和進一步開展工作的參考資料，并且能夠方便地發現和思考過去的工作問題，從而提高基層單位的工作效率和組織的公眾滿意度。基層檔案管理工作內容豐富，部門形式多樣，亟需新的有效途徑。

2 基層單位檔案管理現狀

2.1 組織管理方面

1）檔案部門工作職責、檔案工作人員崗位職責不明確、不具體。部分基層單位在部門職責中沒有明確檔案工作內容;在檔案專兼職人員的崗位職責中，對檔案工作一筆帶過，未涉及明確、具體的工作內容。

2）部分基層單位檔案基礎管理制度不健全、內容不嚴謹、落實有差距。一是檔案基礎管理制度距離健全完善仍存在一定的差距，沒有完全涵蓋到檔案工作的收集整理、歸檔利用、保管、保密、統計、鑒定銷毀、應急預案等各個方面。二是雖建立了檔案工作相關制度，但制度內容與本單位檔案工作實際有偏差，缺乏適用性和實效性。三是檔案工作制度在實際工作中執行落實不到位。如：沒有按已制定的制度要求對檔案庫房進行巡視檢查和登記;檔案借閱利用手續不完善，填寫不規范，缺乏對檔案借閱工作的有效管理。

2.2 設備設施方面

近年來，基層單位的檔案保管條件在一定程度上都有所改善，投入資金配置必要的檔案柜架、裝具和裝訂、辦公等設備，以及阻燃窗簾、防爆燈、防盜門等安全防護設施。但也有部分基層單位因經費不足、設施設備配置不全、影響著檔案工作的開展。由于檔案工作開展及檔案庫設施缺乏足夠的經費，導致庫房設施不全，防潮、防霉、防蟲、防高溫等基本“八防”措施不能滿足。有的單位甚至庫房、閱覽室、工作人員辦公室沒有按要求實現“三分開”，無法滿足檔案工作發展需要，不利于檔案安全保管和利用。

3 加強基層檔案管理的策略

3.1 不斷更新傳統檔案管理理念

由于基層單位重視不夠，檔案管理工作有限，檔案的作用無法得到充分體現，在今后的工作中必須不斷更新傳統的檔案管理理念，制定符合現代信息社會發展需要的現代信息管理理念，從而促進檔案管理的現代化。相關管理人員應建立更具前瞻性和開放性的管理理念，創新管理方法，充分利用現代信息管理技術，建立信息檢索平臺，優化現有信息管理系統，不斷提高檔案管理的智能化和自動化水平，按時間順序推進檔案管理的科學化。

3.2 加強基層檔案管理專門人才隊伍的建設

檔案管理員的素質決定著檔案管理的水平，這就需要加強專門知識，提高檔案管理員的總體素質，提供政治思維和檔案管理方面的培訓，以及利用現代信息技術提高檔案管理的效率。還鼓勵檔案管理人員通過知識競賽和成果競賽等獎勵措施發展專業技能。各部門更加重視檔案管理，對檔案管理部門建設加大投入。

3.3 加強硬件配備，進一步為檔案管理工作提供保障

工欲善其事，必先利其器良好的硬件設施是檔案管理的前提和基礎。作為單位最重要的負責人，要積極支持檔案設備建設，配備必要的設備和資金。作為檔案工作者，必須熟悉和了解檔案建設標準，按照標準制定檔案建設規劃，最大限度地按照檔案進行改造和升級有了標準，使硬件基礎設施能夠滿足和滿足檔案管理的需求。為了加強檔案管理的數字建設，配備專用計算機、高速掃描儀等設備，并在可行的情況下，對紙質檔案進行數字化處理，提高紙質檔案的管理和利用檔案。

3.4 取得領導支持，逐步加大檔案基礎建設投入

在開展工作時，應加強與管理層的合作，并考慮到檔案管理的發展，根據標準能力和自主決策的行政能力對檔案進行監督管理，在開展工作時應及時處理檔案管理中出現的問題，注意檔案的使用，改進檔案管理，加強檔案建設，檔案服務應監督檔案管理資源，協助各部門管理工作規程。因此，檔案管理過程中應及時對檔案資料進行分類研究，注意檔案管理資源的開發，嚴格控制檔案管理的檔案系統，建立合理的檔案管理方法，確保檔案工作在發展過程中得到充分利用，不受損失。

3.5 崗位培訓，提高檔案工作人員綜合素質

檔案工作人員應不斷加強業務培訓，提高業務質量，增強責任感和使命感，及時主動向上級反饋問題，提出措施，爭取支持，嚴格按照規定和程序做好歸檔、保管、使用、統計、鑒定銷毀等工作，并監督和指導各檔案制定部門規范，做好歸檔工作。隨著信息化時代的到來，檔案工作方法不斷更新，工作方法也逐漸多樣化，傳統的檔案管理方法不再適應時代的需要。因此，基層組織尚未達到現任檔案工作者的教育、職稱和新技術要求，首先應積極推行檔案工作者認證制度;第二，鼓勵檔案管理員參加短期檔案專業培訓;第三，為了能夠評估檔案系列中的專業和技術職位，不斷改善檔案工作人員的待遇。

4 結束語

檔案事務對國家、單位和個人都很重要和重要，也是黨和國家所有事業的重要組成部分。習近平總書記在黨的第十九次報告中說：中國特色社會主義進入了一個新時代。檔案管理工作也必須適應新時代、新形勢、新挑戰，并進入轉型和現代化時代。近年來，在各級政黨委員會、政府和各級檔案部門的具體領導下，基層檔案管理工作取得了重大進展。但是，我們也應該清醒地認識到，目前的檔案管理工作仍然存在許多問題和不足，特別是在如何在新的環境下更好地管理檔案方面，這是每個檔案管理干事的主題。

參考文獻

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