淺析水利工程檔案紙質化與電子化交融共存對策

韓曉華

摘 要：基于大數據技術在水利工程檔案管理中的運用，檔案紙質化與數字化共存是新時代水利工程檔案管理的主要特征。本文中筆者結合多年工作實踐，闡述水利工程檔案紙質化與電子化交融共存的必然性，論述水利工程檔案紙質化與電子化交融共存所面臨的主要問題，進而提出相應的解決對策，以此推動我國水利工程檔案管理水平。

關鍵詞：水利工程;檔案管理;紙質化;電子化

水利工程檔案管理工作是水利工程管理的重要組成部分，加強對水利工程各項信息的記錄與保存是推動我國水利工程健康發展的關鍵。隨著大數據技術的不斷發展，水利工程檔案電子化不斷完善，然而基于我國當前水利工程檔案管理現狀，紙質化仍然是水利工程檔案管理的重要組成部分，因此基于大數據時代的發展，如何實現水利工程檔案紙質化與電子化的有機銜接、交融共存成為檔案管理工作發展的必然趨勢。

1 水利工程檔案紙質化與電子化交融共存的必然性

水利工程檔案紙質化顧名思義就是水利工程檔案信息以紙質的方式存在，而電子化則是以電子平臺為載體，通過利用互聯網等技術實現對水利工程檔案信息的網絡化保存。隨著我國大數據技術的不斷發展，實現水利工程檔案紙質化與電子化交融共存發展是現代水利工程檔案管理的必然要求：首先水利工程檔案紙質化與電子化的交融共存是適應大數據技術發展的必然要求。紙質文件是可以直觀的讀取相關的信息，體現了檔案的原始性，但是其不利于保存。大數據技術在各行各業中的應用有效的提升了檔案管理的工作效率，因此紙質化檔案與電子化共存發展是現階段我國水利工程檔案管理的必然趨勢;其次二者共存發展是消除各自弊端，提高檔案管理質量的必然手段。通過多年實踐工作經驗，紙質化檔案與電子化檔案都存在一定的弊端，例如紙質檔案管理的程序比較繁瑣、不利于及時有效的檢索相關信息。同樣電子化檔案也存在安全性查、管理規范標準不統一以及數據容易被篡改等問題，因此通過二者的交融共存可以有效的降低檔案管理風險，提高檔案管理的質量;最后二者交融共存也是提升水利工程檔案信息利用效率，提升水利工程質量監督的重要途徑。通過二者的交融共存可以及時將水利工程檔案信息進行歸檔，提高了實時監督水利工程施工質量的目的。

2 水利工程檔案紙質化與電子化交融共存所面臨的問題

隨著基于大數據技術在檔案管理中的應用，要求水利工程管理部門要積極構建水利工程檔案紙質化與電子化交融共存的格局，但是基于現實各方面的制約因素導致我國水利工程檔案紙質化與電子化交融共存仍然面臨諸多問題：

2.1 水利工程檔案管理人員的融合觀念不足，缺乏大數據意識

水利工程檔案紙質化與信息化交融共存離不開檔案管理人員，但是通過實踐調查，目前檔案管理人員對于紙質化與電子化交融的意識存在嚴重的滯后性：一方面檔案管理人員認為在大數據時代下，實現水利工程檔案的信息化已經成為檔案管理的主要趨勢，因此在實踐工作中忽視對紙質化檔案的管理，尤其是對于紙質化檔案存在嚴重的歸檔不及時的問題。例如水利工程檔案管理工作人員認為紙質化檔案已經落伍，因此不注重對紙質化檔案的保管;另一方面檔案管理人員的大數據意識淡薄，尤其是如何利用大數據進行檔案管理的意識比較匱乏。其表現為水利工程檔案管理人員只是簡單地利用大數據技術對檔案信息進行規整，而忽視大數據對水利工程檔案信息的深度整理與分析。

2.2 水利工程檔案基礎配套設施建設不足，檔案管理環境有待提升

實現二者的交融共存是水利工程檔案管理的主要發展趨勢，基礎配套設施是實現二者交融共存的關鍵，雖然近些年水利工程加強了水利工程檔案信息化建設的投入力度，但是就目前水利工程檔案信息化建設發展的標準要求其存在較大的差距：一是水利工程檔案信息化建設不足。水利工程檔案電子化的建設離不開完善的電子環境，但是目前無論是在硬件上還是軟件上離水利工程檔案電子化建設標準還存在較大的差距。例如水利部門檔案管理部門的計算機硬件設施還遠遠沒有達到相應的標準;二是電子檔案載體沒有達到網絡安全管理標準。二者共存要求加強載體安全管理，但是目前電子載體的標準仍然不高。

3 水利工程檔案紙質化與電子化交融共存的對策

針對水利工程檔案紙質化與電子化交融共存所存在的問題，水利工程檔案管理部門必須要優化檔案管理制度，構建檔案紙質化與電子化交融共存模式：

3.1 加大檔案管理隊伍建設，樹立大數據思維意識

基于雙軌制檔案管理的要求，水利部門要加大相關人才的培養：一是要加強復合型檔案管理人才培養。雙軌制檔案管理的發展要求檔案管理人員不僅要具有專業的檔案管理知識，而且還要具有大數據技術等技能，因此水利部門要定期組織教育培訓，提高檔案管理人員的綜合素質;二是要提高檔案管理人員的職業道德素質，樹立愛崗敬業精神;三是檔案管理人員要樹立大數據思維意識，懂得如何利用大數據技術實現水利工程檔案的信息化管理。

3.2 加強基礎設施建設，優化檔案環境管理

在紙質化與電子化共存發展的環境下，實現水利工程檔案雙軌制管理的基礎在于構建完善的基礎設施，因此水利部門檔案管理部門一方面要加強資金投入，構建與雙軌制管理相適應的基礎配套設施。例如針對水利部門檔案管理所存在的硬件設施不足與支撐檔案信息化發展的缺陷，檔案管理部門必須要采購高性能的計算機、掃描儀等設施，以此提高對紙質檔案信息的轉化效率;另一方面優化檔案管理環境建設，尤其是要做好網絡安全防護工作。水利工程檔案信息對工程質量管理至關重要，因此檔案管理部門要進一步強化網絡管理，營造良好的網絡環境，以此提高檔案管理質量。

3.3 規范標準，打通紙質檔案與電子化之間的物理隔閡

實現紙質化與電子化檔案深度融合是雙軌制管理的核心，根據時代特征和科研生產的實際需求以及現有的紙質檔案的管理模式，構建一套動態的、發展的，多接口、全兼容的電子文件管理體系業已成為現代檔案管理者的共識。因此一方面要運用技術手段保證紙質與電子文件之間的動態鏈接，以及紙質與電子文件都真實可用;另一方面要建立健全管理制度，從設計軟件的開發論證，到整個局域網內OA、PDM（PDS）等計設文件管理軟件的架設與管理入手，規范其歸檔和管理流程，統一執行標準和接口，明確從電子文件到紙質檔案轉換接口的唯一性，以保證電子文件的真實可用及與紙質檔案一一對應，打通紙質與電子文件之間的物理隔閡。

總之，基于我國大數據技術在水利工程檔案管理中的應用，但是針對當前水利工程檔案管理的特殊性，紙質化與電子化檔案交融共存格局是我國檔案管理的必然發展趨勢。因此作為水利工程檔案管理工作者必須要樹立較高的大數據思維意識，客觀剖析檔案紙質化與電子化交融共存所存在的缺陷，進而提出改進對策，最終促進我國水利工程檔案管理的質量。

參考文獻

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