基于信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

李皓

摘 要：信息時代的到來使得人們生活方方面面都發(fā)生了翻天覆地的變化，以檔案管理工作為例，該項工作涉及的工作量非常大，利用計算機技術實行信息化管理，對于該項工作水平的提升至關重要。然而機遇之下也是挑戰(zhàn)，信息時代檔案管理工作必然會存在較多的問題。筆者主要分析信息時代下檔案管理工作面臨的障礙，提出相應的解決措施，供檔案管理從業(yè)人士參考。

關鍵詞：信息時代;工作問題;解決策略

將信息進行存儲與管理是檔案管理工作的核心內容，借助信息化技術開展檔案管理工作，可將檔案管理工作高效化、節(jié)能化，可大幅節(jié)約人力物力。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作程序，信息化的檔案管理工作程序無疑可大幅提高工作效率，為檔案管理工作帶來巨大變革。為了做好檔案管理工作，勢必要引入信息化技術，也就需要承受引入新技術的“雙刃劍”作用，不過抓住這個發(fā)展機遇對于今后檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展意義重大。

1 信息時代檔案管理工作遇到的問題

1.1 信息化管理軟件種類混亂

當前絕大多數的工作單位已經普及了計算機檔案管理技術，也有個別的工作單位使用縮微復制存儲技術，且建立了獨立的網頁。為數較多的工作單位單純使用計算機進行檔案的目錄管理，也存在個別單位在檔案室放置計算機應付上級檢查做表面文章，并未將檔案管理信息化落在實處。各工作單位所使用的信息化管理軟件系統(tǒng)種類較多，所對應的功能有極大差異，這就導致各單位在檔案信息化管理工作對接中遇到阻礙。實際工作當中，上級主管部門向下發(fā)放數據庫之后，檔案管理人員就必須要根據內容手工錄入數據，鑒于數據量錄入工作非常大，人工數據錄入無法確保數據的準確性，錄入數據之后還必須要進行多次的核查，導致數據錄入工作效率不高。由于信息化管理軟件種類混亂，各個主管部門之間使用的數據格式不同，各個數據庫之間無法兼容，完成數據錄入工作后數據庫處于閑置狀態(tài)，造成人力和物力的浪費，檔案管理工作人員的工作量也會增加。

1.2 電子檔案管理存在法律效力問題

電子檔案管理存在一定的法律效力問題，對于檔案管理信息化工作造成阻礙。電子檔案特指由計算機技術進行處理的檔案，屬于辦公自動化的產物。國內各工作單位都有使用到電子檔案，大部分單位辦公檔案沒有進行電子化處理的原因在于缺乏物質保障，導致電子檔案應用技術手段跟不上。鑒于電子文件在儲存、復制和共享方面具有較大的便利，但是也影響到檔案工作的可靠性和正確性，使其起存在一定的變數，管理不當的情況下電子檔案有易丟失和易泄漏的問題，因此其法律效力受到一定波及[1]。

1.3 信息化檔案管理人才存在缺口

信息化檔案管理工作面臨的問題是相關的人才數量過少，形成人才缺口現(xiàn)象。檔案管理工作使用信息技術進行管理，需要迫切提高檔案管理從業(yè)者的工作素質，檔案管理工作人員的理論水平和工作實踐能力必須要進行系統(tǒng)的提升。與此同時，檔案管理人員長期以來使用傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，使其信息化技術掌握程度有限，不能很好的適應現(xiàn)代化設備辦公環(huán)境下的檔案管理工作，僅憑原有的知識和技能，檔案管理人員無法適應信息時代的檔案管理工作，造成檔案管理工作效率低下，影響到檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展勢頭。

2 信息時代優(yōu)化檔案管理工作的措施

2.1 加大投入促使檔案管理規(guī)范化發(fā)展

信息時代下為改進檔案管理工作，需要對加大投入促使檔案管理工作向規(guī)范化和有序化發(fā)展。需要投入更多的資金發(fā)展檔案管理信息化技術，讓檔案管理工作一改手寫記錄的面貌，應用信息化管理軟件對其進行信息化處理。有關的管理部門需要建立一個通用的數據庫，改善上文中提到數據庫格式不一亂象，以節(jié)省各單位檔案管理社會資源，以期達到物盡其用、人盡其才的效果。建立通用的數據庫之后，可為檔案工作資源聯(lián)網核查、應用提供極大的便利，讓檔案管理工作科學化，建立標準化的工作流程，可極大程度提高檔案管理工作人員錄入數據的準確性。通過數據庫后期維護工作與同步檔案更新，可極大提升檔案數據的準確性，便于各個部門之間完成數據共享，降低工作協(xié)同難度，促使檔案管理工作坐上規(guī)范化發(fā)展道路[2]。

2.2 加強檔案信息化管理法規(guī)建設

針對檔案信息化管理波及其法律效力問題，可根據“檔案法”加強檔案信息化管理法規(guī)建設。隨著網絡犯罪案件數量飆升，導致信息安全問題凸顯。檔案管理信息化中出現(xiàn)的網絡犯罪事實包括入侵檔案管理系統(tǒng)、散步病毒、竊取機密檔案信息以及破壞信息管理系統(tǒng)，針對這類犯罪事實，必須要加強對檔案管理信息化管理的法規(guī)建設。可從多層次、多方位進行各學科的聯(lián)動管理，形成統(tǒng)一的社會服務系統(tǒng)以完善網絡管理條例，更好地打擊網絡不法行為，讓有關犯罪分子受到應有的懲處[3]。

2.3 加強檔案管理從業(yè)者技術培訓

檔案管理工作者進行職業(yè)技術培訓勢在必行，當下對其采取技術培訓的目的是使其更好地應用信息化技術開展檔案管理工作。信息時代之下，檔案管理工作者既要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理內容，還要在計算機操作、數據庫管理以及網絡維護方面有較好的應用能力，要能夠將紙質檔案轉換為電子檔案，為社會累及精神財富。針對檔案管理工作者進行業(yè)務技術培訓，需要設立相應的考核標準，通過考核者有對應的職位評選和獎金獎勵，激勵其積極參與技術培訓，從而為檔案管理信息化事業(yè)培養(yǎng)高水平人才，促使檔案管理工作達成可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標。

3 結語

總之，信息化時代務必要將信息化技術創(chuàng)造型地引入到檔案管理工作中，使其科學、高效，充分發(fā)揮其科技提高生產力作用。針對信息時代開展檔案管理工作存在的檔案管理信息化管理軟件繁雜、檔案管理信息化應用缺乏法律效力以及缺乏專業(yè)的信息化檔案管理人才問題，可加大檔案信息化管理投入，建設完善的電子檔案管理法規(guī)，加強對檔案管理人員的培訓。

參考文獻

[1]楊志英.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].青年時代，2017：198.

[2]張在奎，王豐霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國集體經濟，2017，23（12）：31-32.

[3]韓吉明，史紅波.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2016（24）.