大數據背景下人事檔案管理的思考

王立平

摘 要：近幾年，信息數據應用越來越廣泛。對企業而言，如何有效管理各機構的行政記錄，處理信息爆炸的數據成為目前的一個重點關注問題。尤其對于企業而言，人事檔案管理與企業的正規運作直接相關，內部的信息管理工作也需要隨著時代的發展和技術的進步而進行改變，要利用大數據技術來提高企業內部工作人員的信息管理水平。本文主要介紹了大數據的基本概念以及特征，對企業的人事檔案收集歸檔工作常見問題進行了分析，結合工作經驗，提出了針對性的應對措施，希望能給相關領域提供一些參考。

關鍵詞：大數據時代;人事檔案;檔案管理;挑戰分析

1 引言

為適應大數據時代，企業人事檔案電子信息化管理必須得到重視，這將為企業人才戰略的推行、人事檔案信息的安全性與全面性提升提供有力支持。為保證人事檔案管理工作更好服務于大數據時代的企業發展，正是本文圍繞大數據時代下企業人事檔案電子信息化管理開展具體研究的原因所在。

2 大數據時代人事檔案管理面臨的挑戰

從大數據技術的特征來看，其主要表現為Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值）、Veracity（真實性）這五點[1]。對人事檔案管理信息化建設工作來說，大數據技術的應用必然要充分利用大數據技術所具有的上述特征，切實提升人事檔案管理的效率與質量。但從人事檔案管理工作實際來看，因為各方面原因的影響，其在全面性、完整性方面均不夠理想，同時傳統的人事檔案管理理念存在重收集保存、輕查詢利用，在數據共享方面顯然難以滿足大數據時代要求。因此，圍繞大數據時代實際特征來看，當前人事檔案管理面臨的挑戰主要集中在全面性、完整性以及共享利用等方面。

3 運用大數據加強人事檔案體系建設的重要性

3.1 有利于提升人事檔案管理水平

對于現代企業單位來說，為了保證人事管理的高效準確性，需要利用現代化信息技術進行檔案的管理工作。隨著最近幾年科學技術的快速發展，大數據技術在各個領域發揮著越來越重要的作用。利用大數據技術進行檔案的管理，能夠極大地滿足當前人事工作的實際需要。通過構建完善的信息資源平臺，可以大幅度提升信息處理的效率，減輕檔案管理人員的工作負擔，并且能夠保證人事檔案管理工作的準確性[2]。

3.2 有助于發揮人事檔案資料的應用價值

企業的發展過程中將會涉及許多的人事檔案資料，在人事檔案資料的管理過程中若運用信息化管理手段，可以使得人事檔案的相關資料與信息被更好地利用，進一步發揮人事檔案資料的應用價值。簡而言之，利用信息化管理人事檔案這一舉措，可對人事檔案資料進行協調與優化，使工作人員的優勢、簡歷更方便被管理層查閱，從而將相關人員步入與其更匹配的崗位中，使得企業的整體人力資源管理效率進一步提升，真正實現各司其職，從而逐步提高企業的管理水平。

4 以大數據完善人事檔案管理的途徑

4.1 轉變思想，建立大數據共享理念

思想決定著行動，其是各項工作開展的先決條件。大數據時代，流動人員人事檔案管理信息化建設的首要任務在于主動轉變思想，真正建立大數據共享理念。具體來說，人力資源公共服務中心需要在內部大力宣傳流動人員人事檔案管理信息化建設的重要內容，使得各個部門均能夠正確認知信息化建設的內容、理念、流程、效果，同時主動學習大數據有關的知識內容，能夠主動支持、配合流動人員人事檔案管理信息化建設工作的開展。與此同時，為保障流動人員人事檔案管理有效服務流動人員，流動人員人事檔案管理信息化建設還需要主動與各個用人企業之間進行對接，即信息化建設不僅僅局限于人力資源公共服務中心，同時還要結合用人企業信息化建設實際，大力宣傳大數據理念，嘗試建立協同信息化建設機制，使得用人企業能夠與人力資源公共服務中心進行人事檔案方面的對接，共同推動檔案管理收集、整理、接收等相關工作[3]。

4.2 執行人事檔案的數字化工作

在完善好人力資源管理系統之后，需要對企業的人事檔案執行數字化管理。首先需要利用專業化的設備，對其中的圖片和文字信息進行錄入，經過相應軟件加工處理，進行有效的儲存，并且要對資料處理過程進行優化，避免在錄入的過程中出現格式錯誤等情況。其次，檔案管理人員需要對基本信息進行審核，不僅需要保證信息的準確性，同時也需要審核信息的真實性。在完成這一系列工作之后，對基本信息進行保存，方便在后期使用的過程中進行靈活的調用。在選取對象的時候，應當按照相應的權限，對符合關鍵詞特征的信息進行提取，然后按照搜索要求進行排序呈現。對于填寫格式不一致的信息應當按照統一的標準進行修改，再進行數字化管理，提高檔案管理的規范性和準確性。

4.3 提升人事檔案管理人員的綜合素質

為了更好地適應大數據時代的到來，文檔管理部門應該全面提高管理人員的綜合素質，加強對工作人員的教育，組織人員進行大數據理論概念的學習，檔案管理人員自身需要掌握人事資料管理的專業知識和技能，并且需要具備一定的計算機操作水平，能夠利用信息技術處理問題，學校也需要加強人事資料管理團隊的訓練，增強團隊的凝聚力，提高員工的綜合素質，從而能夠滿足大規模數據背景下的人事檔案的管理要求[4]。

4.4 規范人事檔案信息化管理細節

在大數據時代下，檔案信息早已成為一種重要資源，人事檔案信息也能夠為企業內部管理和未來發展提供支持，因此人事檔案電子信息化建設必須明確其對企業發展的重要性，并結合大數據時代電子信息化發展趨勢。在具體實踐中，應設法強化企業整體的電子信息化管理意識，為實現這一目標，檔案管理部門必須結合已有的人事檔案信息，落實精細化管理，以此保證人事檔案信息的準確收集能夠得到重視，電子信息化平臺也需要得到充分利用，以此強化各部門的溝通與交流，即可配合相關監督機制，更為高效、精準的錄入人事檔案信

息[5]。為保證人事檔案信息的完整性，在信息錄入和存儲環節，檔案工作人員均需要重點保證信息的全面性，由此信息收集方可更好服務于大數據時代人事檔案電子化信息化管理。

5 結束語

在當前的時代背景下，為了完善企業的人事管理工作，需要利用大數據技術進行人事檔案系統的建設工作。檔案管理人員需要對檔案信息進行掃描錄入，并且核對項目信息是否準確無誤。其次，要對系統進行安全維護，保證人事檔案系統的安全可靠性。另外，需要注重人事檔案的標準化建設，提升信息的共享程度，從而保證檔案管理工作的先進性和適應性，為其他的人事工作提供完善的技術保障。

參考文獻

[1]陸冬梅.淺析大數據背景下高職院校人事檔案的管理與利用[J].中國管理信息化，2019，22（02）：187-188.

[2]付艷.大數據背景下高校人事檔案管理研究[J].連云港職業技術學院學報，2018，31（04）：72-76.

[3]姚靜靜.大數據背景下企事業單位檔案管理的思考[J].辦公室業務，2018（22）：148.

[4]王德群.大數據背景下人事考試管理的思考[J].安徽工業大學學報（社會科學版），2018，35（05）：39-40.

[5]楊碧倩.大數據背景下高校人事檔案管理面臨的挑戰及策略[J].管理觀察，2018（28）：126-127.