信息化手段在檔案管理工作中的研究應用

摘 要：近些年來隨著我國信息技術的不斷發展，人們生活的方方面面都開始受到了信息技術的影響。信息化時代已經到來，在一定程度上，豐富了人們的生活，改變了人們的工作方式。在信息化手段下，能夠切實有效提升工作效率，使得日常事務的處理變得更加便捷高效。隨著信息化手段的日益成熟，在檔案管理當中也開始越來越多的應用到信息化技術，但就目前而言，我國檔案管理工作的信息化建設仍然處于起步階段，信息化手段的應用任重而道遠。本文便淺析信息化手段在檔案管理工作中的研究應用。

關鍵詞：信息化手段;檔案管理;研究應用

檔案管理工作是復雜精細的工作，需要對復雜數據進行記錄分類。我國將檔案管理工作定義為“過去和現在的國家機構從事政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。通過對檔案的研究分析能夠為我國企業以及社會的發展，提供很好的參考價值，因而檔案管理工作具有積極的意義。而在現實當中檔案管理工作步驟眾多，一般而言可以分為對數據的采集、整理、鑒定、保管、研究等幾項重要的步驟。在傳統的檔案管理模式下，檔案管理主要依托人工管理的方式，其管理效率較為低下，且在整理、保管的環節容易產生錯誤。與此同時，人工管理的模式還會消耗大量的人力物力。在信息化技術得到廣泛應用的今天，不僅檔案管理效率得到了大大的提升，同時利用信息化手段能夠提升數據分析以及整理的精確度，使得檔案管理工作能夠事半功倍。本文便主要分析信息化手段在檔案管理工作中的研究應用。

1 我國檔案管理工作的現狀

近些年來我國社會經濟取得了巨大的發展，在人們物質生活水平得到顯著提高。與此同時，是在社會發展背景下帶來的人們對檔案管理需求的不斷增加。因此，與之相對應在巨大的檔案管理需求刺激下檔案管理的模式也發生了很大的變化。隨著信息技術的不斷普及，依托信息化手段進行檔案管理工作可以使得檔案管理工作更加簡單便捷，大大提升檔案管理的效率。現如今，信息化手段已經逐漸被更廣泛的應用在檔案管理當中。在檔案管理的信息化手段應用中取得了一定的成就，在信息化技術的支持下，我國逐漸在電子檔案建設、檔案大數據分析、檔案智慧管理等信息化層面取得了突破，進一步完善了我國的檔案管理體系。

但是，我國檔案管理工作仍然存在很多的不足。近些年來，檔案管理工作雖然得到了一定的發展，但是我國檔案信息化建設起步晚，現階段的信息化建設不充分，還有需要地方需要得到一定的完善。從檔案管理的全局來看，我國檔案管理仍然有許多傳統管理模式，大量的人工管理仍在檔案管理工作中占據主要地位。我國檔案信息化建設仍然處于起步階段，信息化建設應用還需要一個不斷完善的過程，我國的檔案管理信息化建設任重而道遠。

2 信息化在檔案管理工作中的必要性

將信息化的手段應用于檔案管理工作當中是十分有必要的，是檔案管理效率提升的必然途徑。信息化在檔案管理工作中的必要性主要有以下幾個方面：

1）提升檔案管理的效率。信息化手段的應用能夠大大提升檔案管理的效率，改變原有的人工管理模式。通過信息化的應用，加強了對于檔案的歸納以及整理分析能力，優化檔案管理的步驟流程。信息技術的應用，能夠有效避免因人工操作而產生的失誤，提升了檔案管理的準確性，為檔案管理工作帶來了便捷高效體驗。信息技術發展使得檔案管理中電子檔案建設、檔案大數據分析、檔案智慧化管理得到了應用，切實有效的提升了檔案管理的效率，因而推廣信息化管理十分有必要。

2）節省檔案管理成本。在傳統的管理模式當中，需要大量運用大量的人力物力來進行檔案管理。信息化的建設可以在很多方面取代人工管理，能夠有效降低檔案管理的成本。一般情況下，檔案管理的步驟較為復雜，需要投入人力物力來完成。而信息化建設能夠化繁為簡，提升檔案管理的協同程度，減少不必要的人力物力投入，對于成本的節省具有重要的作用。

3）優化存儲方式。在傳統的檔案管理當中，檔案的存儲通常會采用紙質文件。紙質文件往往不易保存，易受潮、易燃燒、易損毀，此外紙質文件會占據大量空間會給檔案的存儲帶來一定的考驗。在這種以紙質文件為主的檔案存儲當中容易造成檔案的丟失以及損毀。而在檔案管理工作中應用信息化手段可以建立電子檔案制度，應用信息技術對重要檔案進行備份管理，這樣以來優化了檔案管理的儲存方式，讓重要的檔案都能夠得到及時的備份。此外，選擇電子檔案進行存儲其所占用的空間小，能夠利用有限的空間存儲海量的檔案資料。

3 信息化手段在檔案管理工作中應用的措施

1）創新管理方法，轉變管理思維。作為檔案管理人員需要結合檔案管理的實際，創新管理方法，轉變管理思維。傳統的管理模式主要以人工管理為主，相對于信息化建設而言在檔案管理中的效率要相對較低。面對新的檔案管理形勢需要轉變檔案管理的思維，應用信息化手段推動檔案管理的創新。只有在新的檔案管理思維的引導下才能促進檔案管理推陳出新，讓更高效的管理模式應用到實際管理當中來。

2）加強人員培訓。在檔案管理信息化建設當中，工作人員的實際操作能夠給檔案管理效果起到很大的影響，因此我們需要加強對于相關工作人員的培訓，切實提升相關人員的專業素養，使其能夠符合檔案管理的信息化建設。傳統的檔案管理尚且對人員管理素養具有一定的要求，而信息化時代下，檔案管理的工作對于人員管理素養的要求會更高。在檔案管理工作中可以通過定期舉辦培訓課程，不定期考察的方式來加快相關人員對信息技術的了解。同時也可以開辦信息化技術交流會，來交流分享各自在檔案管理信息化建設中的經驗，從而促進人員相關檔案管理能力的提升。

3）加強推廣宣傳。信息化技術已經越來越普遍的應用于我們生活的方方面面，而在檔案管理當中雖然也逐漸應用信息化技術，但是現階段的信息化建設不充分，還有很多地方信息化手段沒有得到很好的應用。在此時，我們需要加強對于信息化建設的推廣宣傳，需要認識了解到信息化建設給檔案管理帶來的積極影響，改變傳統保守的檔案管理模式。在新時代下，人們對檔案的需求日益增多，只有更加廣泛的應用信息化手段，才能夠更好的應對日益增長的需求。作為檔案管理機構應當要組織有關人員學習信息化技術，了解在檔案管理中的信息技術知識，并在檔案管理中可以應用信息技術的地方，推廣信息化手段的應用，通過這種加強推廣宣傳的方式來實現信息化手段在檔案管理工作中應用。

4 結語

綜上所述，現如今信息對我們的生活影響越來越深刻，在檔案管理中，我們需要順應時代的發展，積極融入更加高效的檔案管理方式。相信不久的將來隨著人們對信息技術的重視視頻音頻、電子文件、錄像資料等檔案信息會更廣泛的在檔案管理中應用。

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作者簡介

劉天華（1982-），男，漢，山東高密，本科，檔案管理，工程師，中國電子科技集團公司第十研究所。