基于信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

李皓

摘 要：信息時(shí)代的到來(lái)使得人們生活方方面面都發(fā)生了翻天覆地的變化，以檔案管理工作為例，該項(xiàng)工作涉及的工作量非常大，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)行信息化管理，對(duì)于該項(xiàng)工作水平的提升至關(guān)重要。然而機(jī)遇之下也是挑戰(zhàn)，信息時(shí)代檔案管理工作必然會(huì)存在較多的問(wèn)題。筆者主要分析信息時(shí)代下檔案管理工作面臨的障礙，提出相應(yīng)的解決措施，供檔案管理從業(yè)人士參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;工作問(wèn)題;解決策略

將信息進(jìn)行存儲(chǔ)與管理是檔案管理工作的核心內(nèi)容，借助信息化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，可將檔案管理工作高效化、節(jié)能化，可大幅節(jié)約人力物力。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作程序，信息化的檔案管理工作程序無(wú)疑可大幅提高工作效率，為檔案管理工作帶來(lái)巨大變革。為了做好檔案管理工作，勢(shì)必要引入信息化技術(shù)，也就需要承受引入新技術(shù)的“雙刃劍”作用，不過(guò)抓住這個(gè)發(fā)展機(jī)遇對(duì)于今后檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展意義重大。

1 信息時(shí)代檔案管理工作遇到的問(wèn)題

1.1 信息化管理軟件種類混亂

當(dāng)前絕大多數(shù)的工作單位已經(jīng)普及了計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)，也有個(gè)別的工作單位使用縮微復(fù)制存儲(chǔ)技術(shù)，且建立了獨(dú)立的網(wǎng)頁(yè)。為數(shù)較多的工作單位單純使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的目錄管理，也存在個(gè)別單位在檔案室放置計(jì)算機(jī)應(yīng)付上級(jí)檢查做表面文章，并未將檔案管理信息化落在實(shí)處。各工作單位所使用的信息化管理軟件系統(tǒng)種類較多，所對(duì)應(yīng)的功能有極大差異，這就導(dǎo)致各單位在檔案信息化管理工作對(duì)接中遇到阻礙。實(shí)際工作當(dāng)中，上級(jí)主管部門向下發(fā)放數(shù)據(jù)庫(kù)之后，檔案管理人員就必須要根據(jù)內(nèi)容手工錄入數(shù)據(jù)，鑒于數(shù)據(jù)量錄入工作非常大，人工數(shù)據(jù)錄入無(wú)法確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，錄入數(shù)據(jù)之后還必須要進(jìn)行多次的核查，導(dǎo)致數(shù)據(jù)錄入工作效率不高。由于信息化管理軟件種類混亂，各個(gè)主管部門之間使用的數(shù)據(jù)格式不同，各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間無(wú)法兼容，完成數(shù)據(jù)錄入工作后數(shù)據(jù)庫(kù)處于閑置狀態(tài)，造成人力和物力的浪費(fèi)，檔案管理工作人員的工作量也會(huì)增加。

1.2 電子檔案管理存在法律效力問(wèn)題

電子檔案管理存在一定的法律效力問(wèn)題，對(duì)于檔案管理信息化工作造成阻礙。電子檔案特指由計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行處理的檔案，屬于辦公自動(dòng)化的產(chǎn)物。國(guó)內(nèi)各工作單位都有使用到電子檔案，大部分單位辦公檔案沒(méi)有進(jìn)行電子化處理的原因在于缺乏物質(zhì)保障，導(dǎo)致電子檔案應(yīng)用技術(shù)手段跟不上。鑒于電子文件在儲(chǔ)存、復(fù)制和共享方面具有較大的便利，但是也影響到檔案工作的可靠性和正確性，使其起存在一定的變數(shù)，管理不當(dāng)?shù)那闆r下電子檔案有易丟失和易泄漏的問(wèn)題，因此其法律效力受到一定波及[1]。

1.3 信息化檔案管理人才存在缺口

信息化檔案管理工作面臨的問(wèn)題是相關(guān)的人才數(shù)量過(guò)少，形成人才缺口現(xiàn)象。檔案管理工作使用信息技術(shù)進(jìn)行管理，需要迫切提高檔案管理從業(yè)者的工作素質(zhì)，檔案管理工作人員的理論水平和工作實(shí)踐能力必須要進(jìn)行系統(tǒng)的提升。與此同時(shí)，檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)使用傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，使其信息化技術(shù)掌握程度有限，不能很好的適應(yīng)現(xiàn)代化設(shè)備辦公環(huán)境下的檔案管理工作，僅憑原有的知識(shí)和技能，檔案管理人員無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代的檔案管理工作，造成檔案管理工作效率低下，影響到檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展勢(shì)頭。

2 信息時(shí)代優(yōu)化檔案管理工作的措施

2.1 加大投入促使檔案管理規(guī)范化發(fā)展

信息時(shí)代下為改進(jìn)檔案管理工作，需要對(duì)加大投入促使檔案管理工作向規(guī)范化和有序化發(fā)展。需要投入更多的資金發(fā)展檔案管理信息化技術(shù)，讓檔案管理工作一改手寫(xiě)記錄的面貌，應(yīng)用信息化管理軟件對(duì)其進(jìn)行信息化處理。有關(guān)的管理部門需要建立一個(gè)通用的數(shù)據(jù)庫(kù)，改善上文中提到數(shù)據(jù)庫(kù)格式不一亂象，以節(jié)省各單位檔案管理社會(huì)資源，以期達(dá)到物盡其用、人盡其才的效果。建立通用的數(shù)據(jù)庫(kù)之后，可為檔案工作資源聯(lián)網(wǎng)核查、應(yīng)用提供極大的便利，讓檔案管理工作科學(xué)化，建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，可極大程度提高檔案管理工作人員錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)后期維護(hù)工作與同步檔案更新，可極大提升檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，便于各個(gè)部門之間完成數(shù)據(jù)共享，降低工作協(xié)同難度，促使檔案管理工作坐上規(guī)范化發(fā)展道路[2]。

2.2 加強(qiáng)檔案信息化管理法規(guī)建設(shè)

針對(duì)檔案信息化管理波及其法律效力問(wèn)題，可根據(jù)“檔案法”加強(qiáng)檔案信息化管理法規(guī)建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)犯罪案件數(shù)量飆升，導(dǎo)致信息安全問(wèn)題凸顯。檔案管理信息化中出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)犯罪事實(shí)包括入侵檔案管理系統(tǒng)、散步病毒、竊取機(jī)密檔案信息以及破壞信息管理系統(tǒng)，針對(duì)這類犯罪事實(shí)，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化管理的法規(guī)建設(shè)。可從多層次、多方位進(jìn)行各學(xué)科的聯(lián)動(dòng)管理，形成統(tǒng)一的社會(huì)服務(wù)系統(tǒng)以完善網(wǎng)絡(luò)管理?xiàng)l例，更好地打擊網(wǎng)絡(luò)不法行為，讓有關(guān)犯罪分子受到應(yīng)有的懲處[3]。

2.3 加強(qiáng)檔案管理從業(yè)者技術(shù)培訓(xùn)

檔案管理工作者進(jìn)行職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)勢(shì)在必行，當(dāng)下對(duì)其采取技術(shù)培訓(xùn)的目的是使其更好地應(yīng)用信息化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作。信息時(shí)代之下，檔案管理工作者既要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容，還要在計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫(kù)管理以及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)方面有較好的應(yīng)用能力，要能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，為社會(huì)累及精神財(cái)富。針對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)，需要設(shè)立相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)考核者有對(duì)應(yīng)的職位評(píng)選和獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)其積極參與技術(shù)培訓(xùn)，從而為檔案管理信息化事業(yè)培養(yǎng)高水平人才，促使檔案管理工作達(dá)成可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，信息化時(shí)代務(wù)必要將信息化技術(shù)創(chuàng)造型地引入到檔案管理工作中，使其科學(xué)、高效，充分發(fā)揮其科技提高生產(chǎn)力作用。針對(duì)信息時(shí)代開(kāi)展檔案管理工作存在的檔案管理信息化管理軟件繁雜、檔案管理信息化應(yīng)用缺乏法律效力以及缺乏專業(yè)的信息化檔案管理人才問(wèn)題，可加大檔案信息化管理投入，建設(shè)完善的電子檔案管理法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。

參考文獻(xiàn)

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[3]韓吉明，史紅波.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2016（24）.