大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理的思考

王立平

摘 要：近幾年，信息數(shù)據(jù)應(yīng)用越來越廣泛。對企業(yè)而言，如何有效管理各機(jī)構(gòu)的行政記錄，處理信息爆炸的數(shù)據(jù)成為目前的一個重點關(guān)注問題。尤其對于企業(yè)而言，人事檔案管理與企業(yè)的正規(guī)運(yùn)作直接相關(guān)，內(nèi)部的信息管理工作也需要隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步而進(jìn)行改變，要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來提高企業(yè)內(nèi)部工作人員的信息管理水平。本文主要介紹了大數(shù)據(jù)的基本概念以及特征，對企業(yè)的人事檔案收集歸檔工作常見問題進(jìn)行了分析，結(jié)合工作經(jīng)驗，提出了針對性的應(yīng)對措施，希望能給相關(guān)領(lǐng)域提供一些參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;人事檔案;檔案管理;挑戰(zhàn)分析

1 引言

為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)人事檔案電子信息化管理必須得到重視，這將為企業(yè)人才戰(zhàn)略的推行、人事檔案信息的安全性與全面性提升提供有力支持。為保證人事檔案管理工作更好服務(wù)于大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)發(fā)展，正是本文圍繞大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)人事檔案電子信息化管理開展具體研究的原因所在。

2 大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

從大數(shù)據(jù)技術(shù)的特征來看，其主要表現(xiàn)為Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值）、Veracity（真實性）這五點[1]。對人事檔案管理信息化建設(shè)工作來說，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用必然要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)所具有的上述特征，切實提升人事檔案管理的效率與質(zhì)量。但從人事檔案管理工作實際來看，因為各方面原因的影響，其在全面性、完整性方面均不夠理想，同時傳統(tǒng)的人事檔案管理理念存在重收集保存、輕查詢利用，在數(shù)據(jù)共享方面顯然難以滿足大數(shù)據(jù)時代要求。因此，圍繞大數(shù)據(jù)時代實際特征來看，當(dāng)前人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)主要集中在全面性、完整性以及共享利用等方面。

3 運(yùn)用大數(shù)據(jù)加強(qiáng)人事檔案體系建設(shè)的重要性

3.1 有利于提升人事檔案管理水平

對于現(xiàn)代企業(yè)單位來說，為了保證人事管理的高效準(zhǔn)確性，需要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理工作。隨著最近幾年科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個領(lǐng)域發(fā)揮著越來越重要的作用。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，能夠極大地滿足當(dāng)前人事工作的實際需要。通過構(gòu)建完善的信息資源平臺，可以大幅度提升信息處理的效率，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，并且能夠保證人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性[2]。

3.2 有助于發(fā)揮人事檔案資料的應(yīng)用價值

企業(yè)的發(fā)展過程中將會涉及許多的人事檔案資料，在人事檔案資料的管理過程中若運(yùn)用信息化管理手段，可以使得人事檔案的相關(guān)資料與信息被更好地利用，進(jìn)一步發(fā)揮人事檔案資料的應(yīng)用價值。簡而言之，利用信息化管理人事檔案這一舉措，可對人事檔案資料進(jìn)行協(xié)調(diào)與優(yōu)化，使工作人員的優(yōu)勢、簡歷更方便被管理層查閱，從而將相關(guān)人員步入與其更匹配的崗位中，使得企業(yè)的整體人力資源管理效率進(jìn)一步提升，真正實現(xiàn)各司其職，從而逐步提高企業(yè)的管理水平。

4 以大數(shù)據(jù)完善人事檔案管理的途徑

4.1 轉(zhuǎn)變思想，建立大數(shù)據(jù)共享理念

思想決定著行動，其是各項工作開展的先決條件。大數(shù)據(jù)時代，流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的首要任務(wù)在于主動轉(zhuǎn)變思想，真正建立大數(shù)據(jù)共享理念。具體來說，人力資源公共服務(wù)中心需要在內(nèi)部大力宣傳流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，使得各個部門均能夠正確認(rèn)知信息化建設(shè)的內(nèi)容、理念、流程、效果，同時主動學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)有關(guān)的知識內(nèi)容，能夠主動支持、配合流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。與此同時，為保障流動人員人事檔案管理有效服務(wù)流動人員，流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)還需要主動與各個用人企業(yè)之間進(jìn)行對接，即信息化建設(shè)不僅僅局限于人力資源公共服務(wù)中心，同時還要結(jié)合用人企業(yè)信息化建設(shè)實際，大力宣傳大數(shù)據(jù)理念，嘗試建立協(xié)同信息化建設(shè)機(jī)制，使得用人企業(yè)能夠與人力資源公共服務(wù)中心進(jìn)行人事檔案方面的對接，共同推動檔案管理收集、整理、接收等相關(guān)工作[3]。

4.2 執(zhí)行人事檔案的數(shù)字化工作

在完善好人力資源管理系統(tǒng)之后，需要對企業(yè)的人事檔案執(zhí)行數(shù)字化管理。首先需要利用專業(yè)化的設(shè)備，對其中的圖片和文字信息進(jìn)行錄入，經(jīng)過相應(yīng)軟件加工處理，進(jìn)行有效的儲存，并且要對資料處理過程進(jìn)行優(yōu)化，避免在錄入的過程中出現(xiàn)格式錯誤等情況。其次，檔案管理人員需要對基本信息進(jìn)行審核，不僅需要保證信息的準(zhǔn)確性，同時也需要審核信息的真實性。在完成這一系列工作之后，對基本信息進(jìn)行保存，方便在后期使用的過程中進(jìn)行靈活的調(diào)用。在選取對象的時候，應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)的權(quán)限，對符合關(guān)鍵詞特征的信息進(jìn)行提取，然后按照搜索要求進(jìn)行排序呈現(xiàn)。對于填寫格式不一致的信息應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改，再進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

4.3 提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的到來，文檔管理部門應(yīng)該全面提高管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對工作人員的教育，組織人員進(jìn)行大數(shù)據(jù)理論概念的學(xué)習(xí)，檔案管理人員自身需要掌握人事資料管理的專業(yè)知識和技能，并且需要具備一定的計算機(jī)操作水平，能夠利用信息技術(shù)處理問題，學(xué)校也需要加強(qiáng)人事資料管理團(tuán)隊的訓(xùn)練，增強(qiáng)團(tuán)隊的凝聚力，提高員工的綜合素質(zhì)，從而能夠滿足大規(guī)模數(shù)據(jù)背景下的人事檔案的管理要求[4]。

4.4 規(guī)范人事檔案信息化管理細(xì)節(jié)

在大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息早已成為一種重要資源，人事檔案信息也能夠為企業(yè)內(nèi)部管理和未來發(fā)展提供支持，因此人事檔案電子信息化建設(shè)必須明確其對企業(yè)發(fā)展的重要性，并結(jié)合大數(shù)據(jù)時代電子信息化發(fā)展趨勢。在具體實踐中，應(yīng)設(shè)法強(qiáng)化企業(yè)整體的電子信息化管理意識，為實現(xiàn)這一目標(biāo)，檔案管理部門必須結(jié)合已有的人事檔案信息，落實精細(xì)化管理，以此保證人事檔案信息的準(zhǔn)確收集能夠得到重視，電子信息化平臺也需要得到充分利用，以此強(qiáng)化各部門的溝通與交流，即可配合相關(guān)監(jiān)督機(jī)制，更為高效、精準(zhǔn)的錄入人事檔案信

息[5]。為保證人事檔案信息的完整性，在信息錄入和存儲環(huán)節(jié)，檔案工作人員均需要重點保證信息的全面性，由此信息收集方可更好服務(wù)于大數(shù)據(jù)時代人事檔案電子化信息化管理。

5 結(jié)束語

在當(dāng)前的時代背景下，為了完善企業(yè)的人事管理工作，需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行人事檔案系統(tǒng)的建設(shè)工作。檔案管理人員需要對檔案信息進(jìn)行掃描錄入，并且核對項目信息是否準(zhǔn)確無誤。其次，要對系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，保證人事檔案系統(tǒng)的安全可靠性。另外，需要注重人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升信息的共享程度，從而保證檔案管理工作的先進(jìn)性和適應(yīng)性，為其他的人事工作提供完善的技術(shù)保障。

參考文獻(xiàn)

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